3.2 Створення запитів та звітів

Для більш легкої роботи з таблицями в БД потрібні запити.

Запит - це програма, яка ставить запитання, відповідно до табличних даних. Він призначений для пошуку в БД інформації, що відповідає певним критеріям. По суті, запит являє собою питання, сформульоване в термінах бази даних.

Запит складається на основі однієї або декількох взаємопов'язаних таблиць, дозволяючи комбінувати інформацію, що в них міститься. При цьому можуть використовуватися як таблиці БД, так і збережені таблиці, отримані в результаті виконання запиту.

Наприклад запит на вибірку потрібен для того щоб вивести на екран певні поля таблиці, а дані тільки ті, які задовільнюють умові. Запит можна створити у режимі "Мастер запросов", та "Конструктор запросов".

Наприклад запит "Выборка из таблицы продукция(ручная)" був створений за допомогою "Конструктора запросов" в режимі SQL (рис3.9).

Рис 3.9 – Запит створений в режимі SQL

Запит на видалення був створений за допомогою конструктора, спочатку добавили потрібну таблицю з якої будуть видалятися поля (рис 3.10).

Рис 3.10 – додавання таблиці в запит

Потім вибираємо потрібні поля, створюємо умову, в даному випадку будуть видалятися усі продукти, ціна яких менша ніж 500 гривень, як зображено на рис 3.11.

Рис 3.11 – Запит на видалення

Після створення запитів та опрацювання їх за допомогою запитів, дані можна відобразити за допомогою звітів.

Звіти використовуються для відображення інформації, що міститься в таблицях, в відформатованому вигляді, який легко читається як на екрані комп'ютера, так і на папері.

Звіт можна відобразити в трьох режимах:

1 в режимі конструктора, що дозволяє змінити зовнішній вигляд і макет звіту,

2 в режимі перегляду зразка, де можна переглянути всі елементи готового звіту, але і в скороченому вигляді;

3 в режимі попереднього перегляду.

В даному курсовому проекті звіт виконувався за допомогою "Мастера отчётов" (рис 3.12).

Рис 3.12 – "Мастер отчётов"

Вибрали таблицю і її поля (рис 3.13)

Рис 3.13 – створення звітів

Вибрали потрібний макет та орієнтацію сторінки, як зображено на малюнку 3.14

Рис 3.14 – Вибір макету та орієнтації сторінки

В результаті був створений таких звіт для таблиці "Сотрудники" (рис 3.15).

Рис 1.15 – Звіт

Для друку звіту була створена кнопка друку за допомогою макросу "друк об’єкта"(рис 1.16).

Рис 1.16 – Робота за макросами

Макроси– це невеликі програми мовою макрокоманд СУБД Access, що складаються з послідовності певних команд (однієї або декількох макрокоманд). Макроси є найпростішими засобами автоматизації дій над об'єктами Access. Після створення макросів, потрібно налагодити та автоматизувати роботу з БД, для цього потрібні форми.

3.4 Створення форм

Форми є основним засобом організації інтерфейсу користувача додатках Access. Для створення форм обираємо один з інструментів для їх створення (рис 3.17).

Рис 3.17 Інструменти створення форм

В даному курсовому проекті форми створювалися таким чином, спочатку відкривалась таблиця і на її основі будувалась форма, яка редагувалась в режимі конструктора. (рис 3.18).

Рис 3.18 – Режим конструктора

Головна форма створювалась за допомогою конструктора форм, де додавались кнопки, які відкривали такі таблиці: "Сотрудники", "Начальство", "Продукция", та виконували такі запити: