8 Работа со списками

Список - это совокупность строк листа, содержащих однотипные данные.

Список, имеющий заголовки столбцов, называют базой данных. Например, область таблицы A2:F7, приведенная на следующем рисунке.

Рисунок 8.1 - База данных отдела кадров

 

Столбцы А, В, С, D, E и F этой таблицы называют полями, а строки с 3-й по 7-ю - записями. Область A2:F2 содержит имена полей.

Существуют ограничения, накладываемые на структуру базы данных: имена полей не должны повторяться;  записи должны содержать данные; информация по полям (столбцам) должна быть однородной, т. е. только цифры или только текст.

Основной тип задач, решаемых при обработке баз данных, - это поиск информации по определенным критериям. С увеличением количества записей поиск информации затрудняется. Excel позволяет упростить этот процесс путем фильтрации данных.

 

8.1 Фильтрация данных

Команды Данные > Фильтр позволяют выделять (фильтровать) записи, удовлетворяющие заданным условиям отбора. Например, список покупателей можно отфильтровать, так чтобы на экране увидеть только тех, кто совершил покупки больше чем на 500 грн.

Фильтрация возможна через Автофильтр и Расширенный фильтр.

 

8.1.1 Автофильтр

При использовании Автофильтра достаточно переместить указатель ячейки в область, содержащую базу данных. Затем необходимо активизировать команды Данные > Фильтр > Автофильтр. На именах полей появятся кнопки списка. Щелкая мышью на кнопках, можно задавать критерии фильтрации. Пункт списка Все отключает фильтрацию, а пункт Условие вызывает диалоговое окно, в котором можно установить параметры фильтрации (см. рис.8.2). Для одного поля могут быть заданы два условия одновременно, связанные либо логическим ИЛИ, либо И.

Рисунок 8.2 - Описание пользовательского фильтра

 

Проиллюстрируем использование Автофильтра на примере поиска фамилий сотрудников, начинающихся на букву "С" или букву "Ю", стаж работы которых менее 15 лет.

Введите данные, как показано на рис. 8.1.

На что хотелось бы обратить внимание:

 на рис. 8.1 колонка "С" скрыта. Данные в ней хранят в формате "Дата". Для того чтобы скрыть её достаточно выделить и выбрать из контекстного меню пункт Скрыть;

 стаж вычисляем по формуле, на примере ячейки D3, =ГОД(СЕГОДНЯ())-ГОД(C3).

Переместите курсор в область, содержащую базу данных, например, ячейку А3.

Активизируйте команды меню Данные > Фильтр > Автофильтр.

Щелкните по появившейся в поле "Ф.И.О." кнопке списка и выберите пункт Условие.

В диалоговом окне задайте критерии согласно рис. 8.2 и щелкните на кнопке ОК.

Результат отбора сотрудников, имена которых начинаются на букву "С" или букву "Ю" приведен ниже.

Щелкните на кнопке списка в поле "Стаж" и выберите пункт Условие.

В диалоговом окне задайте критерий: <15 и щелкните на кнопке ОК.

Результат отбора сотрудников, имена которых начинаются на букву "С" или букву "Ю", стаж работы которых менее 15 лет приведен ниже.

С помощью автофильтра легко просматривать список уникальных элементов столбцов.

Для возврата исходного состояния списка выполните команды Данные > Фильтр > Отобразить все.

Щелкните на появившейся в поле "Сем. полож." кнопке списка и выберите пункт "холост".

Результат фильтрации приведен ниже.