1.4 Бюджетування проекту

Під бюджетуванням розуміється визначення вартісних значень, що виконуються в рамках проекту робіт і проекту в цілому, процес формування бюджету проекту, що містить встановлений (затверджений) розподіл витрат за видами робіт, статтями витрат, за часом виконання робіт, за центрами витрат або по іншій структурі. Структура бюджету визначається планом рахунків вартісного обліку конкретного проекту. Бюджет може бути сформований як в рамках традиційного бухгалтерського плану рахунків, так і з використанням спеціально розробленого плану рахунків управлінського обліку. Практика показує, що в більшості випадків бухгалтерського плану рахунків буває недостатньо. Для кожного конкретного проекту потрібен облік певної специфіки з точки зору управління вартістю, тому кожен проект повинен мати свій унікальний план рахунків, але який базується на сталих показниках управлінського обліку.

Бюджетування є плануванням вартості, тобто визначенням плану витрат: коли, скільки і за що будуть виплачуватися грошові кошти.

Бюджет може складатися у вигляді:

• календарних план-графіків витрат;

• матриці розподілу витрат;

• стовпчастих діаграм витрат;

• стовпчастих діаграм кумулятивних (наростаючим підсумком) витрат;

• лінійних діаграм розподілених у часі кумулятивних витрат;

• кругових діаграм структури витрат.

Форма подання бюджетів залежить від:

• споживача документа;

• мети створення документа;

• сформованих стандартів;

• інформації що цікавить.

Залежно від стадії життєвого циклу проекту бюджети можуть бути:

• попередніми (оціночними);

• затвердженими (офіційними);

• поточними (коректованими);

• фактичними.

Логічна схема визначення бюджету інвестиційного проекту показана на рисунку 1.5.

Рисунок 1.5 – Логічна схема визначення бюджету проекту

Вхідні дані для визначення бюджету:

1. Кошторис.

2. Ієрархічна структура робіт визначає проектні елементи, яким мас бути надана вартість.

3. Календарний план проекту включає дати планового старту й очікуваного фінішу по проектних елементах, яким будуть надані вартості. Ця інформація необхідна для надання вартості тим часовим періодам, з якими вона зв'язана.

Методи та засоби для визначення бюджету:

1. Методи та засоби оцінки вартості. Методи та засоби для розробки оцінки вартості проекту, використовуються також для складання кошторису по кожній роботі проекту.

Результати з визначення бюджету:

1. Вартісна основа – це бюджет, впорядкований по часових періодах і використовуваний для контролю і відстежування вартісного виконання в проекті. Розробляється такий бюджет з допомогою підсумовування оціночних вартостей по періодах.

Багато проектів, найчастіше великі, можуть мати безліч вартісних основ для вимірювання різних аспектів вартісного виконання. Наприклад, план витрат або прогноз руху грошових коштів є вартісною основою для вимірювання сум відшкодувань [41].

1.5 Методи контролю вартості проекту

Контроль вартості проекту виникає через вплив факторів, що обумовлюють відхилення від раніше запланованого бюджету, і спрямований на управління змінами у вартості проекту з метою зниження негативних аспектів і збільшення позитивних наслідків зміни вартості проекту.

Контроль вартості проекту включає:

• моніторинг вартісних показників реалізації проекту з метою виявлення відхилень від бюджету;

• управління змінами в бюджеті з метою забезпечення виконання бюджету;

• запобігання здійснення раніше запланованих помилкових рішень в проекті;

• інформування всіх зацікавлених осіб про хід виконання проекту з точки зору дотримання бюджету.

Логічна схема контролю вартості інвестиційного проекту зображена на рисунку 1.6.

Рисунок 1.6 – Логічна схема контролю вартості проект

Вхідні дані для контролю вартості:

1. Вартісна основа – це бюджет, впорядкований по часових періодах і використовуваний для контролю і відстеження вартісного виконання в проекті.

