Вопрос 64

Терминология, используемая в базах данных

В деловой и личной сфере часто приходится работать с данными из раз­ных источников, каждый из которых связан с определенным видом деятельно­сти. Для координации всех этих данных необходимы определенные знания и организационные навыки.

В общем смысле термин база данных - это совокупность сведений о кон­кретных объектах реального мира в какой-либо предметной области или разде­ле предметной области.

Увеличение объема и структурной сложности хранимых данных, расши­рение круга пользователей информационных систем выдвинуло требование создания удобных средств интеграции хранимых данных и управления ими. Это и привело к появлению в конце 60-х годов первых промышленных систем управления базами данных.

Под системой управления базами данных (СУБД) понимают совокуп­ность языковых и программных средств, предназначенных для создания, веде­ния и применения баз данных.

Обычно различают три класса СУБД: иерархические, сетевые и реляци­онные. В дальнейшем будем изучать реляционные базы данных, которые в по­следнее время получили наибольшее распространение.

В реляционных базах данных для хранения информации используют таб­лицы. Каждая таблица состоит из строк и столбцов, которые называются запи­сями и полями соответственно. При работе с данными из нескольких таблиц между таблицами устанавливаются связи.

Рассмотрим технику создания простейших баз данных на примере СУБД Access.

 Общие сведения об Access

MS Access - это система управления базами данных, входящая в состав профессиональной редакции пакета Microsoft Office.

Access позволяет:

• проектировать двумерные таблицы с разными типами данных, вклю­чая поля объектов OLE;

• устанавливать связи между таблицами с поддержкой целостности дан­ных, каскадного обновления и удаления записей;

• вводить, хранить, просматривать, сортировать, изменять и выбирать данные из таблиц с использованием различных средств контроля ин­формации;

• создавать, модифицировать и использовать производные объекты базы данных - формы, запросы, отчеты;

• отображать результаты в графическом виде;

• выполнять различные вычисления в процессе подготовки отчетов или запросов;

• вставлять данные в другие приложения пакета Microsoft Office.

Access обладает мощными, удобными и гибкими средствами визуального проектирования объектов и это дает возможность пользователю быстро созда­вать полноценную базу данных.

Представьте себе, что перед вами стоит задача собрать и систематизировать в одной базе данных информацию о студентах какой-либо группы. Речь, в частности, идет об их кратких анкетных данных (пол, дата рождения, домашний адрес и телефон), сведениях об их успеваемости по семестрам, информации о заболевании и сведениях о родите­лях (фамилия, имя, отчество, место работы и рабочий телефон).

С помощью этой базы данных вы сможете быстро:

• найти адрес студента и номер его домашнего телефона;

• получить сведения о студентах, живущих в данном районе;

• выбрать всех неуспевающих студентов;

• получить список студентов, имеющих день рождения на текущей неде­ле.

Кроме того, вы сможете:

• вычислить средний балл каждого студента;

• создать диаграмму успеваемости группы;

• получить сведения о заболеваниях студентов в данной группе;

• получить сведения о месте работы родителей студентов и, при необхо­димости, их рабочий телефон.

Ссылка на это приложение обычно находится в подчиненном меню Про­граммы пункта Главное меню.

 

Окно программы Microsoft Access

После запуска программы на экране появляются окно приложения, а так­же диалоговое окно, в котором пользователь должен выбрать один из следую­щих вариантов продолжения работы (рис. I):

         самостоятельное создание базы данных (переключатель Новая база дан­ных);

 

Рис.1. Диалоговое окно создания или открытия базы данных

 

         создание базы данных с помощью мастера (переключатель Запуск мастера);

         открытие одной из существующих баз данных (переключатель Открыть базу дачных).

В результате выбора переключателя Новая база данных образуется пустая база данных, в которую впоследствии можно поместить таблицы, формы, отче­ты, запросы и т.д. При использовании этого способа вы имеете полный кон­троль над процессом создания базы данных, но здесь требуются дополнитель­ные затраты времени.

Если же вы остановите свой выбор на переключателе Запуск мастера, то после нажатия кнопки ОК начнется процесс создания новой базы данных на основе какой-либо базы из коллекции Access (в Access имеется 22 мастера баз данных). Этот способ создания базы данных намного проще в исполнении, бо­лее удобен и весьма эффективен. Мастер по мере своей работы автоматически вставляет необходимые объекты в соответствии с вашими указаниями.

Мастер базы данных позволяет задать:

• общий заголовок базы данных;

• таблицы и поля, которые можно включить;

• общий фон для формы;

• стили отчетов.

