Оглавление

Оглавление - это список заголовков документа вместе с номерами страниц, на которых они расположены. Оглавление можно исполь­зовать для просмотра всех тем документа, а также для быстрого перехода к нужному разделу документа.

Оглавление можно создать, используя встроенные стили заголовков. Для этого заголовки докумен­та должны быть отформатированы встроенными стилями Заго­ловок1 ...Заголовок9 (меню Главная). Для создания оглавления из заголовков необходимо:

1. Поместить курсор в то место документа, где должно рас­полагаться оглавление.

2. Из меню Ссылки выбрать команду Оглавление. В поле Форматы выбрать один из стилей оформления ог­лавления.

Оглавление целесообразно создавать на ранних стадиях работы. Наличие оглавления позволяет быстро перейти к нужному месту в документе. Для этого достаточно щелкнуть на номере страницы в оглавлении, удерживая кнопку CTRL.

ШАБЛОНЫ ДОКУМЕНТОВ

Шаблоны предназначены для автоматизации создания стан­дартных документов.

Word содержит много стандартных встроенных шабло­нов, которые можно использовать при создании типичных доку­ментов. Для создания документа по шаблону необходимо:

1. Из меню Файл выбрать команду Создать.

2. В появившемся диалоговом окне Создание документа выбрать необходимый шаблон и создать документ.

Контрольные вопросы:

1. Основные приемы создания и форматирования таблиц?

2. Чем отличаются приемы форматирования символов и графических объектов?

Практическая работа № 1

Создание сложных документов в текстовом редакторе Word.

Тема 1.2. Работа в электронной таблице

Содержание программы.

Форматирование ячеек. Работа с формулами. Использование различных типов адресации. Встроенные функции. Построение диаграмм.

Методические указания.

Основная часть окна Excel занята чистым рабочим листом (или таблицей), разделенным на отдельные ячейки. Столбцы оза­главлены буквами, строки - цифрами. Если щелкнуть мышью на любой ячейке, то она выделяется серой рамкой. Слева на строке формул в поле Имя будет показан адрес текущей ячейки, а в Строке формул - ее содержимое.

Внизу окна находятся ярлыки рабочих листов, которые ис­пользуются для быстрого переключения и перехода на любой из них.

При работе с Excel может понадобиться увеличить количество листов рабочей книги. Чтобы вставить новый лист в рабочую книгу, необходимо воспользоваться контекстным меню или кнопкой Вставить лист. Для удаления листа из контекстного меню на яр­лычке листа выбрать команду Удалить. По умолчанию Excel присваивает листам рабочей книги стан­дартные имена (Лист 1, Лист 2 ...). Для переименования листа необходимо из контекстного меню на ярлычке листа выбрать команду Переименовать. Для переименования листа можно также выпол­нить двойной щелчок на ярлычке листа и ввести новое имя.

Ячейки рабочего листа могут содержать значения (числа, текст, дату и т.п.) или формулы. Вводить и редактировать ин­формацию можно в строке формул или непосредственно в ячей­ке.

Если после ввода вместо числа отображаются знаки # или число в степенной форме, то это означает, что ширина ячей­ки недостаточна для его отображения.

Отредактировать введенную информацию можно непосредст­венно в ячейке или используя строку формул.

При работе с Excel часто возникает необходимость упорядочить последовательность дат, чисел или текстов. Для построения прогрес­сии необходимо ввести первое число, выделить диапазон ячеек и выполни­ть команду: Главная — кнопка выбор в группе Редактирование — Прогрессия — в окне Прогрессия включите переключатели типа прогрессии и в поле Шаг введите число.

Для создания последовательности чисел или дат с помощью маркера заполнения нужно:

• ввести в две соседние ячейки первые два значения последовательности;

• выделить эти две ячейки;

• перетащить маркер заполнения вниз или на­право до конца области, которую нужно запол­нить.

Для того чтобы вставить ячейку, строку или столбец, надо вы­брать из меню Главная в группе Ячейки команду Вставить.