2. Звіти про виконання несуть інформацію про вартісну відповідність витрат бюджету. Звіти про виконання іноді підказують команді менеджерів проекту «вузькі місця», які можуть спричинити проблеми в майбутньому.

3. Запити па зміну можуть бути в різних формах - усні та письмові, прямі та непрямі, ініційовані зсередини та зовні, обов'язкові та необов'язкові. Зміни можуть зажадати збільшення бюджету, а можуть привести і до його зменшення.

4. План управління вартістю.

Методи та засоби контролю вартості:

1. Система контролю за зміною вартості задає процедури, за якими може змінюватися вартісна основа. Система включає роботу з документами, системи відстеження і рівні повноважень, необхідні для затвердження змін. Система контролю за зміною вартості має бути вбудована в загальну систему контролю.

2. Контроль за виконанням. Технологія контролю за виконанням допомагає оцінити величину будь-яких відхилень, що відбуваються. Аналіз освоєного обсягу особливо корисний для контролю вартості. Важливою частиною контролю вартості є визначення того, що спричинило відхилення, і рішення про те, чи потрібне коригування по цьому відхиленню.

3. Додаткове планування. Мало проектів виконуються відповідно до плану. Потенційні зміни можуть зажадати нових чи скоригованих кошторисів або аналізу альтернативних підходів [41].

Основні показники інвестиційного проекту, що використовуються для аналізу стану витрат представлені в таблиці 1.1.

Таблиця 1.1 – Основні показники аналізу стану витрат за проектом

Показник	Формула або спосіб розрахунку
Планова вартість виконаних робіт (BCWP). Планова вартість фактично виконаних робіт або кількість ресурсу, запланована на фактично виконаний обсяг робіт до поточної дати	BCWP = Планова вартість * % використання ресурсу
Загальні бюджетні витрати	Повна вартість роботи, прийнята в базовому плані
Бюджетна вартість (BCWS). Частина вартості роботи, яка повинна бути освоєна до поточної дати відповідно до базового плану (вартість роботи в розрахунку за період часу за планом)	Загальні бюджетні витрати * % за планом
Фактичні видатки (ACWP)	Фактичні витрати по роботі на поточну дату
Індекс освоєння витрат = 1 – витрати на поточну дату відповідають плану > 1 – на поточну дату витрачено менше коштів, ніж передбачено <1 – на поточну дату коштів витрачено більше, ніж передбачено	Освоєний обсяг / Фактичні витрати
Відхилення за витратами <0 – перевитрата на поточну дату > 0 – недорасхода на поточну дату	Освоєний обсяг – Фактичні витрати
Відносне відхилення за витратами	Показує відношення відхилення за витратами до запланованих по бюджету витрат на поточну дату
Оцінка вартості до завершення	Базується на поточних результатах
Оцінка вартості по завершенні – оцінка повної вартості роботи, що базується на поточних результатах	Фактичні витрати + Оцінка вартості до завершення
Індекс виконання плану – відношення освоєного обсягу до бюджетної вартості робіт за планом на поточну дату	Освоєний обсяг / Бюджетна вартість
Розбіжність за витратами <0 - перевитрата витрат	Бюджетні витрати – Оцінка вартості по завершенні
Відсоток перевитрати витрат,%	Розбіжність за витратами / Бюджетні витрати

Результати контролю вартості:

1. Скориговані кошториси є зміною вартісної інформації, що використовується для управління проектом. У разі необхідності мають бути оповіщені відповідні зацікавлені особи. Скориговані кошториси можуть зажадати внесення змін в інші аспекти загального плану проекту, а можуть і не зажадати.

2. Коригування бюджету - це спеціальна категорія коригувань кошторисів. Коригування бюджету - це зміни затвердженої вартісної основи. А ці цифри коригуються тільки у відповідь на зміну змісту. У деяких випадках відхилення вартості можуть бути настільки серйозними, що стане неминучою зміна вартісної основи для надання реалістичного контролю виконання.

3. Коригуючі дії - це ті, що відбуваються з метою узгодження очікуваних майбутніх показників виконання проекту з планом проекту.

