5.3. Фирма занимается торговлей. Для учета и анализа заказов необходимо создать базу данных.

Для создания файла БД следует выполнить команду Создать и в диалоговом окне файл новой базы данных в поле Имя файла указать новое имя файла.

Для формирования структуры таблицы в окне БД необходимо выбрать вкладку ТАБЛИЦЫ и нажать кнопку Создать. В появившемся диало­говом окне Новая таблица следует выбрать режим Конст­руктор и нажать кнопку ОК. На экране будет отображено окно таблицы в режиме Конструктор, в котором можно задавать имена полей, их типы данных и различные свойства полей. Для создания ключевых полей следует выделить строку с выбранным полем и щелкнуть по кноп­ке Ключевое поле панели инструментов. В нашем случае ключевыми полями являются: поле Код заказа в таблице Заказы, поле Код клиента в таблице Клиенты, поле Код продукта в таблице Продукты.

Имя поля	Тип поля
Номер	Числовой
Код клиента	Числовой
Код продукта	Числовой
Количество	Числовой
Дата поставки	Дата/время
Имя поля	Тип поля		Имя поля	Тип поля
Код клиента	Числовой		Код продукта	числовой
Наименование клиента	текстовый		Название продукта	Текстовый
Адрес клиента	текстовый		Цена	числовой

После сохранения структуры таблицы следует перейти в Режим таблицы для заполнения ее требуемыми данными.

Установка связей между таблицами. Для того чтобы можно было манипулировать данными всех таблиц одно­временно, между созданными таблицами необходимо уста­новить связь по ключевому полю. Это выпол­няется с помощью команды Сервис\Схема данных.

Запросы используются для выборки данных из нескольких таблиц и создания на их основе форм и отчетов. Для формирования запроса необходи­мо открыть вкладку Запросы и нажать кнопку Создать. В диалоговом окне Новый запрос следует выбрать режим Конструктор и щелкнуть по кнопке ОК. В появившемся диалоговом окне ДОБАВЛЕНИЕ ТАБЛИЦЫ на вкладке ТАБЛИЦЫ следует выбрать таблицы, которые будут участво­вать в формировании запроса, и нажать кнопку Добавить. Затем, после нажатия кнопки Закрыть, на экране будет отображено окно запроса в режиме Конст­руктор В верхней части окна располагаются таблицы, уча­ствующие в запросе, а в нижней части, которая назы­вается Бланк запроса, задаются условия отбора.

На рисунке представлен запрос, отображающий клиентов с кодами 40 или 60.

включить поле в набор записей запроса можно перетаскиванием имени поля из таблицы в верхней части окна запроса в строку Поле бланка запроса.

Если не включили в запрос какую-либо таблицу, её можно добавить, выполнив команду Добавить таблицу меню Запрос или нажав кнопку Добавить таблицу на панели инструментов.

Для просмотра результатов запроса из окна БД нужно нажать кнопку Открыть окна Запросы.

При построении запросов можно создавать вычисляемые поля, которые можно делать новым полем в наборе записей. Также поля запроса могут содержать данные, значения которых будут результатом выражений над полями таблицы. Для этого нужно в пустую ячейку строки Поле бланка запроса ввести выражение. Для создания вычисляемого поля можно воспользоваться Построителем выражений.

5.4. Создать базу данных для учета поступления товаров в РТП. Организовать хранение информации в создаваемой базе данных с помощью трех таблиц: «Справочник товаров», «Справочник поставщиков» и «Поставки».

Таблица «Справочник товаров»

Наименование товара	Единицы измерения
Мука в/с	кг
Рис	кг
Сахар	кг
Горох	кг

Таблица «Справочник поставщиков»

Код поставщика	Наименование поставщика	Город	Номер телефона	Расстоя- ние, км
1	КП «Бриз»	Минск	(8-017)226-56-42	65
2	ООО «Стелла»	Молодечно	(8-01773)7-02-72	15
3	ЗАО «Мир»	Минск	(8-017)226-93-22	70
4	Слуцкий сахарный завод	Слуцк	(8-01795)5-43-12	160

Таблица «Поставки»

Код поставки	Дата	Наименование товара	код поставщика	Количество товара	Цена
1	02.02.02	Мука в/с	1	500	550
2	02.02.02	Рис	2	600	880
3	03.02.02	Мука в/с	3	400	560
4	03.02.02	Сахар	1	300	780
5	05.02.02	Сахар	2	800	850
6	06.02.02	Сахар	4	200	870
.7	06.02.02	Горох	1	700	480
8	08.02.02	Горох	3	1000	500

1. Вызвать программу Access.

