Тема 5. Хранение документов

1. Оперативное хранение документов

Формирование дела заканчивается после того, как в него подшиты последние документы за прошедший год. По окончании календарного года исполненные документы в делах должны быть подготовлены к передаче на хранение в архив либо уничтожены.

До передачи в архив организации осуществляется оперативное хранение дел в структурных подразделениях. Существует два вида оперативного хранение документов:

• Хранение в процессе их исполнения

• Хранение исполненных документов.

Документы во время их исполнения находятся у исполнителей в специальных папках с надписями «Срочно», «На исполнение», «На подпись», «На отправку».

Дела с исполненными документами хранятся в запирающихся шкафах, сейфах. К внутренней дверце шкафа прикрепляется номенклатура дел. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Порядок размещения дел на полках шкафа должен соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре.

Для дел, содержащих особо ценные документы, а также документы ограниченного доступа, составляется внутренняя опись. Она постоянно дополняется, в нее вписывается каждый подшиваемый в дело документ.

При возникновении потребности в каких-либо документах, уже подшитых в дело, они могут быть извлечены из него лицом, ответственным за формирование и хранение дел. В таких случаях на место отсутствующего документа в дело помещается лист-заменитель.

По завершении делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается.

При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком. В этом случае заполняется карта-заменитель, которая помещается на место выданного дела. Выдача дел во временное пользование сотрудникам структурных подразделений разрешается на срок не более одного месяца после истечения указанного срока оно должно быть возвращено на место его хранения.

Выдачу дел в другие организации может разрешить лишь руководитель на основании письменного запроса.

2. Подготовка документов к архивному хранению

Подготовка включает следующие этапы:

1. проведение экспертизы научной и практической ценности документов – проводит экспертная комиссия по выявлению ценности информации. Часть документов может иметь разовое значение, другие могут использоваться в течение ряда лет, а третьи должны храниться постоянно. Экспертиза ценности документов проводится путем анализа содержания имеющихся в деле документов при пролистном просмотре. В процессе экспертизы выделяют 4 группы дел:

- постоянного хранения

- длительного хранения в архиве организации (свыше 10 лет)

- Временного хранения (до 10 лет)

- Подлежащие уничтожению в связи с истечение срока хранения.

По результатам экспертизы составляют описи дел (в 3-х экз) первой, второй и третьей группы, а также акты уничтожения документов четвертой группы.

2. Оформление дел и составление описи на дела с постоянным и долговременными сроками хранения.

Оформление дел – может быть полным (дела постоянного и долговременного хранения) или частичным. Полное оформление включает операции

- перегруппировку документов дела в прямой хронологической последовательности с января по декабрь

- Нумерацию листов в деле черным графитовым карандашом в верхнем правом углу.

- составление внутренней описи документов для наиболее ценных дел

- составление завершительной надписи дела (отражает наличие повреждений, разрывов, отсутствие отдельных документов)

- подшивку дела в твердую обложку их картона (с завязками) или переплет

- описание дела – вынесение необходимых уточнений в реквизит обложки дела для дальнейшего хранения и поиска сведений о документах дела.