5. Методика планирования численности персонала и фонда оплаты труда и их анализ

В идеале структура компании должна быть четко прорисована и описана. В этой структуре должны быть отражены должности всех работников, а для каждой должности иметься письменная должностная инструкция. Точно так же, как при проектировании образца техники должен быть точный чертеж для каждой из деталей. В зависимости от размеров предприятия учет личного состава работников может осуществлять специальная служба - отдел кадров или осуществляться бухгалтерией. На основании личного заявления работ­ника в обязательном порядке с ним составляется трудовой контракт и издается приказ о приеме, с которым знакомят работника под личную роспись.

Первичными документами по учету движения персонала явля­ются приказы (распоряжения) о приеме на работу (ф. № Т-1), перевод (ф. № Т-5), предоставлении отпусков, увольнении (ф. № Т-8) и др. Каждому работнику при приеме на работу (постоянно или временно) присваивается табельный номер и открывается личная карточка (ф. № Т-2), содержащая основные данные о работнике. На основании копий приказов, поступающих в бухгалтерию, о приеме на работу, бухгалтер открывает на каж­дого работника лицевой счет (ф. Т-54) или карточку-справку с занесе­нием всех справочных данных. В лицевой счет заносят Ф.И.О, должность, оклад (разряд, тарифная ставка), количество иждивенцев, задолженность по исполнительным листам, ссудам и другие данные необходимые для полного расчета заработной платы, различных удержаний. Лицевой счет открывается сроком на год. Срок хранения лицевых счетов — 75 лет. Ежемесячно бухгалтерией организации в лицевые счета работников заносятся сведения о размере начисленной оплаты труда и иных дохо­дов работника, суммах произведенных удержаний и вычетов, а также о суммах, причитающихся к выплате. Основанием для заполнения лицевых счетов являются табели учета использования рабочего времени, наряды на сдельную работу, наряды - заказы на выполнение работы, листки о временной нетрудоспособности, приказы (распоряжения) администрации о выплате премий, оказании материальной помощи, исполнительные документы, поступившие в организацию, и т.д.

При увольнении работник должен получить справку из бухгалтерии о доходе и удержанном налоге на доход за все отработанное время с начала года по день увольнения.

Учет отработанного времени необходимого при начислении зара­ботной платы, а также правильного определения средней численности работников на предприятии организуется в табеле учета рабочего вре­мени (ф. № Т-12). Рабочим называется время, в течение которого ра­ботник выполняет свои обязанности, обусловленные трудовым догово­ром (контрактом) и правилами внутреннего распорядка. Предельные нормы продолжительности рабочего дня устанавливаются законодательно.

Учет рабочего времени может быть поденным и суммированным. По­денный учет предусматривает подсчет отработанного времени в течение каждого дня и применяется в тех случаях, когда дневная продолжитель­ность рабочего дня постоянна. Запрещается взаимозачет переработки в течение одного дня и недоработки в другие дни.

В зависимости от характера производства на предприятиях может вводиться сменная работа с суммированием рабочего времени за месяц. Этот вид учета применяется на предприятиях с непрерывным циклом производства, при вахтовом методе организации работы, на транспорте и др. Для правильного исчисления зарплаты необходимо вести учет отработанного времени каждым работником.

Численность работников постоянно должна уточняться на основании приказов (распоряжений) о приеме, переводе и увольнении. Учет использования рабочего времени ведется в табелях открываемых на каждый месяц по предприятию в целом (или по его структурным под­разделениям) или в годовых табельных карточках. Табель заполняется на всех работников, принятых на постоянную, сезонную или временную работу, сроком на один день и более, со дня зачисления, кроме принятых по договорам подряда.

Существуют два метода ведения табеля учет и рабочего времени:

-  метод сплошной регистрации явки на работу по табельной системе. Наиболее приемлем при оплате по тарифным ставкам и при неустойчивом режиме;

- метод регистрации отклонений (менее трудоемкий), когда дни явки считаются по плановому графику, а дни неявок и отклонений от нормального режима отражаются буквенными или цифровыми кодами.

Все учитываемое время делится на три вида:

- отработанное оплачиваемое время работа сдельная, работа повре­менная, служебные командировки, отвлечения от основной работы, перевод из-за простоев на другую работу и т.д.);

- неотработанное оплачиваемое время (льготные часы подростков, дни донорства, внутрисменные простои, учебные и очередные отпус­ка, исполнение общественных и гособязанностей, временная нетру­доспособность и т.д.);

- неотработанное (рабочее и нерабочее) неоплачиваемое время (административный отпуск, выходные и праздничные дни, прогулы и т.д.). В табеле фиксируются случаи опоздания на работу, неявок, просто­ев (с указанием причин), часы отработанные сверхурочно, в ночное время, в выходные и праздничные дни и т.д.