4. Оцінка по завершенні (ЕАС) — це прогноз підсумкових проектних вартостей, що ґрунтується на виконанні проекту. Найбільш загальні технології прогнозування базуються на таких відхиленнях:

• ЕАС = Фактично на сьогодні + Бюджет проекту, що залишився, змінений на коефіцієнт виконання. Цей підхід найчастіше використовується, коли поточні відхилення оцінюються аналогічно майбутнім.

• ЕАС = Фактично на сьогодні + Нова оцінка по всій роботі, що залишилася. Цей підхід найчастіше використовується, коли вже здійснене виконання показує, що початкові оціночні допущення були неправильними, або те, що вони більш неадекватні через зміну умов.

• ЕАС = Фактично на сьогодні + Бюджет, що залишився. Цей підхід найчастіше використовується, коли поточні відхилення розглядаються як нетипові і команда менеджерів проекту сподівається, що в майбутньому таких відхилень чекати не доведеться.

Кожний з вищенаведених підходів може бути прийнятний для будь-якої конкретної роботи.

5. Засвоєні уроки. Випадки відхилень, причини вибору дій з коригування та інші типи уроків, засвоєних у результаті контролю вартості, мають бути задокументовані в такий спосіб, щоб стати частиною бази даних як по цьому проекту, так і по всіх інших проектах, що виконуються в цій організації [41].

Висновки до розділу 1

За результатами дослідження теоретичних та методичних основ управління вартістю проекту зроблені наступні висновки:

Управління вартістю - одна з найважливіших функціональних областей в управлінні проектами. У ході управління вартістю проекту його менеджер організовує послідовні процеси вартісної оцінки, розробки кошторисів і бюджету проекту.

Управління вартістю забезпечується за рахунок реалізації в ході проекту наступних процесів:

• оцінки вартості;

• розробки бюджету проекту;

• контролю вартості проекту.

Існують різні методи і інструменти вартісної оцінки. Вони розрізняються точністю і умовами застосування.

Оцінка вартості - ітеративний процес отримання примірних даних про вартість робіт і ресурсів. Оцінки можуть уточнюватися по ходу проекту. Допустима похибка оцінок залежить від призначення одержуваних даних і від фази проекту. Виділяються чотири типи оцінок:

• грубий порядок величини;

• порядок величини;

• бюджетна;

• точна.

Кожна наступна оцінка повинна бути точніше попередньої.

Кошторис - документ, що містить перелік витрат проекту, отриманих на основі обсягів робіт проекту, необхідних ресурсів і цін, структурований за статтями.

За змістом кошториси поділяють на: локальні, об'єктні, кошторис на окремі види витрат, зведені (зведений кошторисний розрахунок).

За призначенням кошториси поділяють на: попередні, первинні, або факторні, наближені, зведені [30].

Проектуючи кошторис на вісь часу, тобто додаючи в документ інформацію про терміни, коли будуть витрачені плановані кошти, команда проекту отримує бюджет проекту. Бюджет - найважливіший фінансовий документ проекту. Розробити точний, повний і реальний бюджет з першої спроби практично неможливо. Бюджет уточнюється і коректується по ходу проекту.

Виділяють наступні види бюджетів залежно від його призначення і часу розробки: бюджетні очікування, попередній, уточнений, базовий, поточний, фактичний.

Розробка бюджету проекту завершується фіксацією його еталонного варіанту - базового бюджету проекту. Саме він і повинен бути затверджений замовником.

Контроль бюджету може здійснюватися різними способами. Один з найпопулярніших методів контролю вартості, застосовуваних при управлінні проектом, - метод освоєного обсягу. На відміну від традиційних методів контролю вартості метод освоєного обсягу дозволяє враховувати при аналізі не тільки вартісні, але і об'ємні показники виконання робіт. Метод освоєного обсягу дозволяє менеджеру проекту прогнозувати основні вартісні показники проекту до моменту його завершення.