3. Організація документообігу.

У процесі здійснення господарської діяльності підприємству доводиться мати справу з великою кількістю документів. Порядок їх обробки і руху на підприємстві з моменту створення чи одержання до здавання в архів, як правило, регламентується положеннями графіка документообігу, затвердженого наказом керівника підприємства.

Документообіг – рух службових документів на підприємстві від дати їхнього створення чи одержання до дати завершення виконання або надсилання.

У документаційному забезпеченні підприємства можна виділити 3 групи:

1. Внутрішні

2. Що надходять(вхідні)

3. Що відправляються(вихідні)

Документи, як правило, складаються оперативними працівниками підприємства (касирами, рахівниками цехів, комірниками, майстрами та ін.) або надходять зі сторони через канцелярію з обов'язковою реєстрацією (рахунки, акти, листи ,повідомлення тощо). Кожному виконавцю видають виписку з плану (графіка) документообороту, в якій наводиться перелік документів, що відносяться до функціональних обов'язків виконавця, термін їх подання і перелік служб (підрозділів) підприємства, в які передаються ці документи. 

Організація документообігу - це правила, відповідно до яких має відбуватися рух документів.

Організація документообігу об'єднує всю послідовність переміщень документів в апараті управління КП «ЖЕО-1» , всі операції по прийому, передачі, складання і оформлення, відправці (і підшивці) документів у справу. Документообіг є важливою складовою частиною діловодства та інформаційного забезпечення управління. Чітко організований документообіг прискорює проходження і виконання документів. Порядок проходження документів та організація всіх операцій при роботі з ними, регламентований інструкцією з діловодства у КП «ЖЕО-1» і табелем уніфікованих форм документів.

Розділяють централізований документообіг і документообіг рівня структурного підрозділу. В централізований документообіг входить вся документація, підлягаюча централізованій реєстрації. Документи, що враховуються тільки в структурних підрозділах, складають документообіг рівня структурного підрозділу.

Як правило, централізований документообіг представлений організаційно-розпорядчою документацією, а документооборот рівня структурного підрозділу - спеціалізованою документацією, забезпечує основні напрямки діяльності організації (в нього можуть входити і організаційно-розпорядчі документи). 

У КП «ЖЕО-1» існує окремий структурний підрозділ, до завдань якого входить забезпечення централізованого документообігу. 

Контроль за виконанням документів і прийнятті рішень - невід'ємна функція управління, необхідний елемент організації управлінської діяльності і складова частина виробничого процесу. Метою контролю є забезпечення своєчасного і якісного виконання документів (рішень, завдань і доручень), отримання оперативної інформації.

Контролю підлягають всі документи, в яких визначені терміни виконання та завдання. Обов'язковому контролю підлягають: накази, розпорядження, постанови та інші документи.

У КП «ЖЕО-1» усі листи реєструються, а потім передаються заступникові генерального директора. Він розподіляє документи для виконавців.

Терміни виконання вимірюються календарними днями з часу надходження документа, його підписання чи затвердження. За характером виконання документи поділяються на дуже термінові, термінові та безстрокові. Як правило, строк для виконання загальних документів не повинен перевищувати 30 днів.

До системи документообігу КП «ЖЕО-1» входять різноманітні документи – листи, договори, посадові інструкції, бухгалтерські звіти та інші документи, від яких залежить ефективність управління підприємством у цілому.

На кожному підприємстві відбувається постійне обертання документів незалежно від їх кількості. Чим більшим є обсяг документної інформації, тим складнішою є організація документообігу. Правильна організація документообігу, у свою чергу, сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, пропорційному завантаженню підрозділів та посадових осіб, що показує позитивний вплив на процес управління в цілому. Документообіг на підприємстві здійснюється у вигляді потоків документів, що циркулюють між пунктами обробки (керівники підрозділів, спеціалісти,службовці) та пунктами технічної обробки самих документів (експедиція, друкарське бюро). Рух документів на підприємстві вироблений раціональною практикою і забезпечується дотриманням основних умов до потоків документів.

При дослідженні організації документообігу на підприємстві «ЖЕО-1» мною були виявлені найбільші порушення саме в його регламентації.

Сьогодні, коли технології дозволяють ефективніше та швидше опрацьовувати великі документні потоки, перехід на автоматизовану систему документообігу дозволить набагато пришвидшити управлінські процеси та оптимізувати документообіг в цілому.