2. Щелкнуть мышью по кнопке Новая база данных, а затем — по кнопке Ok. В окне Файл новой базы данных в строке Папка выбрать свою папку. В строке Имя файла набрать название базы данных: Товародвижение и щелкнуть мышью по кнопке Создать.

3. В окне Товародвижение: база данных щелкнуть мышью по кнопке Таблицы, а затем — по кнопке Создать. В окне Новая таблица щелкнуть мышью по строке Режим конструктора таблицы, а затем ввести названия полей и выбрать типы полей из раскрывающегося списка – текстовый для всех полей таблицы.

3.1. В появившемся окне Сохранение в строке Имя таблицы набрать текст Справочник товаров и щелкнуть мышью по кнопке Ок.

3.2. В ответ на запрос "Создать ключевое поле сейчас?" щелкнуть мышью по кнопке Нет.

3.2. Вернуться в режим таблицы для ввода исходных данных.

4. Выйти в окно базы данных. Выбрать режим конструктора таблицы для созда-ния таблицы «Справочник поставщиков»

4.1. Выбрать тип поля для поля Расстояние - числовой, для поля Код поставщика – счетчик, для остальных – текстовый. Определить ключевое поле Код поставщика. Щелкнуть мышью на панели инструментов по кнопке Сохранить.

4.2. Ввести исходные данные. Ввод данных в каждое поле таблицы завершать нажатием клавиши Enter.

5. Выбрать режим Конструктора таблиц для создания таблицы «Поставки»

Ввести название поля Код поставки, выбрать тип поля – счетчик, поле будет заполняться автоматически.

5.1. Выбрать поле Код поставки в качестве ключевого, щелкнуть по кнопке Ключевое поле на панели инструментов

5.2. Сформировать поле Дата, тип дата-время,

5.3. Сформировать поле Наименование товара. Указать в качестве источника данных для поля Наименование товара список товаров, внесенных в поле с таким же названием в таблицу «Справочник товаров»

5.3.1. Ввести во второй строке имя поля: Наименование товара и выбрать для него текстовый тип, не переводя курсор из строки Наименование товара, щелкнуть мышью по закладке Подстановка. Щелкнуть мышью по слову "Поле" в строке Тип элемента управления, а затем - по появившейся при этом кнопке Раскрыть список. Выбрать щелчком мыши из раскрывшегося списка строку Поле со списком. Щелкнуть мышью по незаполненному полю в строке Источник строк, а затем - по появившейся при этом кнопке Раскрыть список. Щелчком мыши выбрать строку с названием таблицы «Справочник товаров»

При заполнении поля Наименование товара и ввод данных можно осуществлять, выбирая нужное значение из списка, появляющегося при щелчке мышью по кнопке Раскрыть список в соответствующем поле.

5.4. Ввести в следующей строке имя поля код поставщика выбрать для него числовой тип.

6. Открыть окно Схема данных, щелкнув по кнопке на панели инструментов или выбрав одноименную команду из меню Сервис

В появившемся окне Добавление таблицы выделить названия трех таблиц, протянув по ним мышью. Щелкнуть мышью по кнопке Добавить, а затем — по кнопке Закрыть. В появившемся окне Схема данных перетянуть таблицы с помощью мыши так, чтобы таблица «Поставки» располагалась в верхней части посередине окна, а две другие таблицы — в нижней части по краям окна. При необходимости расширить размеры таблиц гак, чтобы в них полностью отображались названия полей.

Установить указатель мыши в строку Наименование товара в таблице «Справочник товаров», нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, перетянуть указатель мыши на строку с таким же названием в таблице «Поставки».

Создать связь между таблицами «Справочник поставщиков» и «Поставки»

Аналогичным образом перетянуть указатель мыши от строки Код поставщика в таблице «Справочник поставщиков» к строке с таким же названием в таблице «Поставки»

Щелкнуть мышью по кнопке Сохранить, а затем закрыть окно Схема данных.