Весь процесс нотариального делопроизводства можно разделить на три взаимосвязанные стадии:

1) делопроизводство, осуществляемое в нотариальных конторах;

2) ведения реестра регистрации нотариальных действий.

Реестр – это специальная книга, в которую записываются составляемые при совершении нотариальных действий документы. Он должен быть надлежащим образом оформлен (листы нумеруются, прошиваются, а на обратной стороне последнего листа уполномоченными работниками юстиции или нотариальной палаты производится запись о количестве прошитых и пронумерованных листов, что направлено на невозможность подмены листов в реестре). Записи в реестр могут вносить сами нотариусы, их помощники, секретарь и другие работники нотариальной конторы;

3) заполнение нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей, формы которых установлены, Приказом Министерства юстиции РФ.

За ведением нотариального делопроизводства осуществляется контроль. Причем, исполнение контроля за исполнением правил нотариального делопроизводства нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах, осуществляют органы юстиции республик в составе Российской Федерации, автономной области, автономных округов, краев, областей, городов а в отношении нотариусов, занимающихся частной практикой, – органы юстиции совместно с нотариальными палатами. Такая организация контроля за нотариальным делопроизводством направлена на обеспечение единообразия его ведения, а также реестра регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах.

Нотариальное делопроизводство ведется на языке, предусмотренном законодательством РФ, республик в составе РФ, автономной области и автономных округов. Статья 68 Конституции РФ устанавливает, что государственным языком РФ на всей ее территории является русский язык.

Если же лицо, обратившееся за совершением нотариального действия, не владеет языком, на котором ведется нотариальное делопроизводство, то тексты оформленных документов должны быть переведены ему нотариусом или переводчиком.

Нотариус, не являясь юридическим лицом, имеет свою печать с изображением Государственного герба России, что символизирует деятельность нотариуса как официального лица, совершающего от имени государства нотариальные действия.

Делопроизводство нотариуса обычно включает: ведение документации, связанной с совершением нотариальных действий, организационно-распорядительной документации; работу с жалобами, заявлениями и иными письмами граждан и организаций; составление номенклатур, а также ведение архива нотариальной конторы.

Ответственность за организацию и правильную постановку делопроизводства и состояние архива возлагается на нотариуса.

38. Обжалование нотариальных действий или отказа в их совершении.

Заинтересованное лицо, считающее неправильным совершенное нотариальное действие или отказ в его совершении, вправе подать об этом жалобу в районный суд по месту нахождения нотариальной конторы, а жалобы на неправильно удостоверенные завещания и доверенности или на отказ в их удостоверении должностными лицами больницы, других наделенных полномочиями органов подаются по месту нахождения этих органов.

Жалобы на нотариальные действия или на отказ в их совершении подаются в суд в десятидневный срок, исчисляемый со дня, когда заявителю стало известно о совершенном нотариальном действии или об отказе в совершении такового. Этот срок не пресекательный. При доказанности, что срок был пропущен по причинам, признанным судом уважительными, он может быть восстановлен.

Обязанность доказывания и представления доказательств. Заявитель должен доказать неправомерность нотариальных действий, а нотариус или соответствующее должностное лицо, совершившее нотариальное действие, обязано обосновать правильность этого действия либо отказа в его совершении. Так, в случае отказа в совершении нотариального действия заявитель обязан представить документы, которые, по его мнению, должны быть нотариально удостоверены или засвидетельствованы, а также постановление нотариуса либо другого правомочного должностного лица об отказе в совершении нотариального действия. В качестве доказательства по этим делам должны представляться подлинные нотариально удостоверенные документы, например, исходя из характера жалобы, договоры, завещания, доверенности и другие письменные доказательства, документы, выданные нотариальным органом (свидетельство о праве собственности на долю в общем имуществе супругов и т.д.).

Обстоятельства, подлежащие выяснению при разбирательстве судом дела с учетом специфики обжалуемых нотариальных действий. Жалоба на нотариальное действие или на отказ в его совершении рассматривается судьей единолично в открытом судебном заседании с участием заявителя, нотариуса или иного должностного лица, совершившего обжалуемое действие или отказавшего в его совершении, однако их неявка не является препятствием для разрешения дела.

При рассмотрении жалобы на отказ в приеме от наследника заявления о выдаче ему свидетельства о праве на наследство подлежат выяснению в судебном заседании причины такого отказа.

Дела по жалобам на нотариальные действия или на отказ в их совершении рассматриваются судьями единолично по общим правилам гражданского судопроизводства .В этих делах нет ни истца, ни ответчика. Дело возбуждается не исковым заявлением, а подачей жалобы. У заявителя нет каких-либо претензий к другим лицам. Если же в стадии подготовки дела к судебному разбирательству или при судебном разбирательстве возникает спор о праве, заявление оставляется без рассмотрения и заинтересованным лицам разъясняется их право предъявить иск на общих основаниях.