5. Передача справ до архіву

Справи зберігаються за місцем формування до передачі їх в архів суб'єкта. Підготовка справ для здачі в архів суб'єкта для їх наступного зберігання та використання - завершальний етап роботи з документами в поточному діловодстві.

Справи для передачі в архів готуються відповідно до вимог, розроблених архівними органами. Підготовка справ та передача їх в архів включає: проведення експертизи наукової та практичної цінності документів, оформлення справ, складання описів на справи з постійними та довготривалими термінами зберігання. Ці роботи проводяться під контролем та з методичною допомогою співробітників архіву суб'єкта.

Експертиза цінності документів. В процесі діяльності суб'єктів складається значна кількість документів, цінність інформації яких різна. Переважна частина документів несе інформацію, що має разове значення, після використання якої документи втрачають своє значення. Інші документи містять інформацію, що може знадобитися протягом декількох років. І, нарешті, певна група документів містить інформацію, корисну в наукових та практичних цілях. Такі документи повинні зберігатися постійно. З економічної точки зору зберігати всі документи недоцільно, оскільки для них потрібні великі приміщення, обладнання, штати спеціальних працівників. Та й знайти потрібний цінний документ в такій кількості паперів буде дуже важко, тому систематично проводиться експертиза цінності документів визначення політичного, народногосподарського, соціально-культурного та іншого значення документів з метою відбору їх на державне зберігання або встановлення термінів їх зберігання. Експертиза цінності документів проводиться в декілька етапів, починається в поточному діловодстві та закінчується в державному архіві.

Формування справ, по суті, закінчується після завершення року, коли підшиті останні документи за минулий рік, після чого справи не менше року зберігаються в структурних підрозділах. Після проведення експертизи цінності документів та відбору справ з документами постійного та тривалого зберігання приступають до їх оформлення.

Оформлення справ залежить від цінності зібраних документів і, відповідно, термінів їх зберігання. Оформлення справ проводять співробітники, відповідальні за їх формування та зберігання. Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання підлягають спрощеному оформленню. Перевіряється їх наявність відповідно до номенклатури справ, проводиться за номенклатурою їх систематизація, і вони передаються до архіву. Такі справи залишаються на швидкозшивачах і не нумеруються.

Справи постійного зберігання, тимчасового (більше 10 років) та по особовому складу підлягають повному оформленню, яке включає: переплетення або підшивання справи, нумерацію аркушів, оформлення всіх реквізитів обкладинки.

Перед підшиванням справи з неї вилучають металеві скріплення та в кінці справи вкладають чистий аркуш для засвідчуючого підпису. Після цього справу підшивають в тверду папку (обкладинку) чотирма проколами або переплітають.

Аркуші справи для зручності користування та забезпечення зберігання нумерують чорним графітним олівцем або нумератором в правому верхньому куті. В кінці справи на окремому аркуші-свідченні ставиться засвідчуючий підпис, в якому цифрами вказується кількість пронумерованих аркушів та обговорюються всі особливості нумерації (пропуски або помилки в нумерації).

Форма аркуша-свідчення подана в додатках до "Основних правил роботи відомчих архівів".

Для особливо цінних справ (особових, судових та слідчих, про присвоєння вчених ступенів та звань, справ на авторські посвідчення та ін.) при підготовці для здачі в архів складаються внутрішні описи, якщо такі не велись протягом року.

Після підшивання та нумерації оформлюється обкладинка справи. її елементи визначені ГОСТом 17.914-72 "Обкладинки справ тривалого зберігання. Типи, розміри, технічні вимоги". Ряд даних на обкладинку був внесений, коли справа була розпочата. При підготовці для здачі в архів ці елементи уважно перевіряються та уточнюються. Потім проставляються дати справи, кількість аркушів у справі та архівний шифр справи.

Заголовок справи, перенесений з номенклатури на початку року, обов'язково уточнюється. Якщо в справі є особливо важливі документи, документи-додатки до основного документа та ін., наявність яких не може бути визначена за заголовком справи, до заголовка додається анотація. Вона пишеться після заголовка з абзацу та складається в порядку, встановленому правилами роботи державних архівів для опису окремого документа: спочатку вказується вид документа, від якого він виходить, кому адресований, його дата та короткий зміст. Наприклад: кількість аркушів у справі виноситься на обкладинку з даних засвідчуючого підпису. Архівний шифр справи оформляється, як правило, в архіві суб'єкта. Він містить номер фонду, опису і номер справи.

Складання описів

На оформлені і підготовлені для здачі у відомчий архів справи складаються описи.

Опис - архівний довідник, що містить систематизований перелік одиниць зберігання, а також призначений для їх обліку та закріплення систематизації. Опис є основним обліковим та довідковим посібником в діловодстві та архівній справі.

На справи постійного зберігання, справи з термінами зберігання більше 10 років та справи по особовому складу описи складаються окремо.

Перед внесенням справ в опис їх систематизують, тобто розмішують в суворо визначеному порядку. Якщо справи готують за кілька років, то спочатку їх розкладають по роках, а в межах року - по структурних підрозділах. Така систематизація справ називається хронологічно-структурною.

В кожній структурній частині справи розміщуються в порядку важливості документів, що в них містяться. При систематизації справ можна скористатися номенклатурою справ або відомчим переліком документів із зазначенням термінів зберігання. Особові справи, особові картки звільнених або незатребувані трудові книжки систематизуються суворо за алфавітом.

По кожній справі в опис вносяться: порядковий номер, індекс справи, заголовок справи (в тому числі і анотація), дата, кількість аркушів, примітки. В описі справ із термінами зберігання більше 10 років перед приміткою є графа "Термін зберігання справи". Всі ці дані переписуються з обкладинки справи. Справи вносяться в опис в тому порядку, в якому вони були систематизовані. Кожна справа в описі отримує номер, який відразу ж проставляється на обкладинку справи. Якщо справа складається з кількох томів, кожний том в описі отримує самостійний номер.

В суб'єктах, що не мають структурних підрозділів, складаються загальні описи. У великих суб'єктах описи складаються на справи кожного структурного підрозділу окремо. На основі описів структурних підрозділів відомчий архів складає розділи зведеного опису справ суб'єкта, і по ньому відомчий архів буде передавати справи до державного архіву відповідно до правил. Здавання справ із структурних підрозділів в архів суб'єкта відбувається щорічно за графіком, який складається архівом і затверджується керівником суб'єкта.