Тема 6. Автоматизация делопроизводства

Ранее отмечалось, что одной из важнейших составляющих процесса управления, оказывающих значительное влияние на оперативность принятия управляющих решений и их качество, является организация работы с документами. Известно, что надежность управления зависит от достоверности информации, оперативности ее приема-передачи, правильной организации поиска, хранения и использования документов.

В настоящее время в связи с ростом объема информации, обусловленным развитием экономики, расширением номенклатуры выпускаемой продукции, строительством новых объектов, освоением новых районов, количество документации, создаваемой в организациях, предприятиях, фирмах, стремительно растет. Отсюда — необходимость четкой постановки работы с документами, т.к. в противном случае закономерно появление документов низкого качества, плохо составленных и плохо оформленных, не содержащих полную и ценную информацию, требующих увеличения срока обработки.

Решение этой задачи возможно при условии использования системы автоматизированного делопроизводства. Системы автоматизированного делопроизводства предоставляют следующие возможности:

1) ввод, подготовка и редактирование документов;

2) составление документов на основе типовых шаблонов, хранящихся в памяти ПК;

3) осуществление регистрации документов;

4) осуществление контроля исполнения документов;

5) систематизация документов, формирование дел;

6) хранение и поиск документов;

7) обмен документами с руководством и сотрудниками;

8) пересылка документов.

Автоматизация процедур делопроизводства позволяет значительно повысить производительность труда за счет сокращения времени на составление, обработку и передачу документов и снизить затраты на их хранение. В результате работа с документами становится более оперативной и эффективной.

1. Составление документов

Для составления и редактирования документов существует множество программных средств, которые называются текстовыми процессорами или текстовыми редакторами. Так программы типа Word 2000 или Word 2002 можно использовать для создания документов разных видов на основе типовых форм, заранее введенных в память ПК и содержащих трафаретные тексты. В качестве трафарета может применяться бланк конкретного документа, содержащего типовой текст и пробелы для внесения переменной информации. При создании шаблона необходимо правильно разместить реквизиты каждого документа. Использование заранее разработанных типовых текстов и шаблонов значительно упрощает процесс подготовки документов. Помимо полностью составленного типового текста документа в память машины можно ввести отдельные выражения и стандартные фразы, наиболее часто применяемые при переписке и составлении справочно-информационных документов. С помощью команды «Автотекст», находящейся в меню «Вставка», можно создать архив из наиболее часто повторяющихся частей текста. Таким образом, работа по набору текста будет сведена к компановке отдельных элементов «Автотекста», что значительно облегчает процесс составления текста документа.

Элементы «Автотекста» могут содержать:

• выдержки из нормативных документов, на которые приходится часто ссылаться;

• традиционные начальные фразы; стандартные выражения; общепринятые обороты, применяемые в конечной части писем.

Например: Уважаемый (ая) господин (госпожа)!

В ответ на ваше письмо от.........

С уважением...............

Искренне Ваш.............

С глубоким уважением..., и т.д.;

• постоянно применяемые наименования предприятий, фирм, их почтовые адреса; название товаров, видов услуг и т.д.;

• схемы, чертежи, рисунки, необходимые для оформления отчетов; рекламных писем и т.п.

Программа MS Word осуществляет автоматически проверку правописания при наборе текста документа. С помощью словарей синонимов можно подобрать синоним слова для слова, выделенного курсором.