Для удаления строки (столбца) или ячеек надо, выделив их, выбрать из меню Главная в группе Ячейки команду Удалить или воспользо­ваться контекстным меню.

Excel располагает средствами форматирования, которые позволяют придать документу четкость и выразительность.

Для форматирования информации в таблице используются необходимые команды меню Главная группы Шрифт, Выравнивание, Стили.

Для изменения рас­положения информации в ячейке служат кнопки выравнивания, с помощью которых можно выровнять информацию по левой, по правой границе, по центру или ширине ячейки. Кроме того, можно выровнять текст по центру не только по горизонтали, но и по вертикали.

С помощью кнопки Граница можно выбрать различный тип ли­ний для обрамления ячеек, а так же цвет линий. Определить формат данных можно с помощью группы кнопок Число, выбрав не­обходимый формат из предложенного списка.

По умолчанию все ячейки имеют один и тот же размер, кото­рый в случае необходимости можно изменять. Для изменения ширины колонки надо стать на границу заголовка колонки, и, нажав левую клавишу мыши, установить требуемый размер.

Для того чтобы объединить ячейки, не­обходимо выделить диапазон ячеек и воспользоваться кнопкой Объеди­нить и поместить в центре на панели инструментов.

Для задания переноса по словам необходимо выделить ячейку и воспользоваться кнопкой Перенос текста.

После ввода формулы в ячейку сразу появляется результат вычисления. Формула должна начинаться со знака равенства, за которым следует набор вычисляемых величин. Формулы могут ссылаться на ячейки или на диапазоны ячеек не только данного листа, но и другой книги.

В Excel указать положение ячейки можно с помощью относи­тельной или абсолютной ссылки. В относительных ссылках при копировании формулы на новое место ссылки на ячейки изменяются относительно перемещения.

Если необходимо, чтобы ссылки не изменялись при копиро­вании формулы в другую ячейку, необходимо использовать абсо­лютные ссылки. Это означает, что при копировании формулы на новое место ссылки на ячейки не изменяются относительно пе­ремещения.

Для создания абсолютной ссылки на ячейку необходимо нажать функциональную клавишу F4.

Если при копировании формулы нужно сохранить фиксиро­ванным только один параметр, т. е. номер строки или номер стол­бца, используются смешанные ссылки.

Функции получают ин­формацию, передаваемую в качестве аргументов и возвращают результат. Аргументы заключаются в скобки и располагаются после имени функции.

Для работы с функциями необходимо пользоваться Мас­тером функций. Для его вызова на вкладке Формулы используется группа Библиотека функций, кнопки Автосумма или Вставить функцию.

В простейшем случае все сводится к двум шагам. На первом шаге надо выбрать функцию из предложенного перечня, а на втором ввести необходимые аргументы. После выбора функции под строкой формул появляется панель формул, в которой нужно заполнить все поля аргументов.

В панели формул под полями аргументов приведено краткое описание выбранной функции. Для более под­робного знаком­ства с данной функцией необ­ходимо нажать кнопку справки.

Наиболее часто приходится применять функцию суммирования значений, поэтому эта функция выведена на стандартной панели инструментов как кнопка Автосумма.

Для того чтобы подсчитать сумму значений ячеек необходимо.

1. Активизировать ячейку, куда нужно поместить результат.

2. Нажать кнопку Автосумма на панели инструментов

1. Выделить диапазон ячеек, значения которых необходимо просуммировать, и нажать <Enter>.

Excel позволяет улучшить наглядность представления данных с помощью различных диаграмм. Для создания диаграммы необходимо выделить ячейки, на основе которых будет строиться диаграмма и в меню Вставка в группе Диаграммы выбрать необходимый тип диаграммы. Все необходимые для работы команды находятся в меню Работа с диаграммами, включающее в себя вкладки Конструктор, Макет, Формат.

Для изменения размеров диаграммы необходимо выделить ее и, перемещая маркеры изменения размеров по углам, установить требуемый размер.

Если нужно удалить диаграмму, выделяем ее и нажимаем клавишу <Delete> .