3. Шығыс құжаттарын тіркеу мен өткізу тәртібі

 

    Ұйымдар мен мекемелердің қызмет етуі барысында  шығарған түрлі құжаттар, хат-хабарлар, басқару істері, атқарған қызметі  іс қағаздарынан айқын көрінеді. Сондықтан  мекемелер болмасын, сот орындары болмасын олардың жұмыстарын басқаруды  жетілдіру, оны ұйымдастыру деңгейін көтеру, онда құжаттармен жұмыс істеудің қаншалықты ғылыми негізделгеніне тікелей  байланысты.

    2007 жылдан бастап Қарағанды қаласының  мамандандырылған ауданаралық әкімшілік  соты іс қағаздарын, сот статистикасын  жүргізу, хат-хабарлармен және  сот істерімен жұмыс істеу  «Қазақстан Республикасы сот  органдарының бірыңғай автоматтандырылған  ақпараттық-талдау жүйесі » бағдарламасы  бойынша аудандық және оған  теңестірілген сотта іс жүргізу  жөніндегі уақытша нұсқаулықпен  белгіленген ережелері мен тәртіптерін  сақтау, хат-хабарлар мен сот істерінің  есепке алынуы, сақталуы және  уақытында жылжуы, құжаттардың, тапсырмалардың  орындалуы бақылауға алынып, үнемі  тексерісте жүреді.

    Іс  қағаздарын жүргізу тіліне және өтініш берілген тілге байланысты іс қағаздарын жүргізу мемлекеттік және орыс тілдерінде қамтамасыз етіледі.

    Шығыс хат-хабарлары мен әкімшілік істер, жалпы шығыс хат-хабарлардың есепке алу құжаттарында электронды түрде  тіркеледі. Тіркеу кезінде шығыс  хат-хабарларының есепке алу құжаттарының барлық реквизиттері міндетті түрде  толтырылып, электронды мазмұны есептік  құжаттарға салынады және қажет болған жағдайда кіріс, шығыс және ішкі құжаттардың  арасында байланыс жасалады. Хат-хабарлардың  сканерлік көшірмесіне бейнелерді оптикалық тану технологиясын қолдану  мүмкіндігі болғанда оны мәтіндік процессорлардың  көмегімен өңделетін форматқа айналдыру  жүзеге асырылады.

    Шығыс хат-хабарлары күнделікті жіберіліп  отырылуы қажет. Жөнелтілетін хат-хабарлардың  көлемі көп болған жағдайда, адресаттарға шығыс хат-хабарлары келесі жұмыс  күнінен кешіктірілмей жөнелтіледі.

    Онда  кеңсе қызметкерлерінің міндеті: алушының мекен-жайының дұрыстығын; егер шығыс  құжаты жіберілген сұраудың жауабы болып  табылса, онда келіп түскен құжаттың немесе істің шығыс нөміріне сілтеменің болуын; құжаттарда көрсетілген қосымшалардың (тіркелген құжаттардың санын  немесе томдардың) бар болуын; құжаттардың  қол қойған лауазымды қолының  бар болуы мен сәйкестігін; орындаушының тегі, аты мен әкесінің атының бас  әріптерінің және қызметтік телефон  нөмірінің болуын қамтамасыз ету.

    ҚР  СО БААТЖ бағдарламасы бойынша  сот орындаушылар аумақтық бөліміне орындауға жіберілген сот қаулыларын жолдау тәртібіне  келер болсақ, жөнелтуге алынған құжаттарды олардың келіп түскен күні жүзеге асырылады. Деректеме (реквизит) бойынша: индекс журналы, күні, корреспонденция түрі, жеткізу түрі (қолма-қол, поштамен), орындаушының аты жөні, соттың аты-жөні, орындаушы аумақтық бөлімнің атауы, мәлімет үшін жіберілетін органның атауы, құқық бұзушының мекен-жайы. Қысқа мазмұны (краткое содержание) бөлігіне әкімшілік құқық бұзушылықтың кімге қатысты екендігі, бабы, бөлімі толықтай толтырылып, реттік нөмірі автоматты түрде тіркеледі.

    Орындалуды  бақылау (контроль исполнения) бағаны бойынша:

    Істің келіп түскендегі тіркелген кіріс  нөмірімен байланыстырамыз, кіріс  құжатының орындалуды бақылау бағаны бойынша шығыс құжатымен                 керісінше байланыстырамыз, лупа арқылы байланыстырылған кіріс құжатын ашып, онда сот өндірісі (судопроизводство) бағанын ашып, оның ішінде тұлға нысаны (форма на лицо) бойынша  орындау үшін  бағанын таңдағанда , онда № 001/2011 іс бойынша сот орындаушысына карточка жіберуге сенімдісіз бе (ИӘ,ЖОҚ) таңдау арқылы атқару парағын ашып, сақтаймыз. Шығыс құжатының деректемесіне қайта оралып, сот актісінің орындалуына (Судебные акты на исполнение) белгі қойып, сақтағанда атқару парағы шығады, онда әкімшілік істі басасың (окейді) басып биылғы жыл, былтырғы жылды істің түскен жылына байланысты таңдайсың, сонда әкімшілік құқық бұзушылардың аты-жөні жазылған тізім шығады, одан құқық бұзушының аты-жөнін дәл тауып белгілейміз. Сканерлік көшірмесін шығыс құжатына енгіземіз. Электронды түрде жіберілген орындау құжаты бойынша 20-25 минут ішінде сот орындаушылар аумақтық бөлімі тарапынан тіркелген күні, уақыты көрсетіледі.

    Біздің  мақсатымыз шығыс құжаттарын жөнелтуде  нұсқаулық ережелеріне  сүйене отырып, халыққа адал қызмет көрсету.