Организация как функция управления.

Функция организации направлена на создание необходимых условий для достижения поставленных целей.

Основными задачами организации являются:

-формирование структуры организации исходя из размера предприятия, его целей, технологии, персонала и других переменных;

- установление конкретных параметров, режимов работы подразделений организации, отношения между ними;

- обеспечение деятельности организации ресурсами (человеческими, финансовыми, материальными, информационными).

Организация-это процесс создания структуры предприятия, которая дает людям эффективно работать вместе для достижения общих целей.

Можно выделить 3 этапа функции организации:

1) Построение организационной структуры: выделение подразделений, определение их состава, задач и функций.

2) Предусмотрение взаимоотношений в организации (как горизонтальных, так и вертикальных). На этом этапе должны быть четко определены права, обязанности и ответственность структурных подразделений и отдельных лиц.

3) Обеспечение этих взаимоотношений - распорядительство, т.е. доведение до подчиненных распорядительных актов.

Вне зависимости от типа и масштаба деятельности каждая организация (фирма) должна быть некоторым образом упорядочена (организована). Существует ряд принципов, которыми следует руководствоваться в процессе выполнения функции организации:

1. Построение организационной структуры(выделение подразделений)

2. Предусмотрение взаимоотношений в организации (как на вертикальном, так и на горизонтальном уровне).Здесь должны быть четко определены права, обязанности и ответственность структурных подразделений и отдельных лиц.

3. Обеспечение этих взаимоотношений(распорядительство).

Вне зависимости от типа и масштаба деятельности, каждая фирма должна быть организована.

Существует ряд принципов, которыми следует руководствоваться в процессе выполнения функции организации:

1. неразрывная связь с целями предприятия, определяемыми в ходе планирования;

2. поручение различных задач индивидам (разделение труда) и объединение их в управляемые рабочие группы или подразделения;

3. координация различных видов деятельности, порученных каждой группе, посредством установления рабочих взаимоотношений, включая четкое определение того, кто осуществляет руководство

4. единство цели - каждое подразделение и конкретный член организации должны работать на общую цель, т.е. цели и задачи разных подразделений и работников не должны противоречить общим целям организации;

5. использование эффективных норм управляемости. Можно выделить два важных фактора, определяющих нормы управляемости (количество сотрудников, которыми может управлять один менеджер), - это время и частота, т.е. сколько времени необходимо менеджеру проводить с каждым сотрудником и как часто.

Средством для достижения нормальных взаимоотношений между уровнями управления является делигирование полномочий. Делигирование -это передача задач, полномочий от руководителя к подчиненному лицу или группе лиц, которые принимают на себя ответственность за их выполнение.

К целям делегирования относятся:

-разгрузить вышестоящих руководителей, освободить их от текущей рутинной работы и создать наилучшие условия для решения стратегических и перспективных задач управления;

-повысить дееспособность нижестоящих звеньев;

-активизировать «человеческий фактор», как можно больше вовлечь и заинтересовать работников.

Существуют две основные концепции делегирования полномочий:

1) классическая - передача полномочий сверху вниз. Полномочия считаются делегированными, когда они переданы руководителем подчиненному;

2) современная - принятие полномочий. Полномочия считаются делегированными, когда они приняты подчиненным. Исходя из этой концепции, подчиненный имеет право отклонить требования начальника.

Процесс делегирования полномочий включает следующие этапы:

*поручение работникам индивидуальных конкретных заданий;

*предоставление соответствующих полномочий и ресурсов подчиненным;

*формулирование обязательств подчиненных выполнить порученные им задания.

К числу основных принципов рационального делигирования в менеджменте относятся:

1) единоначалие - сотрудник получает задания и отвечает за их выполнение перед одним начальником;

2) соответствие - состав задач должен соответствовать характеру полномочий сотрудника;

3) координация - состав полномочий должен динамично корректироваться в соответствии с новыми заданиями сотрудника;

4) достаточность - масштабы ответственности не должны превышать индивидуальные возможности сотрудника;

5) мотивированность - расширение ответственности должно мотивироваться повышением оплаты, влияния или лидерства.

Делегирование базируется на полномочиях и ответственности.

Ответственность - это обязательство выполнить поставленные задачи и отвечать за их удовлетворительное решение.

Полномочие - это организационно закрепленное ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия ее работников на выполнение определенных задач.

Полномочия бывают следующих типов: линейные и штабные.

Английские консультанты по управлению М. Вудкок и Д. Френсис дают следующие рекомендации по делегированию полномочий:

1) Оцените риск. Риск должен быть оценен и минимизирован.

2) Дозируйте передачу полномочий. Необходимо выбрать подходящий темп возрастания ответственности.

3) Добивайтесь общего ясного понимания целей.

4) Регулярно проводите консультирование.

5) Контролируйте выполнение заданий.

6) Передавайте полномочия способным людям.

7) Ищите возможности для передачи полномочий.

8) Уясните себе пределы ваших полномочий.

Типология организационных структур:

1. Линейная

2. Функциональная

3. Линейно-функциональная

4. Линейно-штабная

5. Дивизиональная

6. Матричная

Мотивация-это совокупность внутренних и внешний движущих сил, побуждающих человека действовать специфическим, целенаправленным образом, процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения целей организации и (или) личных целей.

Мотивация-более широкое понятие, чем стимулирование и его можно рассматривать в 2 аспектах:

1. Как психологический аспект, начинающийся с физиологической или психологической нехватки или потребности, которая активизирует поведение или создает побуждение, направленное на достижение определенной цели или вознаграждения.

2. как определение и создание условий, причин, побуждающих к эффективному труду с учётом потребностей, психологии, поведения отдельных людей и их групп.

Стадии мотивации:

1. Возникновение потребности

2. Поиск путей удовлетворения потребностей

3. Определение целей и направлений действий

4. Осуществление действий

5. Получение вознаграждения а осуществление действий

6. Удовлетворение или употребление потребности

Теории мотивации

Теория Абрахама Маслоу	Теория Клейтона Альдерфена	Теория Фридерика Герцберта	Теория Дэвида Макклелланда
Потребность самовыражения	Потребность роста	Мотивированные факторы,достижение,признание,процесс работы,ответственность,продвижение	Потребность достижения цели
Потребность признания и самоуважения			Потребность властвования
потребность принадлежности и причастности	Потребность связи	Факторы здоровья,политика и управление,техническое руководство,оплата труда,взаимоотношения с руководством,условия работы	Потребность соучастия
Потребность в безопасности	Потребность существования
Физиологические потребности

Основываясь на следующих теориях мотивации можно выделить следующие ее принципы:

1. Установление четких целей и задач.

2. Увязка целей и вознаграждения, определение критериев оценки.

Работники должны знать, какое вознаграждение они получат при определенных результатах работы.

3. Гласность. Наличие обратной связи.

Оглашение результатов работы само по себе служит мотивирующим фактором. Сообщение о результатах работы каждого сотрудника может стимулировать трудовую деятельность, создавая настрой состязательности.

4. Создание условий, благоприятных для эффективной работы.

Нужно постараться создать здоровый климат в коллективе, условия привлекательности, интересности труда, эстетичности трудового места.

5. Единство моральных и материальных методов стимулирования.

6. Учет личных качеств работников.

Характер восприятия, способности, системы ценностей и другие характеристики конкретного человека определяют факторы мотивации, которые могут оказывать на него наибольшее воздействие.

7. Использование преимущественно положительных стимулов.