Контроль за использованием рабочего времени возлагается на руководителей производственных под­разделений. Все виды использования рабочего времени должны быть подтверждены приложенными соответствующими первичными докумен­тами, которые вместе с табелем передаются в бухгалтерию для выпол­нения расчетов с работниками по оплате труда.

В ряде случаев можно прогнозировать ожидаемую текучесть персонала. Например, в крупных компаниях розничной торговли существует довольно стабильная естественная текучесть рядовых работников. С учетом этого в планы подбора персонала можно включать работу по поиску кандидатов для предполагаемой замены.

Наличие плана подбора персонала является необходимым условием для бюджетирования деятельности кадровой службы.

В условиях становления рыночной экономики роль планирования численности работников возрастает, так как это имеет важное значение для экономного расходования трудовых ресурсов и повышения производительности труда.

Целью планирования численности является установление оптимальной численности работников для обеспечения бесперебойного производственного процесса при минимальных затратах живого труда.

Задача определения потребности в работниках и источников ее удовлетворения решается на основе результатов анализа адекватности персонала и прогнозирования его динамики, исходя из ожидаемых изменений в структуре предприятия, номенклатуре и качестве продукции, технологии, организации производства, труда и управления, а также состояния внутреннего и внешнего рынков труда.

Общая численность работников предприятия ( Ч_пл ) при наличии плановых заданий по объему производства и производительности труда определяется по следующей формуле

где Ч_баз — численность работников предприятия в базовом периоде,

I_об — индекс роста объема производства в плановом периоде,

I_пт — индекс роста производительности труда в плановом периоде.

Планирование численности работников необходимо выполнять в следующей последовательности:

1.    планируют рациональное использование рабочего времени;

2.    рассчитывают численность рабочих и служащих;

3.    определяют дополнительную потребность в кадрах или выявляют их излишки.

Планирование фонда заработной платы осуществляется, во-первых, по каждому структурному подразделению предприятия и, во-вторых, по всем элементам, входящим в фонд заработной платы. Методика такого планирования была достаточно глубоко и точно разработана в период командной экономики, но ее использование чаще всего было формальным: плановые органы предприятий стремились включить в плановые расчеты как можно больше элементов, формирующих фонд, и не всегда точно определяли исходные данные. Такими исходными данными при детальном планировании являются: при относительно небольшой номенклатуре продукции – планируемые объемы работ в натуральном измерении и расценки за единицу каждого вида продукции; при большой номенклатуре продукции или работ – показатель технологической трудоемкости производственной программы и средняя тарифная ставка совокупности работ по разрядам. Умножением натуральных объемов работ на соответствующие сдельные расценки (с последующим суммированием результатов расчетов по каждому виду работ и в целом по производственной программе) или умножением суммы технологической трудоемкости производственной программы в нормочасах на среднюю тарифную ставку, соответствующую среднему разряду выполняемых работ, получают фонд прямой тарифной заработной платы основных рабочих-сдельщиков. В практике этот фонд называют фондом тарифной заработной платы. Фонд прямой (тарифной) заработной платы составляет основу всего планового фонда заработной платы рабочих и его наибольшую часть. Далее рассчитывается так называемый фонд часовой заработной платы. Он соответствует всем видам выплат за фактически отработанные часы в течение всего планового периода и включает весь фонд прямой заработной платы и следующие виды выплат: 1) премии из фонда заработной платы, планируемые за 100% выполнение установленных показателей; 2) доплаты неосвобожденным бригадирам за руководство бригадами; 3) доплаты за работу в вечерние и ночные смены (при сменной работе); 4) выплаты за обучение учеников индивидуальным или бригадным методам без отрыва от производства; 5) доплаты за совмещение функций и профессий; 6) индивидуальные надбавки за профессиональное мастерство;

7) прочие выплаты, связанные со временем выполнения трудовых функций в течении всего рабочего дня.

Среднечасовая заработная плата рассчитывается путем деления чaсoвого фонда заработной платы на общее плановое число часов, подлежащих отработке в плановом году всеми рабочими. в этот показатель не входят различные дoплaты за нерабочие часы внутри рабочего дня. Сравнение динамики среднечасовой, среднедневной и среднегодовой заработной платы используется при анализе расходования фонда заработной платы.

