10. Організація позамашинної інформаційної бази

Інформаційна база - сукупність певним чином організовуваної, збережуваної та контрольованої інформації, зафіксованої на носіях ІС. Ця інформація відбиває стан керованого об’єкта і зовнішнього середовища.

Позамашинна інформаційна база - це частина інформаційної бази ІС, яка являє собою сукупність документів, призначених для безпосереднього сприйняття людиною без застосування засобів обчислювальної техніки.

У процесі створення позамашинної інформаційної бази комп’ютерної системи виконуються такі дії: формалізація даних; вибір форм первинних документів та машинних носіїв; вибір способів та засобів фіксування даних у первинних документах і на машинних носіях; розробка форм вихідних документів; визначення та розробка логічної структури бази даних; вибір системи керування базою даних (СКБД); організація раціонального документообігу і т. ін.

Система документації може включати уніфіковані та унікальні форми документів.

Уніфікована система документації розглядається за своїм складом як комплекс взаємопов’язаних форм документів, процесів і правил документування даних і документообігу, які відповідають єдиним правилам і вимогам, а за змістом як засіб реалізації інформаційних процесів для документованого обміну даними, що мають нормативно-правову основу при управлінні економікою.

Створення уніфікованих форм документів здійснюється з дотриманням таких принципів:

• скорочення кількості форм первинних документів для раціоналізації документообігу;

• застосування єдиних форм документів на різних рівнях управління;

• використання мінімальної кількості даних, які вводяться для розв’язування функціональних задач, а також виключення із документів розрахункових показників, які можна дістати при машинній обробці, і даних, які є в системі;

• одноразового вводу даних до комп’ютера та багаторазового їх використання;

• єдиної термінології для всієї системи первинної документації, яка забезпечує простоту і зручність при роботі користувача з документами.

На даний час діє понад двадцять загальнодержавних уніфікованих систем документації, кожна з яких визначається державним стандартом.

Для конкретних ІС можуть розроблятися унікальні (власні) форми внутрішньої документації, які задовольняють певні специфічні умови користувачів.

Форма первинного документа зазвичай складається з трьох зон:

1. Зона заголовку, що містить назву документа, дату складання, код форми, коди і назви однозначних реквізитів-ознак (таких, що мають одне значення у документі);

2. Змістовна (основна) таблична зона, що містить багатозначні реквізити (такі, що мають багато значень у документі): довідкові реквізити-ознаки, групувальні реквізити-ознаки, реквізити-основи.

3. Зона оформлення, що містить підписи посадових осіб.

Порядок формування форм первинних документів передбачає виконання дій:

1. Визначення складу реквізитів документа.

2. Класифікація реквізитів на однозначні і багатозначні; реквізити-ознаки і реквізити-основи; довідкові і групувальні; реквізити, що переносяться або не переносяться на машинні носії.

3. Визначення логічної залежності реквізитів.

4. Вибір форми первинного документа.

5. Розміщення реквізитів на формі документа, відповідно до їх класифікації і логічної залежності. При цьому форма розбивається на окремі зони з виокремленням:

• довідково-групувальних ознак, сталих для даного документа, і розміщенням їх у правому верхньому куті форми;

• реквізитів, що мають бути введені в ЕОМ.

6. За необхідності введення стовпців та рядків для запису контрольних чисел.

7. Передбачення у проекті форми документа підписів відповідальних осіб.

8. Визначення формату бланку уточненої форми документа згідно з розміром полів і вимогами стандартів.

В результаті розв’язання задачі розраховуються результатні показники, які потрібно видати на матеріальний носій у вигляді, зручному для користувача.

Результатний документ, що використовується для процесів управління, має відповідати таким вимогам:

• повнота інформації, тобто результатні документи мають містити в собі первинні (вхідні) і результатні (вихідні) показники;

• кількість результатних показників (підсумків) має відповідати кількості групувальних ознак;

• своєчасність надання інформації управлінському персоналу;

• достовірність результатної інформації;

• логічність побудови і зрозумілість тексту шапок документів.

Форма результатного документа зазвичай складається з трьох зон:

1. Зона заголовку, що містить назву документа, дату складання, код форми, коди і назви однозначних реквізитів (таких, що мають одне значення у документі);

2. Змістовна (основна) таблична зона, що містить багатозначні реквізити (такі, що мають багато значень у документі). До основної зони вносять рядки двох видів: докладні та підсумкові. У докладних рядках спочатку розміщують довідкові та групувальні реквізити-ознаки, потім реквізити-основи - первинні та результатні. Підсумкові рядки містять кількісні та вартісні підсумки за певними групувальними ознаками, результати виконання розрахунків.

3. Зона оформлення, що містить підписи посадових осіб та дати.

Проектування форм документів результатної інформації виконується у такій послідовності:

• визначення переліку результатних реквізитів у документі;

• розподіл реквізитів на однозначні і багатозначні;

• класифікація реквізитів-ознак: на довідкові і групувальні; реквізитів-основ – на первинні і результатні, а результатних реквізитів-основ – за ступенем підсумку;

• розміщення однозначних довідкових реквізитів у зоні заголовку;

• розміщення в основній (табличній) зоні документа групувальних реквізитів-ознак у порядку убування старшинства;

• розміщення в основній (табличній) зоні документа реквізитів-основ у послідовності, зворотній порядку групувальних реквізитів-ознак (спочатку первинні, потім – результатні, серед результатних – розміщення їх у порядку зростання старшинства (ступеня) підсумку)