3. Автоматизированный контроль исполнения документов

Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Ответственность за правильное и своевременное решение вопросов несут руководители структурных подразделений и сотрудники, которым поручено исполнение. Контроль за сроками исполнения документов ведет, в крупном учреждении, служба документационного обеспечения управления, а в небольшой фирме — секретарь. Основные этапы контроля исполнения были описаны выше.

Автоматизированная система легко позволяет контролировать все зарегистрированные документы, содержащие задания и требующие их исполнения. При необходимости могут быть поставлены на контроль и устные задания и поручения руководства.

Контролю подлежат все документы, требующие принятия управленческих решений либо выполнения каких-либо действий, составления ответного документа и т.п.

Для распорядительных документов предметом контроля служит каждый пункт, каждое задание или поручение, содержащееся в документе.

Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении поля «Срок исполнения (контрольная дата)» в регистрационной карточке документа. Одновременно на подлежащий контролю документ ставится отметка о контроле в виде буквы «К» ярким карандашом или слово «контроль» на левом поле документа на уровне заголовка к тексту. Это привлекает внимание исполнителя к контролируемому документу.

При ведении текущего контроля ответственный за контроль исполнения ежедневно вызывает на экран компьютера (а при необходимости и распечатывает) список документов, срок исполнения которых (поле «Контрольная дата») истекает сегодня. При соответствующих настройках программы список может автоматически распечатываться в начале каждого рабочего дня.

В организациях, использующих систему электронной почты, предупреждение исполнителю о документах с истекающим сроком исполнения может отправляться в автоматическом режиме на компьютер исполнителя.

Специальные программы позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в определенный срок. Автоматизированная система дает возможность просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям. При использовании локальных сетей в учреждении компьютер в любой момент может выдать списки неисполненных документов, документов с истекающим сроком исполнения, документов еще непросмотренных исполнителем с сортировкой их по срокам, по исполнителям, по видам. Соответствующие аналитические справки могут автоматически составляться компьютером по заданной форме и поступать на компьютер руководителя.

При создании (настройке) системы регистрации следует сразу заложить определенный перечень типовых справок (отчетов), создаваемых в автоматическом режиме. Это могут быть:

• справка (отчет) об отправленных документах (список отправленных документов или количественные данные);

• справка (отчет) о поступивших (входящих) документах (список или количественные данные);

• справка (отчет) о документах, числящихся за исполнителем (полный список или количественные данные);

• справка (отчет) о количестве выполненных исполнителями исходящих документов (списочный или количественно);

• справка (отчет) о движении документов (используется для фиксации передачи документа от исполнителя к исполнителю);

• справка (отчет) о неисполненных входящих документах (списочный или количественно);

• справка (отчет) о неисполненных исходящих документах (списочный или количественно);

• справка (отчет) о ходе выполнения внутренних документов и т.п.

Для получения определенного вида справки (отчета) в меню программы выбирается соответствующий тип отчета, а затем в открывшемся экране задаются начальная и конечная даты интересующего периода. Полученный отчет выводится на экран компьютера и при необходимости распечатывается.

Пример формы справки, содержащей список документов с просроченным сроком исполнения

Название подразделения на 00.00.0000

Фамилия исполнителя	Входящий номер	Дата	Срок исполнения (когда документ должен быть исполнен)	Краткое содержание

Пример формы справки о документах, числящихся за исполнителем

Исполнитель: Петров А. К.

Номер исходящего документа и название корреспондента	Дата	На входящий №	Дата	Краткое содержание	Дело №, дата исполнения
1
2
Всего документов за исполнителем:		Из них исполнено:		В работе:

Пример формы справки (отчета) об общем количестве документов, числящихся за исполнителями

Название подразделения с 00.00.0000 по 00.00.0000

Фамилия исполнителя	Всего входящих	Из них исполнено	Всего исходящих	Из них исполнено

Автоматизированная система контроля исполнения способствует повышению эффективности работы сотрудников предприятия, организации, фирмы.