1.1. Документознавство як наука
Документознавство – це інформація на різних носіях
Документи забезпечують закріплення, збір і обробку інформації, передачу й використання інформації, а також її збереження.
Документознавство - це наука про документ і документно-комунікаційну діяльність
1.2. Об'єкт і предмет документознавства
Об'єктом документознавства як науки є комплексне вивчення документа як системного об'єкта, спеціально створеного для збереження й поширення інформації в просторі й часі.
Предметом документознавства є створення наукового знання про документ в єдності його інформаційної і матеріальної складових, про закономірності створення й функціонування документів у суспільстві.
Документознавство вивчає документ як систему, його властивості, параметри, структуру, функції, методи й способи документування, класифікацію документів.
1.3. Поняття про документ
Поняття «документ» є центральним, фундаментальним у документознавстві.
УВАГА! Міжнародна організація зі стандартизації подає таке визначення (ІСО): документ як записана інформація, що може бути використана як одиниця в документаційному процесі. Сфера діяльності ІСО стосується стандартизації у всіх галузях, крім електротехніки й електроніки, що відносяться до компетенції Міжнародної електротехнічної комісії (МЕК).
В Україні офіційно прийняті три значення документа, зафіксовані в ряді державних стандартів (ДСТУ): |
ДСТУ 2392-94. Документ I. Записана інформація, що може розглядатися як одиниця у процесі здійснення інформаційної діяльності.
ДСТУ 3017-95. Документ II. Матеріальний об'єкт з інформацією, закріплений способом, створеним людиною, для її передачі у часі й просторі.
ДСТУ 2732-94. Документ III. Матеріальний об'єкт, що містить у закріпленому вигляді інформацію, оформлений за встановленим порядком і має відповідно до чинного законодавства правове значення.
Для документознавства найбільш прийнятним є визначення Документа II: двостороння одиниця – об'єднання матеріального об'єкта з інформацією, закріпленою способом, створеним людиною.
Головною складовою документа виступає інформація, що має свою специфіку: |
Документ є носієм соціальної інформації, створеної людиною для використання в суспільстві.
Документ припускає наявність семантичної інформації, що є результатом інтелектуальної діяльності людини.
Інформація передається дискретно, тобто у виді повідомлень.
Як будь-який об'єкт, що має знакову природу, повідомлення являє собою закодований текст.
Документ – це інформація, що зафіксована на матеріальному носії способом, створеним людиною (за допомогою письма, графіки, фотографії, звукозапису та ін.).
Документ має субстанціональність (речовинність – обов’язкову матеріальну складову).
УВАГА! Документ – складний об'єкт, що є єдністю інформації і матеріального (речовинного) носія.
1.4. Властивості документа
Як і всякий об'єкт, документ має безліч властивостей (відрізнювальних якостей). Найбільш істотні з них такі: |
Атрибутивність документа, тобто наявність невід'ємних складових, без яких він існувати не може. Документ як цілісна система складається з двох основних складових – інформаційної та матеріальної. Відсутність однієї з них перетворює документ у недокумент (в усне мовлення).
Функціональність документа, тобто його призначення для передачі інформації в просторі й часі.
Структурність документа, тобто тісний взаємозв'язок його елементів і підсистем, що забезпечує його цілісність і тотожність самому собі, тобто збереження основних властивостей при різних зовнішніх і внутрішніх змінах.