- •Тема 1. Управленческие документы. Состав. Классификация
- •Общие понятие документационного обеспечения управления
- •2. Организация документационного обеспечения управления персоналом предприятия
- •Тема 2. Реквизиты управленческих документов. Правила составления и оформления документов
- •Полный набор реквизитов
- •Правила составления и оформления организационных документов
- •3. Правила оформления и составления распорядительных документов
- •4. Правила составления и оформления справочно-распорядительных документов
- •5. Правила составления и оформления документов по персоналу
- •Тема 3. Организация работы с документами
- •Обработка входящей, исходящей и внутренней документации
- •Тема 4. Систематизация документов
- •1. Номенклатура дел
- •2. Формирование дел
- •Тема 5. Хранение документов
- •Оперативное хранение документов
- •Подготовка документов к архивному хранению
- •Тема 6. Автоматизация делопроизводства
- •1. Составление документов
- •2. Автоматизация работы с документами
- •3. Автоматизированный контроль исполнения документов
- •4. Хранение документов в электронной форме
4. Хранение документов в электронной форме
Хранение документов в компьютере осуществляется в виде файлов, представляющих собой запись документа на жестком диске. Каждый файл имеет свое имя. Принцип упорядочения хранения файлов на компьютере во многом напоминает обычное делопроизводство. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам. Каждая папка может иметь вложенные в нее папки, которые в свою очередь тоже могут иметь свои вложенные папки. Таким образом, образуется многоуровневая иерархическая структура папок, если документов много. При условии небольшого количества документов достаточно одной папки. Наиболее простым решением, не требующим специального программного обеспечения, является создание системы папок (каталогов), которая основывается на номенклатуре дел организаций. В основе классификации используется номинальный признак.
Название папки должно начинаться с вида документа (акты, протоколы, докладные записки и т.п.). Затем следуют сведения об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который группируются документы (файлы) и т.п.
Сроки хранения документов не зависят от формы их существования — бумажной или электронной, а связаны с ценностью содержащейся в них информации и определяются, как было описано выше, специальными справочниками — перечнями документов с указанием сроков хранения (типовыми или ведомственными).
Особенностью электронного хранения является направление документов в электронный архив сразу по завершении работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам как с помощью локальной, так и с использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet). Кроме того, организации, полностью перешедшие на безбумажный документооборот экономят значительные площади, занимаемые ранее под архивохранилища. Однако, все преимущества электронного хранения документов будут иметь место только при условии обеспечения надежности хранения документов в электронной форме.