2.Скласти телефонограму на адресу управління механізації про відвантаження крана.

Телефонограма – термінове повідомлення, передане адресатам по телефону; один із видів усної ділової документації.

Текст диктується і записується у спеціальний журнал для телефонограм; правильність тексту перевіряють повторним читанням. Текст телефонограм повинен бути стислим, без слів, що важко вимовляються, без складних зворотів. Слова пишуться повністю, без скорочень. У тексті має бути не більше 50 слів.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Номер і дата телефонограми.

3. Назва організації і службової особи – відправника телефонограми.

4. Назва організації і службової особи – одержувача (кому).

5. Текст телефонограми.

6. Підпис службової особи – керівника організації або його заступника.

7. У графах «Передано» і «Прийнято» зазначають посаду, ініціали, прізвище того, хто передає і хто приймає.

У багатьох установах використовують спеціальні бланки, на яких нотуються телефонограми.

Зразок документа

Телефонограма № 3 від 17 червня 2006 р.

Від кого Міністерство машинобудування України

Телефон 496-37-42 Передав Василенко О.М.

Кому (Назва установи) Павленку О.П. Прийняв Сергієнко О.Л.

год. 13 хв. 40

Згідно з планом постачання 20.06.06 вам відвантажать кран (марки). Зустрічайте Полтава-Південна, потяг № 312.

(Посада) (підпис) (Ініціали, прізвище)

3. Скласти телеграму на адресу ремонтного заводу про відвантаження екскаватора.

Телеграма – узагальнена назва різноманітних за змістом документів, переданих, як правило, по телеграфу. Телеграма – вид інформаційно-довідкових документів.

Телеграми надсилаються у тих випадках, коли інші види зв’язку не можуть забезпечити своєчасну передачу інформації адресатові. Текст телеграми містить лише словесну інформацію (знаки №, +, -, 0, %, цифри пишуться словами). Гранична стислість мови телеграми виявляється у тому, що кількість дієслівних форм мінімальна, прикметники майже відсутні, прислівники вживаються рідко. Заперечення „не” не вилучають. Телеграма пишеться суцільним текстом, без переносів, розпочинається дієсловом у множині чи однині. Службові телеграми пишуть у двох примірниках.

Якщо телеграму пише службова особа, що перебуває у відрядженні, під рискою відправник зазначає, крім власного прізвища, ще й посаду, ким і яким номером видано йому посвідчення про відрядження (або паспорт). Розділові знаки у вигляді «крпк», «км» вживають тільки тоді, коли вони впливають на зміну змісту.

Реквізити службової телеграми:

1. Назва виду документа.

2. Категорія телеграми (термінова, міжнародна, урядова).

3. Вид телеграми («Вручити», «Повідомлення телеграфом» тощо).

4. Телеграфна адреса одержувача (назва пункту призначення).

5. Номер документа, на який дають відповідь (для телеграм-відповідей).

6. Текст.

7. Скорочена назва підприємства, що надсилає телеграму.

8. Посада, прізвище особи, що підписала телеграму.

9. Поштова адреса й назва підприємства-відправника телеграми.

10. Підпис.

11. Дата підписання телеграми.

12. Відбиток печатки підприємства-відправника.

У разі оформлення телеграми на чистому аркуші паперу частину, яка не передається й за яку не сплачують, відокремлюють суцільною лінією.

Зразок документа

ТЕЛЕГРАМА

Полтава

Ремонтний завод

вул. Ватутіна, 29

36000

Директорові

Відвантажуйте 25.05.06 екскаватор (марка) станції Полтава-Південна потягом номер сорок п’ять

Головний інженер Д.Петренко

(Назва підприємства)

вул. Софіївська, 34

м. Київ, 44873

Підпис

Печатка

4. Скласти лист на адресу ремонтного заводу з приводу закупівлі комплектуючих вузлів подрібнювально-сортувальної установки.

Службові листи – загальна назва великої групи управлінських документів, які служать засобом спілкування з установами та приватними особами. Належать до групи інформаційно-довідкових документів. Існують ініціативні, супровідні, інформаційні листи, листи-запрошення, листи-повідомлення, рекламні, рекламаційні листи, листи нагадування, листи-підтвердження, гарантійні листи тощо.

Текст службового листа повинен висвітлювати лише одне питання. Головна мета службового листа – спонукати до дії, переконувати, доводити, пояснювати. Це досягається ясністю, чіткістю та стислістю тексту. У текстах службових листів уникають виразів „напевне”, ,,якщо можливо”, „як відомо”.

За функціональними ознаками листи поділяються на два типи:

1. Листи, що потребують відповіді – листи-запити, листи-прохання,

листи-пропозиції, листи-звернення, листи-вимоги.

2. Листи, що не потребують відповіді – листи-відповіді, листи-попередження, листи-розпорядження, листи-відмови, комерційні, супровідні, гарантійні, рекламні, рекомендаційні та ін.

Службові листи пишуть чи друкують на бланках або чистому аркушу паперу.

Якщо лист пишеться на бланку, то він містить: емблему (якщо вона є), назва відомства й структурного підрозділу, адресу, номер листа, телеграфний шифр, номер розрахункового рахунка, трафаретизовані частини тексту.

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні та колективні листи.

Звичайний і колективний листи надсилаються на одну адресу, тільки останній укладається від імені декількох організацій чи установ.

Циркулярний – завжди надсилається керівною установою до своїх структурних підрозділів, філій тощо.

Реквізити документа:

1. Назва міністерства (для державних структур).

2. Назва і адреса адресанта (ліворуч або посередині).

3. Номер і дата листа.

4. Назва й адреса установи (закладу) адресата, його посада, прізвище та ініціали (праворуч).

5. Заголовок листа (“про ...”).

6. Текст (зміст).

7. Перелік додатків (якщо надсилаються) із зазначенням кількості сторінок.

8. Посада, звання, ранг, статус адресанта (ліворуч).

9. Підпис, ініціали та прізвище адресанта (праворуч).

10. Печатка (якщо необхідно).

11. Віза виконавця, підпис на копію (якщо необхідно).

Зразок ініціативного листа:

Фірмовий бланк (або штамп) Директорові

Миколаївського

ремонтного заводу

(Дата і номер) Свирському М.І.

Про закупівлю комплектуючих

Повідомляємо, що ми маємо намір закупити комплектуючі вузли подрібнювально-сортувальної установки кількістю 20 штук. Надішліть до 15.05.06 на адресу фірми технічні характеристики та параметри вказаних вузлів.

Комерційний директор (підпис) (Ініціали, прізвище)