2.2. Планирование и организация документооборота проекта

2.2.1. Результатами процесса планирования являются:

детальный план контрольных событий проекта, по форме ФУП-5, представленной в приложении;

план-график проекта по форме ФУП-6, представленной в приложении;

формирование частных технических заданий (ЧТЗ) на блоки работ по форме ФУП-3, представленной в приложении.

создание электронного архива документов проекта в сети интернет в группе «Методология консалтинга 2014-2015» а так же на базе общего почтового ящика рабочей группы и связанных с ним функций (календарь, хранение документов, sms оповещение о наступлении контрольных событий проекта, проведение чатов и конференций).

2.2.2 Участники рабочей группы персонально оцениваются преподавателем с точки зрения своевременного и качественного предоставления результатов процесса планирования. Администратор проекта координирует работы по детализации утвержденного Плана контрольных событий проекта и составления Плана-графика по форме, представленной в приложении.

2.2.3. На этапе планирования проекта проводится разбиение проекта на отдельные блоки работ и выделение достаточного (на основании экспертного мнения преподавателя и Заказчика проекта) количества мероприятий и контрольных событий в разрезах: отчетные периоды (неделя, месяц), этапы проекта, весь проект. Постановка задач на блоки описывается частными техническими заданиями.

2.2.4. План-график проекта согласуется:

а) участниками проекта;

б) администратором проекта;

в) преподавателем;

г) Заказчиком.

2.2.5. Все документы, сформированные по результатам процесса хранятся в бумажном виде в архиве проекта у администратора, а так же в электронном виде на общем ресурсе (в общем электронном архиве проекта в закрытой группе «Методология консалтинга 2014-2015»).

2.2.5. Ответы на запросы и электронные письма в рамках проекта должны быть сделаны в течение текущего рабочего дня. Письма, содержащие документы на согласование должны быть снабжены уведомлением о прочтении.

2.2.6. В бумажном и электронном архиве проекта хранятся:

Список консультантов проекта с указанием их контактов (телефоны и электронные адреса) по ФУП-4,

Техническое задание и ЧТЗ по ФУП-2 и ФУП-3;

Паспорт консультационного проекта (утверждается преподавателем-консультантом) по ФУП-1;

Общее описание организации согласно приложению 2;

Глоссарий проекта по Форме ФУП-10;

Отчеты о всех переговорах с представителями Заказчика в рамках проекта;

Протоколы совещаний групп консультантов по ФУП-10;

Протоколы полевых исследований по ФУП-8;

Деловая официальная переписка с Заказчиком;

Формы документов полевых исследований организации (анкеты, формы наблюдений, бланки документов и пр.) утвержденные Заказчиком;

Прочие аналитические документы, прилагаемые к Делу, сформированные стороними организациями (обзоры, статьи, исследования и пр.);

Заполненные полевые документы (анкеты, отчеты, протоколы);

Результаты обработки данных полевых исследований, ментальные и когнитивные карты;

Отчет и документы для заказчика, утвержденные Заказчиком и преподавателем-консультантом;

Акт приемки-сдачи результатов проекта Заказчику;

Отчет по проекту для Заказчика,

Слайды презентации проекта на его защите;

Прочие документы, имеющие отношение к проекту.