3. Правила оформления и составления распорядительных документов

К распорядительным документам относят: постановления, указания, приказы, решения, распоряжения. Эти документы играют важную роль в управлении организацией. Они носят административный характер и обращены к нижестоящим или подчиненным или организациям.

4. Правила составления и оформления справочно-распорядительных документов

Информационно-справочные документы носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам. Информация содержащаяся в них, может приниматься к сведению либо служить основанием для издания распорядительных документов. Состав таких документов: акты, протоколы, справки, докладные и объяснительные записки, письма, телеграммы и т.д. законспектировать: акт. Протокол, справка, докладная записка, объяснительные записки, служебное письмо и его разновидности, факсограмма, телефонограмма, телеграмма.

5. Правила составления и оформления документов по персоналу

В соответствии с кодексом законов о труде РФ в организация установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.

Документация по личному составу – комплекс документов, характеризующих правовую, трудовую, служебную деятельность работников организации.

К таким документам относят:

• Трудовые контракты (договоры)

• Приказы по личному составу

• Личные карточки Т-2

• личные дела,

• трудовые книжки,

• лицевые счета по заработной плате.

С 2001 года введены в действие новые унифицированные формы документов:

• Приказ о приеме на работу (Т-1)

• Личная карточка (т-2)

• Учетная карточка научного работника (Т-4)

• Приказ о переводе (Т-5)

• Приказ о предоставлении отпуска (Т-6)

• Приказ оп прекращении трудового договора (Т-8)

Тема 3. Организация работы с документами

1. Обработка входящей, исходящей и внутренней документации

Успех управленческой деятельности в значительной степени зависит от того, насколько быстро и качественно происходит обработка всей необходимой документации, движение которой осуществляется по определенным маршрутам. Это движение документом называется документооборотом.

Выделяют три группы документов:

• Внутренние (созданные внутри и не выходящие за пределы)

• Входящие (поступающие)

• Исходящие (отправляемые)

Каждая из таких групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

Организацией делопроизводства на предприятии в основном занимается управление делами, в обязанности которого входит обработка входящей и исходящей документации, контроль, копировально-множительное отделение, архив и др.

Входящие документы должны пройти экспедиционную обработку, т.е. проверка правильности доставки корреспонденции, ее сохранность и т.д. вскрываются все конверты, кроме личной корреспонденции (с пометкой лично). Затем входящие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. К нерегистрируемым документам как правило относятся: поздравительные письма, каталоги, реклама и т.п.

Регистрацию документов осуществляют с помощью регистрационного штампа, содержащего название организации, дату поступления документа и его номер. Нумерация документов ведется в течение года, затем начинается заново. Если корреспонденция не вскрывается, то штамп ставиться на конверте или упаковке. Регистрация необходима для учета, контроля и поиска документов. Используют журналы входящей документации. В журнале существует календарная шкала, позволяющая контролировать сроки исполнения документов.

При рассмотрении поступившего документа необходимо учитывать следующие факты:

• Вид документа (закон, распоряжение)

• Важность содержания документа

• Сложность и новизну поставленных вопросов

• Срочность исполнения.

Руководитель организации, рассмотрев документ, определяет исполнителя, дает ему четкие и конкретные указания и устанавливает реальные сроки исполнения. Эти указания оформляются в виде резолюции на самом документе. Сведения об исполнителе заносятся в журнал и ставятся на контроль.

Документ с резолюцией передается исполнителю до окончания решения вопроса, и после выполнения, с отметкой о его выполнении и направлении в дело и с копией ответа – передается секретарю для пошивки в дело.

Обработка исходящей документации включает:

• Составление проекта документа исполнителям;

• Согласование проекта документа

• Проверка правильности оформления проекта документа

• Подписание руководителем

• Регистрация документа

• Простановка номера на документе

• Проверка правильности адресования

• Отправка документа адресату

• Подшивка второго экземпляра в дело.

• При регистрации исходящей документации записываются следующие данные: номер документа, дата, адресат, краткое содержание, исполнитель.

Экспедиционная обработка исходящих документов включает сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи.

Внутренние документы – это документы, которые готовятся, оформляются им исполняются в пределах самого учреждения. Их подготовка и оформление осуществляются в соответствии с общими правилами оформления исходящих документов и включают:

• Составление проекта документа;

• Согласование

• Проверка правильности оформления

• Подписание документа руководителем

• Регистрация

Для установления единого порядка составления документов в учреждении разрабатывается инструкция по делопроизводству, которая содержит образцы правильного оформления документов и правила работы с ними.

Контроль исполнения включает:

• Поставному документа на контроль

• Проверку своевременного доведения документа до исполнителя

• Проверку и регулирование хода исполнения

• Учет и обобщение результатов контроля исполнения документов

• Информирование руководителя.

Срок исполнения для большинства документов не должен превышать 10 дней. Также для осуществления контроля за документами в организации используется компьютер, который в заданном режиме устанавливает промежуточные сроки исполнения документов и выводит на экран номера документов в день, назначенный для проведения по ним контрольных операций.

После выполнения документа он снимается с контроля, о чем делается соответствующая пометка в журнале и на самом документе.