Тема 4. Систематизация документов

1. Номенклатура дел

Систематизация исполненных документов и оформление их в дела служат основой порядка в делопроизводстве организации, обеспечивают быстрый поиск документов и их сохранность.

Дело – совокупность документов, сформированных по какому-либо признаку, помещенных в твердой папке и оформленную по определенным правилам. Систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке, называется номенклатурой дел.

Номенклатура дел включает в себя перечень всех документов, разрабатываемых в данной организации и поступающих в нее из вне.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей для постоянного хранения (свыше 10 лет), а также для учета дел временного хранения (до 10 лет).

Номенклатуры бывают:

• Индивидуальные (для каждого подразделения)

• Типовые (для однородных по характеру деятельности организаций)

• Примерные (носит рекомендательный характер).

Проверку и переутверждение типовых и примерных номенклатур дел проводят раз в 10 лет. В каждой организации должны составляются индивидуальные номенклатуры с учетом типовых и примерных. В этом принимают участие все непосредственно касающиеся деятельности с документами и их систематизацией. Всего печатается 4-5 экземпляров номенклатуры дел:

1 – в дело

2 – используется в службе управления делами в качестве рабочего

3 – как учетный документ в архиве

4 – в виде выписок передается в соответствующие структурные подразделения

2. Формирование дел

Формирование дел – отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри дела.

Формированием дел в структурных подразделениях осуществляют лица, ответственные за документацию – служба ДОУ. (маленькие организации – секретарь)

Формирование дела начинается с начала года. Для всех названных в номенклатуре дел заводится папка. На обложке каждого из них пишется наименование организации, затем с новой строки – название структурного подразделения и под ним, в середине обложки, указывается индекс дела по номенклатуре. После этого полностью переносится на обложку заголовок дела из номенклатуры. В нижней части обложки дела проставляется срок его хранения. Если дело имеет постоянный срок хранения, то пишется: «Хранить постоянно».

Термин «дело», как правило, применяется в заголовках судебных, следственных, личных, арбитражных и других дел, в которых документы связаны последовательным ведением делопроизводства по одному конкретному вопросу (личное дело Иванова И.И.)

Если в деле объединяются различные виды документов по одному вопросу, не связанные последовательным ведением делопроизводства то в заголовке пишется термин «документы». В конце заголовка в скобках перечисляются названия документов, из которых формируется дело («Документы о строительстве нового учебного корпуса института (утвержденные сметы расходов, планы работ, финансовый отчет, докладные записки, акты приема работ, переписка).

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период времени (месяц, квартал, год) за который составлены документы, наименование их вида и авторы.

Документы могут группироваться в дела по следующим признакам:

- Номинальному – принадлежность к одному и тому же виду. (приказы, протоколы)

- предметно-вопросному – основа это содержание (документы по повышению качества продукции)

- авторскому – документы одного автора

- корреспондентскому – связаны с перепиской,

- географическому – территориальное отличие

- хронологическому – за какой то определенный период (квартальные отчеты).

В дело могут быть подшиты только те документы, которые предусмотрены в нем номенклатурой. На документы, не указанные в номенклатуре, заводится самостоятельное дело, и его название дописывается в номенклатуру дел под резервным номером.

Документы постоянного хранения и со сроком хранения свыше 10 лет и до 10 лет не могут быть сгруппированы в одно дело.

Сроки хранения устанавливаются на основе специальных перечней типовых и ведомственных документов. Сроки, утвержденные типовыми перечнями, сокращать не разрешается; они могут быть только увеличены в особых случаях, вызванных спецификой деятельности отдельных организаций.

Дело должно содержать не более 250 листов при толщине, не превышающей 4 см. при большом объеме документов, относящихся к одному делу, приводят его деление на тома, части. Ограничений на минимальный объем дел не существует.