Хотя с помощью мастеров нельзя создать такие сложные базы данных, как при использовании «ручного» способа, но зато они позволяют настраивать базы данных с учетом ваших требований. С их помощью базы создаются легко и просто.

В случае необходимости открыть существующую базу данных следует установить переключатель Открыть базу данных. В результате нажатия кнопки ОКпоявится список для выбора базы, которую надо открыть. Если не­обходимая база данных не указана в этом списке, ее можно отыскать в окне Открытие базы данных, которое открывается вследствие щелчка на строке Другие файлы и нажатия кнопки ОК.

Вы можете отказаться от выбора базы данных при запуске программы Access, нажав кнопку Отмена в окне создания и открытия базы данных.

 Планирование базы данных

Перед тем, как приступить к созданию базы данных, желательно иметь со­ответствующий план. Это поможет вам сэкономить время и силы. Ниже даны советы, которыми вы можете для этого воспользоваться:

- если вы будете создавать новую базу данных на основе существующей (созданной «вручную» или с помощью мастера), то изучите способ орга­низации данных в имеющейся базе. Это поможет вам, когда вы приступи­те к созданию таблиц и запросов Access;

- если вы будете создавать базы данных «вручную», то тщательно проду­майте, на какие логические категории могут быть разделены данные;

- заранее спланируйте поля, которые будут содержаться в таблицах базы данных;

- определите, какие поля внутри отдельных таблиц могут служить «ключе­выми».

Ключевое поле - это поле, имеющееся в каждой записи и идентифицирую­щее ее как уникальную. Ключевые поля используются Access также для опре­деления порядка сортировки записей и для ускорения обработки запросов.

 Объекты базы данных

Таблицы

Таблица - это основной объект базы данных. База данных может вклю­чать несколько таблиц. Так, в нашем случае, например, в одной таблице будут храниться анкетные данные о студентах (таблица Сведения о студентах), в другой - данные об их годовой успеваемости (таблица Годовая успеваемость группы), а в третьей - сведения о родителях (таблица Сведения о родителях).

В Access таблицей является совокупность данных, объединенных общей темой. Для каждой темы отводится отдельная таблица, что позволяет избежать повторений сохраняемых данных. Это положительно сказывается на эффектив­ности работы с базой данных и уменьшает вероятность возникновения ошибок ввода.

Каждая строка таблицы представляет собой запись, а столбец - поле. За­пись содержит набор данных об одном объекте (например, фамилию студента, его адрес и домашний телефон), а поле - однородные данные обо всех объектах (например, список студентов).

Запросы

Запросам присущ обширный круг функций. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из одной и даже нескольких таблиц. Запросы позволяют также обновить или удалить одновременно не­сколько записей, выполнить встроенные или специальные вычисления. Они также используются в качестве источника данных для форм и отчетов.

Но в первую очередь запросы предназначены для отбора данных на осно­вании критериев.

Формы

Форма представляет собой бланк, подлежащий заполнению, или маску, накладываемую на набор данных. Форма-бланк позволяет упростить процесс заполнения базы, что дает возможность поручить ввод информации персоналу невысокой квалификации. С помощью формы-маски можно ограничить объем информации, доступной пользователю, обращающемуся к базе.

Отчеты

Отчет - это гибкое и эффективное средство для организации данных (в ос­новном - таблиц и запросов) при выводе на печать. С помощью отчета имеется возможность вывести необходимые сведения в том виде, в котором требуется. В Access существуют разнообразные способы оформления отчетов.

Макросы

Макросом называют набор из одной или более макрокоманд, выполняю­щих определенные операции, такие как открытие форм или печать отчетов. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых задач. Например, при нажатии пользователем кнопки можно запустить макрос, кото­рый откроет отчет.

В состав базы данных целесообразно включить макросы, автоматизирую­щие процессы заполнения, отбора информации и т.д.

Модули

Выполнять операции, которые невозможно реализовать с помощью команд или макрокоманд Access, позволяют дополнительные средства-процедуры об­работки событий или выполнения вычислений, написанные на языке Visual Basic for Applications (VBA). Такие процедуры оформляются в виде модулей.

 Отметим, что с каждым объектом базы данных мы можем работать в двух режимах:

• в оперативном режиме - когда мы просматриваем, изменяем или выби­раем информацию;

• в режиме конструктора - когда мы создаем или изменяем макет, струк­туру объекта (например, структуру таблицы или макет отчета, запроса и т.д.).

Для перехода в режим конструктора макета необходимо маркировать имя объекта и нажать кнопку Конструктор, расположенную на вкладке справа.

Отметим также, что любой объект базы данных можно создавать либо «вручную», либо с помощью Мастера.