Целью проведения анализа формирования и использования фонда оплаты труда предприятия является оценка целесообразности и эффективности внедренной системы материального стимулирования и определения («узких мест»), требующих усовершенствования или ликвидации.

Аналитическая работа начинается с анализа общего объема и динамики оплаты труда На этом этапе оценивается общий объем фонда оплаты труда, также анализируется абсолютное и относительное изменение его раз мерам сравнению с предыдущими периодами.

Отдельно анализируется состав выплат по стимулированию персонала, т.е. структура заработной платы здесь определяют объемы и удельный вес в составе общего объема фонда оплаты труда - основной заработной платы, других поощрительных и компенсационных выплат; оценивают произошедшие в течение анализируемого периода, анализируют соотношение между отдельными направлениями стимулирования.

Более конкретные выводы позволяет получить анализ форм стимулирования, используемые в пределах каждого направления использования средств

Так, анализ состава основной заработной платы позволяет установить объемы применения отдельных систем оплаты труда (сдельной, повременной, контрактной т.д.)

Анализ состава дополнительной заработной платы позволяет определить активность предприятия в использовании отдельных инструментов стимулирования производительности труда.

Анализ состава других поощрительных и компенсационных выплат позволяет установить, какую форму поощрения за счет прибыли считать наиболее действенной.

Отдельно следует выделить анализ уровня и динамики средней заработной платы. На этом этапе работы вычисляется уровень средней заработной платы в целом на предприятии и по отдельным категориям персон нала, определяются изменения, которые происходят в значении этих показателей по сравнению с предыдущими периодами.

Для обоснования вывода о выполнении заработной платой воспроизводительных функций средняя заработная плата определяется не только в денежном выражении, но и системой относительных показателей: в коэффициент те превышения установленного государством уровня минимальной заработной платы, прожиточного минимума, необлагаемого минимум.

В процессе анализа также определяется реальная заработная плата (путем корректировки фактической средней зарплаты на индекс изменения цен на товары и услуги) и анализируется динамика ее изменения. Такие методические и подходы позволяют дать более объективное заключение относительно уровня и динамики средней заработной платы.

Анализ фонда оплаты труда следует дополнить определением и количественной оценкой основных факторов, обусловивших изменение его размеров.

Важнейшими факторами, влияние которых оценивается количественно, являются:

1) Изменение численности работников предприятия.

2) Изменение уровня средней заработной платы.

3) Изменение уровня заработной платы (в реальных ценах).

4) Инфляция.

5) Изменение в составе персонала предприятия.

Завершая анализ формирования и использования фонда оплаты труда, необходимо проанализировать финансовые возможности предприятия по формированию фонда оплаты труда, а при необходимости - увеличение его размеров.

Документы по кадровому учету 1)  Штатное расписание (форма N Т-3) Применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом. Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом. 2) Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу  (форма N Т-1) Применяются для оформления и учета, принимаемых на работу по трудовому договору (контракту). Составляются лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию. При оформлении приказа (распоряжения) о приеме на работу указываются наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляют работнику(ам) под расписку.

На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (форма N Т-2), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма N Т-54). 3) Личная карточка работника (форма N Т-2) Заполняются на лиц, принятых на работу, на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1), трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником.

4) Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма N Т-5) Применяются для оформления и учета перевода работника(ов) на другую работу в организации. Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику(ам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу делаются отметки в личной карточке (формы N Т-2), лицевом счете (формы N Т-54), вносится запись в трудовую книжку. 5) Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику  (форма N Т-6) Применяются для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику(ам) в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором (контрактом). Составляются работником кадровой службы или уполномоченным лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке (форма N Т-2), лицевом счете (форма N Т-54) и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме N Т-60 "Записка - расчет о предоставлении отпуска работнику". 6) График отпусков (форма N Т-7) Применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков - сводный график. При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельности организации и пожелания работников. 7) Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником  (форма N Т-8) Применяются для оформления и учета увольнения работника(ов). Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику(ам) под расписку. На основании приказа о прекращении действия трудового договора (контракта) делается запись в личной карточке (форма N Т-2), лицевом счете (форма N Т-54),

трудовой книжке, производится расчет с работником по форме N Т-61 "Записка - расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником".