4. Документування діяльності установи.

Документування управлінської діяльності — це сукупність дій, що здійснюються органами управління щодо створення та використання документів. Воно створюється за Типовою інструкцією з діловодства, яка визначає порядок ведення загального діловодства. Діловодство, що містить таємну інформацію з обмеженим доступом, визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

Підставою для створення документів у право-діловій сфері є потреба засвідчення наявності та зміст управлінських дій, передавання, зберігання і

Використання інформації протягом певного часу або постійно.

Управлінські документи можуть виконувати різні дії: вони підтверджують чи фіксують факти, події, зв'язок; інформують, дозволяють чи забороняють здійснювати різні дії. Незалежно від характеру інформації, яка в них міститься, спрямовані на регулювання й упорядкування відповідних суспільних відносин. Офіційність управлінських документів підтверджується відповідними підписами, печатками, бланками тощо.

В управлінні велику роль відіграють постанови, рішення, розпорядження, накази, інструкції, циркуляри, протоколи. Постанови і рішення належать до виконавчо-розпорядчихактів. Постанови приймають загальні збори акціонерів, збори членів кооперативу, а також громадські організації разом з правлінням або дирекцією.

Загальні правила документування управлінської діяльності викладені в Примірній інструкції з діловодства в міністерствах і відомствах України, місцевих органах державної влади, місцевого та регіонального самоврядування. Вона регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів установи. Положення цієї інструкції поширюються на всю службову документацію, що не має таємного характеру.

Правила і рекомендації про порядок здійснення діловодних процесів розробляються відповідно до законів України, що встановлюють порядок організації і діяльності органів державної влади та актів органів державної виконавчої влади, місцевого самоврядування.

Розділ II. Загальна характеристика програмного та апаратного забезпечення установи.

2.1. Апаратне забезпечення установи.

Звичайно на кожному підприємстві використовувалася велика кількість інформації. Тобто здійснюється її пошук, збирання, обробка, передача, збереження. Самостійно це все людина виконати невзмозі. Особливо зараз, коли наступила інформаційна ера ми маємо справу з надзвичайно великою кількістю інформації.  Тому, щоб бути успішними підприємства намагаються використовувати найновіші технології, що значно полегшують роботу зінформацією.

Отже, апаратне забезпечення підприємств або іншими словами офісна техніка є невідмінною складовою інформаційної системи, що найчастіше включає:

- набір комп’ютерів;

- вхідні пристрої (пристрої введення);

-вихідні пристрої (пристрої виведення);

- комунікаційне обладнання.

Зараз на підприємстві «ЖЕО-1» є 6 комп’ютерів. Всі вони середнього класу хоча і неоднакові. Серед них є один сервер, який відрізняється за потужністю, до якого всі комп’ютери підключені по мережі і мають вихід в Інтернет.

На комп’ютерах підприємства поставлені нові операційні системи WindowsXPProfessional, що дає змогу швидкому завантаженню комп’ютера і обробки інформації. На комп’ютерах також встановлені нові офісні програми такі як Word,Excel, Access, Outlook, 1-C, СУБД та ін.

Вони особливо використовуються в бухгалтерії, за допомогою яких здійснюються економічні розрахунки та ведеться вся бухгалтерська документація.

Насамперед комп’ютери використовуються для обробки  великої кількості інформації.

 Щодо пристроїв введення то звичайно в КП «ЖЕО-1» є сканери. Саме вони дають змогу створювати електронні копії текстових та графічних документів. Для  введення інформації використовуються принтери, а саме лазерні принтери, що дають значно кращий друк ніж матричні чи струменеві. Такі принтери кращі, бо надруковані документи не розпливаються під дією води чи вологи як це часто буває у випадку струменевого принтера. Для розмноження та копіювання документів на підприємстві «ЖЕО-1» використовуються ксерокси.

Також звичайно використовуються телефони і факси, що відіграють функцію засобів зв’язку

Розглянувши існуючий комплекс апаратного забезпечення в КП «ЖЕО-1» можна виділити такі недоліки:

1. відсутність системи автоматичного резервного копіювання важливої інформації на серверах та робочих станціях;

2. моральна зношеність частини апаратного забезпечення;

3. використання на робочих станціях застарілих операційних систем Windows 95 та 98;

4. часткова недостача комп'ютеризованих робочих місць в період створення різноманітних форм звітності.