Глава 4. Бюджетирование с помощью erp‑системы «Галактика»

Одним из самых мощных и эффективных программных средств, позволяющих автоматизировать процессы бюджетирования, является система «Галактика» – продукт от российской компании «Галактика» (www.galaktika.ru). Ее отличительной особенностью по сравнению с другими программами является широчайшая функциональность, способность работать с большими базами данных, масштабность, мощные возможности для анализа, сравнения и прогнозирования. Эти, а также другие достоинства программы позволяют успешно ее эксплуатировать на предприятиях крупного бизнеса: корпорации, холдинги, объединения, финансово‑промышленные группы, и т. д.

Структура программы «Галактика» имеет модульное представление. Каждый модуль ориентирован на выполнение целого ряда специфичных задач: например, модуль «ФРО» предназначен для учета безналичных денежных средств и банковских операций, модуль «Касса» – для учета наличных денежных средств и кассовых операций, модуль «Заработная плата» – для начисления и расчета заработной платы, социальных и иных выплат сотрудникам, и т. д. Наряду с этим, модули «Галактики» тесно взаимосвязаны друг с другом и представляют собой единую информационную систему.

Блок финансового планирования и анализа включает в себя модули «Платежный календарь», «Управление бюджетом» и «Финансовый анализ». В этой книге мы будем рассматривать модуль «Управление бюджетом», поскольку именно он предназначен для автоматизации процессов бюджетирования.

Основные термины и понятия, используемые в системе «Галактика»

Программа «Галактика» отличается тем, что в ней используется своя терминология, которой должен овладеть каждый пользователь. В данном разделе мы приводим трактовку основных терминов и понятий.

Активная копия бюджета – единственная копия бюджета, которая используется во многих операциях, как копия по умолчанию. В механизме согласования бюджетов – это текущая утвержденная копия бюджета.

Аналитика – аналитический признак показателя (статьи) бюджета, имеющий несколько значений. При автоматизированном ведении бюджетирования в качестве аналитических признаков могут использоваться каталоги используемой системы автоматизации – например, каталоги контрагентов, услуг, материальных ценностей, и др.

Аналитический разрез – набор аналитических признаков, в разрезе которых формируется значение показателя (статьи) бюджета.

Атрибуты внешнего фактора – тип внешнего фактора (например, сезонный рост цен, либо индекс инфляции, и т. п.) и тип значения внешнего фактора (например, конкретное число, либо диапазон значений, и т. п.).

База распределения бюджета – совокупность правил, описывающих распределение значения статьи бюджета для одного центра финансовой ответственности по статьям бюджетов других центров финансовой ответственности.

Бизнес‑прогноз – совокупность предполагаемых данных, отражающих особенность внешней и внутренней среды предприятия на будущий период.

Бюджет – финансовый план, который характеризуется центром ответственности и периодом планирования. Бюджет отражает расходы и поступления средств по отдельным финансовым операциям.

Бюджетирование – разработка бюджетов, направленная на решение двух основных задач: определение объема и состава расходов и обеспечение покрытия этих расходов финансовыми ресурсами из различных источников.

Вариант бюджета – некоторый вариант развития событий, учитывающий алгоритмы расчетных статей, прогнозные курсы валют, внешние факторы и др. Если в программе предусмотрено использование механизма вариантов бюджетов, то это позволяет формировать бюджеты одновременно для нескольких различных вариантов развития ситуации – например, учитывая рост или падение курсов валют, динамику цен, и т. п.

Внешний фактор – параметр, влияющий на значения статей бюджета в определенном временном интервале. Примеры внешних факторов – показатели инфляции, сезонные колебания цен, и т. д.

Значение аналитики – конкретное значение аналитического признака. Например, для аналитики «Каталог контрагентов» значением является ООО «Протон».

Значение по аналитике – значение статьи бюджета для конкретного значения аналитики. Например, если к статье привязана аналитика «Каталог контрагентов», и значение статьи бюджета для значения аналитики ООО «Протон» равно 1000, то 1000 – это значение статьи бюджета по аналитике ООО «Протон».

Контроль исполнения бюджета – составная часть бюджетного процесса, позволяющая собой мониторинг производственно‑хозяйственной деятельности в контексте достижения бюджетных показателей.

Слой аналитики – определяет представление данных по аналитическому разрезу. В разных слоях данные можно представить либо как различные иерархии аналитических признаков, либо агрегировать по одному или нескольким аналитическим признакам. Например, слоем является часть значений аналитик, входящих в состав некоторой группы аналитик.

Спецификация внешнего фактора – совокупность следующих показателей: период действия внешнего фактора и значение внешнего фактора.

Стадия бюджетного процесса – числовой идентификатор бюджетного процесса. Например, стадии формирования бюджетов доходов можно снабжать числовыми идентификаторами, начинающимися с цифр 01, а стадии формирования бюджетов расходов – 02.

Статья бюджета – это основной показатель бюджета, который в большинстве случаев характеризуется следующими атрибутами: тип показателя (доход, расход, задолженность и т. п.), способ расчета, валюта показателя, аналитический разрез.

Типовая финансовая операция – сервисное средство для автоматического формирования финансовых операций и бухгалтерских проводок. Пользователь самостоятельно создает описание типовой финансовой операции, которое включает в себя ее наименование, статью бюджета, формулы для расчета суммы операции. Типовые финансовые операции группируются по видам операционных, первичных и иных документов и используются при регистрации часто и одинаковым образом проводимых финансовых операций. Описание типовой финансовой операции может также включать в себя корреспонденцию счетов бухгалтерских проводок и формулы для расчета сумм оборотов. Поэтому типовая финансовая операция может автоматизировать формирование как финансовых операций, так и бухгалтерских проводок.

Типовая форма бюджета – набор показателей (статей) бюджета, предназначенный для визуального представления бюджета.

Центр ответственности – элемент организационной структуры субъекта хозяйствования, имеющий собственный финансовый план. Например, центрами ответственности могут являться предприятия, входящие в состав одной корпорации.