3. Поиск записей
Для поиска записей следует обратиться к меню Правка→Найти, в поле "Что" диалогового окна "Найти" ввести образец поиска, а в поле "Область поиска" установить "значения". После этого табличный курсор будет установлен на искомую ячейку. Если ячеек с искомым признаком несколько, то для продолжения нажать кнопку "Найти далее". В начале поиска курсор должен быть установлен в начало списка. Допускается применение масок. Маска – это текстовый шаблон, составленный из обычных и специальных символов. В качестве специальных используются символы ? и *. Первый означает любой символ; второй – любой текст. Например, если для рассмотренного выше примера задать поиск информации по маске ?е*, то в таблице будут найдены фамилии Непошеваленко И., Дедикова Т. и Немчинов А.
4. Применение фильтров
Фильтр - это средство для отбора записей в таблице по некоторому критерию. В Excel имеются два типа фильтров: автофильтр и расширенный фильтр. Автофильтр показывает записи, совпадающие с критериями фильтрации, и скрывает не совпадающие. Расширенный фильтр способен сформировать новую таблицу из отфильтрованных записей.
4.1 Автофильтр
Для применения автофильтра необходимо выделить любую клетку внутри фильтруемой таблицы и обратиться к меню Данные→Фильтр...→Автофильтр. После обращения в заголовке таблицы должны появиться кнопки для раскрытия списков. Нажатие любой кнопки приводит к раскрытию списка элементов соответствующего столбца таблицы. Выбранный элемент является критерием фильтрации. Строки таблицы, в которых элементы столбца не совпадают с критерием будут скрыты, причем за совпавшими сохраняются их прежние порядковые номера. Выбор второго критерия в другом списке приведет к дополнительной фильтрации записей и т.д. В качестве примера рассмотрим применение автофильтра для таблицы с итогами сессии. На рисунке 93 показаны результаты фильтрации по условию "Оценка по информатике"=5.
Рисунок 93 - Результаты фильтрации
Обратите внимание, что записи, не отвечающие условию фильтрации скрыты. Поэтому нумерация строк идет не по порядку и выделена синим цветом.
Для задания более сложного условия фильтрации необходимо в соответствующем раскрывающемся списке выбрать "[Условие...]" и сформулировать его в открывшемся окне "Пользовательский автофильтр". Окно содержит поля для ввода знаков логических отношений и метки логических операций И и ИЛИ. Например, для отбора записей, соответствующих студентам, получившим по информатике 4 или 5, следует выполнить настройки, как показано на рисунке 94.
Рисунок 94 - Окно Пользовательский автофильтр
Отменить результаты фильтрации можно через Данные→Фильтр... и убрать флажок с меню Автофильтр.
Достоинство автофильтра в простоте его применения. Недостаток: в отсутствии возможности формулировать сложные условия, связывающие условия фильтрации в разных столбцах операцией ИЛИ.
4.2 Расширенный фильтр
Для применения расширенного фильтра требуется предварительная подготовка, состоящая из двух этапов:
подготовки вспомогательной таблицы (диапазона) критериев;
планирования места для размещения результатов фильтрации.
Таблица критериев состоит из строки заголовков и строк с критериями. В смежных ячейках первой строки размещаются необходимые заголовки критериев, совпадающие с заголовками основной таблицы. Лучше формировать эти заголовки копированием из основной таблицы. Под заголовками размещаются критерии, причем если несколько критериев расположены в одной строке, они считаются связанными между собой логической операцией И, если в разных - ИЛИ.
В качестве критериев можно использовать содержимое ячеек таблицы или логические выражения с использованием содержимого.
В качестве примера рассмотрим условие фильтрации ("Группа"=154 И "Оценка по информатике">3) ИЛИ ("Группа"=155 И "Оценка по информатике">3).
Исходная таблица, блок критериев и новая таблица с результатами фильтрации показаны на рисунке 95.
Рисунок 95 - Исходная таблица с результатами расширенного фильтра
В рассмотренном примере блок критериев расположен в диапазоне G1:H3. Запуск расширенного фильтра выполняется через меню Данные→Фильтр... →Расширенный фильтр. В окне "Расширенный фильтр" следует задать настройки, как показано на рисунке 96.
Рисунок 96 - Диалоговое окно Расширенный Фильтр
Обратите внимание, что место для размещения результата указано диапазоном из одной строки. Excel автоматически увеличивает этот диапазон, если число записей, удовлетворяющих условию больше заданного в окне "Расширенный фильтр". Этот диапазон должен быть отделен от диапазона критериев по крайней мере одной пустой строкой.