Правила оформления документов на пк

1. Документы выполняют в приложении Word.

2. Документы оформляются на бланках с полями в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Для этого выполнить следующие действия: Меню Файл -Параметры страницы – Поля -Установить поля (верхнее, нижнее, левое – 2 см, правое 1 – 1,5 см).

3. При оформлении документов реквизиты размещают в строго определенных местах в соответствии с конструкционной сеткой. Конструкционную сетку оформляют в виде таблицы (размеры смотри в стандарте). Для построения сетки необходимо выполнить следующие действия: Меню Таблица - Вставить таблицу (3 столбца 8 строк).

4. Установить размеры ячеек таблицы в соответствии с ГОСТ. По горизонтали ширина левого столбца 73 мм, правого – 88 мм (на горизонтальной линейке установить маркеры, соответствующие вертикальным линиям к делениям 7,25 и 9).

5. Размеры первых трех строк по вертикали 34, 22, 18 мм соответственно (положения на вертикальной линейке 3,5, 5,5, 7,25).

6. В четвертой строке объединить ячейки. В этой области будет оформляться реквизит Текст (размер строки по вертикали определяется объемом текста).

7. Пятая строка содержит реквизит 22 Подпись (соответственно элементы реквизита располагаются по ячейкам строки).

8. Шестая строка для реквизитов 23 Гриф согласования и 24 Виза согласования

9. Седьмая строка для реквизита 27 Отметка об исполнителе (левая ячейка)

10. Восьмая строка располагается на границе нижнего поля или отдельной таблицей в нижнем колонтитуле. Здесь располагают реквизиты 28 Отметка об исполнении, 30 Идентификатор электронной копии, 29 Отметка о поступлении документа в организацию.

11. После оформления документа необходимо скрыть границы таблицы.

Общие требования к оформлению документов

• Шрифт Times New Roman, размер 13, 14 (для реквизитов бланков 08, 09 - по выбору).

• Каждый элемент реквизита печатают с большой буквы;

• Реквизиты Название организации (08) и Название вида документа (10) пишут прописными (большими) буквами;

• Реквизиты форматируют по центру ячейки или по левому краю ячейки, соблюдать единообразие форматирования;

• Реквизиты Текст (20) и Отметка о наличии приложения (21).оформляют с открытой пунктуацией (без точек в конце реквизита), исключение

08 09 04-06 10		15,16
11,12 13,14
18
20,21
22
23,24		23,24
27
29	30		28

3. Примерный перечень вопросов к итоговой аттестации

1. Охарактеризуйте делопроизводство как отрасль деятельности.

2. Опишите нормативно-методическое регулирование документационного обеспечения управления (ДОУ) в настоящее время.

3. Опишите оформление управленческих документов (ГОСТ Р 6.30-2003).

4. Охарактеризуйте бланки документов.

5. Охарактеризуйте организационно-распорядительные документы, используемые в деятельности обычного предприятия.

6. Опишите требования к текстам служебных документов.

7. Опишите общие требования к организации службы ДОУ.

8. Опишите организационные формы работы с документами.

9. Какова типовая организационная структура службы ДОУ на различных предприятиях.

10. Опишите задачи и функции службы ДОУ.

11. Опишите инструкцию по делопроизводству – важнейший нормативный документ по ДОУ.

12. Опишите табель форм документов организации. Назначение, общие требования к оформлению. Опишите этапы разработки Табеля форм документов организации.

13. Опишите унификацию форм документов. Унифицированная система документации. Опишите виды унифицированных текстов.

14. Охарактеризуйте альбом форм документов организации. Назначение, общие требования к оформлению.

15. Охарактеризуйте понятие «документооборот», его развитие и нормативно - методическая регламентация.

16. Охарактеризуйте основные правила организации документооборота в учреждении.

17. Охарактеризуйте понятие «документопоток». Классификация документопотоков организации.

18. Охарактеризуйте понятие «объем документооборота».

19. Охарактеризуйте прием, обработку и распределение поступающих документов.

20. Охарактеризуйте правила обработки исходящих документов.

21. Охарактеризуйте правила обработки внутренних документов.

22. Опишите значение и задачи регистрации документов.

23. Опишите общие правила регистрации документов. Опишите формы регистрации документов.

24. Опишите информационно-справочную работу по документам.

25. Опишите контроль за исполнением документов. Значение и виды контроля.

26 Опишите организацию оперативного хранения документов.

27. Опишите организацию архивного хранения документов.

28 Опишите организацию систематизации документов организации. Номенклатура дел