3. Місце секретаря в структурі управління

Секретар-референт у структурі управління займає «ключове» місце. Він є своєрідним координатором, «диригентом», від якого залежить «гра» всього оркестру, тобто колективу організації чи фірми. В обов'язки секретаря входить контролювати левову частку інформаційного потоку підприємства, правильно розподіляти, направляти її за призначенням. Документообіг (як зовнішні документи, так і внутрішні), ділове спілкування з партнерами, відвідувачами, колегами (як візуальне, так і каналами зв'язку), поштові відправлення (як звичайні, так і електронні) – все це сфера діяльності секретаря. Вже означена сфера діяльності накладає на референта особливу роль. Адже вся ця інформація не повинна «загубитися», її необхідно грамотно обробити, посортувати за ступенями важливості і спрямувати в необхідному напрямі – безпосередньо виконавцям. Крім того, секретар мусить постійно бути «в курсі» всіх справ в організації, постійно тримати «на олівці» список питань, які потребують першорядного вирішення. Необхідно своєчасно інформувати керівника та його підлеглих про назрілі проблеми.

Важливий момент в діяльності секретаря – підтримання в приймальні офісу ділової і в той же час дружньої атмосфери співпраці, партнерства, взаєморозуміння. Для цього він повинен крім всього бути ще тонким психологом, а це – нелегко. Особливо обережним слід бути в розмовах з відвідувачами: адже далеко не всяка інформація розрахована на широке коло слухачів. Слід уникати пустопорожніх розмов, тим більше пліток на адресу співробітників і організації.

Не менш серйозні вимоги в такому важливому питанні, як контроль за документообігом. Секретар повинен створити таку систему класифікації документів, щоб усі документи зберігались в окремих позначених папках і їх можна було б в будь-яку хвилину знайти. Часто накопичуються «зайві» папери, отже слід продумати систему їх зберігання. Потрібні ж документи класифікуються, як правило, за чотирма списками: найважливіші, термінові, поточні і довгострокові.

Традиційний обов'язок секретаря – повідомляти персонал про наради в керівника. Для цього слід отримати повістку дня в керівника, узгодити з ним час і місце наради й повідомити про це всіх запрошених.

За час відсутності керівника секретар-референт самостійно вирішує, які важливі питання передати заступнику, які може вирішити сам, а які почекають на приїзд «шефа». Крім того, секретар завжди повинен мати інформацію про місце перебування керівника і мати постійний зв'язок з ним на випадок не передбачуваних, «позаштатних» ситуацій і розв'язання термінових питань.

Зрозуміло, що без необхідних знань, умінь і навичок секретар не зможе якісно виконувати свої обов'язки. А в обов'язки входить:

– облік, реєстрація, розгляд і підготовка кореспонденції (документації), що надходить, для подання керівництву;

– оформлення (у тому числі друкування) і розсилка розпорядчих документів, листів, телеграм, телефонограм, факсів, і т. ін.;

– підготовка за вказівкою керівника та після узгодження зі структурними підрозділами проектів окремих наказів, довідок, листів, відрядних посвідчень та інших документів;

– оформлення протоколів розсилок виписок із них;

– аналіз довідок і доповідей структурних підрозділів з висновками і пропозиціями по них;

– підготовка і своєчасна розсилка матеріалів до засідань, нарад, конференцій, семінарів і з'їздів;

– прийом і реєстрація заяв, пропозицій і скарг від громадян;

– організація прийомів відвідувачів:

– прийом, реєстрація, зберігання, облік, доставка в підрозділи і розсилка вхідної, вихідної і внутрішньої кореспонденції, підготовка справ до здачі на зберігання й у внутрішній архів фірми.

Крім роботи з документами до обов'язків секретаря включаються функції з бездокументного обслуговування. Зокрема:

– технічне забезпечення роботи керівника;

– підготовка й організація матеріально-технічного забезпечення засідань, нарад;

– організація прийому працівників і відвідувачів;

– телефонне обслуговування;

– підготовка відряджень;

– організація презентацій і спеціальних прийомів гостей;

– стенографування;

– контроль за святковими і ювілейними датами;

– обробка пошти;

– машинописні роботи;

– збір ділової інформації і її реферування за завданням керівника;

– збір матеріалів для доповідей і промов керівника;

– ведення табеля обліку робочого часу і т. ін.

Перераховані службові обов'язки можуть бути обмежені й доповнені іншими. Але і наведений перелік дає уявлення про специфіку секретарської роботи, в зв'язку з чим доречно розглянути головні аспекти професійної діяльності й культури праці секретаря. Особливістю роботи також є постійна нестача часу, робота в умовах стресу. У цьому випадку виручає уміння слухати, правильно розуміти, запам'ятовувати завдання. Оцінювати і ухвалювати швидкі й правильні рішення.

Специфіка роботи секретаря полягає в тім, що йому доводиться не тільки виконувати операції з неживими предметами праці (документи, технічні засоби), але і здійснювати численні контакти з людьми: керівником, співробітниками, відвідувачами, телефонними абонентами. Варто враховувати і те, що секретарю доводиться повсякчас зіштовхуватися з великою розмаїтістю розв'язуваних задач, різними ступенями складності цих завдань, необхідністю виконувати паралельно кілька робіт. Нерідко «проколи» в роботі секретаря є наслідком його негативних ділових чи особистих якостей. Неможливо, наприклад, ефективно виконувати роботу, якщо секретар не має достатнього уявлення про роль і завдання свого керівника у діяльності всієї організації, не має необхідної професійної підготовки.

Ділові й особисті якості секретаря під час виконання окресленої роботи виявляються в тісній взаємодії і доповнюють один одного. Знання правил прийому відвідувачів і ефективне застосування їх на практиці неможливе, наприклад, без наявності в секретаря таких особистих якостей, як інтелігентність, тактовність, доброзичливість.