Консолидация и разнесение бюджетных статей

Как уже отмечалось ранее, в программе BPlan направление состоит из набора иерархически организованных элементов. Что касается бюджетных статей, то их тоже можно объединять в иерархические группы. Для расчета значений иерархически организованных статей и значений статей для иерархически организованных элементов направлений в BPlan существует специальный метод расчета, называемый консолидацией . При этом имеется два вида консолидации – консолидация статей и консолидация по направлению .

Консолидация статей – расчет значения родительской статьи как суммы значений всех ее дочерних статей. Консолидация по направлению – расчет значения статьи как суммы ее значений по иерархии, заданной направлением.

Оба вида консолидации генерируются программой автоматически сразу после создания соответствующей иерархии. При этом реализована возможность отключения консолидации для любой статьи по любому из направлений. Например, для статьи «цена за единицу продукции» консолидация по направлению «время» не будет иметь смысла и ее необходимо отключить. Учтите, что консолидация статей может быть отключена только заданием явной формулы для какой‑либо статьи.

В программе существует еще один метод расчета, который называется разнесение . Его сущность заключается в том, что он является обратным консолидации и расчету по формулам. Существует три вида разнесения, которые перечислены ниже.

• Разнесение статей – распределение значения родительской статьи по дочерним статьям пропорционально их текущим значениям.

• Разнесение по направлению – распределение значения статьи на ее значения по иерархии, заданной направлением, пропорционально текущим значениям.

• Разнесение по формуле – распределение значения статьи, для которой существует формула, на статьи, входящие в формулу, по алгоритму, обратному существующей формуле.

Чтобы выполнить разнесение по формуле, следует предварительно выяснить, на какую из статей, входящих в формулу, будет производиться разнесение, иначе говоря – определить деконсолидируемую статью. Значения остальных статей, входящих в формулу, при разнесении останутся неизменными.

Процесс разнесения осуществляется в два этапа. Вначале ячейке таблицы, которую необходимо разнести, присваивается статус «редактируемая», после чего для нее выполняется команда «разнести ячейку». При этом проводится расчет с использованием всех возможных для этой ячейки видов разнесения: разнесение статей в случае, если у данной статьи есть дочерние статьи, разнесение по направлению для всех направлений, по которым есть дочерние элементы, и разнесение по формуле в случае, если для статьи существует формула и определена деконсолидируемая статья из числа входящих в формулу.

Работа с бюджетными таблицами

Одним из важнейших элементов бюджетов, создаваемых в программе BPlan, являются бюджетные таблицы, в которых планируются (отображаются, редактируются и рассчитываются) значения определенных статей, представленные в разрезе определенных направлений. Каждая таблица может содержать неограниченное число статей и не более 4‑х направлений (не считая «Время» и «Валюты»).

В BPlan процедуры создания направлений и конструирования на их основе таблиц разделены. Иными словами, вы можете в любой последовательности создавать в системе направления и бюджетные таблицы.

ВНИМАНИЕ Единственным условием создания таблицы является наличие как минимум одного ранее определенного направления.

Одно и то же направление может быть использовано во множестве разных таблиц. При внесении изменений в структуру элементов какого‑либо направления, они автоматически появляются во всех таблицах, созданных на основе данного направления.

Статьи создаются внутри конкретной таблицы, причем можно включить статью, созданную в одной таблице, также и в любую другую таблицу.

Чтобы иметь возможность работать с многомерной (имеющей больше двух иерархических направлений) таблицей, в BPlan существуют специальные возможности по настройке вида отображения таблиц, которые перечислены ниже.

• Как по горизонтали, так и по вертикали таблицы можно отобразить любое количество направлений – «видимые» направления.

• Для «видимых» направлений можно «сворачивать» и «разворачивать» данные по уровням иерархии.

• В случае, если нежелательно отображение всего «видимого» направления, можно указать для него ограниченную область элементов для отображения.

• Ряд направлений можно сделать «невидимыми» – не отображать их ни по горизонтали, ни по вертикали. Для этих направлений необходимо указать элемент, данные для которого будут отображаться в таблице.

• В случае если нежелательно отображение всех содержащихся в таблице статей, можно ограничить отображение только выбранными статьями.

• Имеется возможность «сворачивать» и «разворачивать» данные по уровням иерархии статей.

Для работы с бюджетными таблицами предназначены команды, расположенные в меню Таблица, которое отображается в составе главного меню программы только в том случае, когда открыто окно таблицы (это окно расположено в правой части главного окна программы, на рис. 2.1 оно является пустым).

Команда Таблица→Печать предназначена для вывода на печать текущей таблицы; перед этим рекомендуется просмотреть печатную форму документа с помощью команды Таблица→Предварительный просмотр.

При активизации любой из команд: Таблица→Параметры вертикальной оси или Таблица→Параметры горизонтальной оси на экране открывается окно Параметры оси, в котором с клавиатуры указывается соответственно высота строки или ширина колонки. По умолчанию высота строки равняется 20, ширина колонки – 80.

С помощью команды Таблица→Запустить пересчет статей осуществляется запуск пересчета всех статей текущей таблицы. При необходимости можно выполнить выборочный пересчет статей – для выполнения данной операции предназначена команда Таблица→Запустить пересчет выделенных статей.

Команды Ячейки редактируемые, Ячейки рассчитываемые, Ячейки фиксированные и Ячейки не фиксированные предназначены для придания соответствующего статуса предварительно выделенным ячейкам (либо ячейке, на которой в данный момент установлен курсор). Если к предварительно выделенным ячейкам применить команду Ячейки редактируемые, то значения этих ячеек можно будет изменять как вручную, так и с помощью формул. После выполнения команды Ячейки рассчитываемые значения выделенных ячеек отредактировать будет невозможно. С помощью команды Ячейки фиксированные значения выделенных ячеек нельзя будет сформировать либо изменить расчетным путем. С помощью команды Ячейки не фиксированные с выделенных ячеек снимается запрет на выполнение расчетных операций.

Команда Таблица→Мастер связи с MS Excel предназначена для перехода в режим настройки связи ячеек таблицы с ячейками выбранного файла Excel. При активизации данной команды на экране открывается окно, которое показано на рис. 2.8.

Рис. 2.8. Настройка обмена данными с Excel

C помощью переключателя Диапазон ячеек определяется, на какие ячейки текущей таблицы распространяется данная настройка. Если переключатель установлен в положение Только выделенные, то настройка будет распространяться только на предварительно выделенный диапазон ячеек. При установленном значении Все ячейки текущего представления таблицы в обмене данными будут участвовать все ячейки текущей таблицы. В выделенной области Перенести в MS Excel путем установки соответствующих флажков определяются типы данных, которые должны быть перенесены в Excel. Возможные варианты – Название таблицы и фиксированных значений, Заголовки строк и столбцов и Значения ячеек.

В нижней части окна в выделенной области Файл MS Excel указываются параметры файла Excel, с которым будет осуществляться обмен данными. В первую очередь в соответствующем поле следует указать путь к файлу. Для этого нужно нажать кнопку, расположенную справа от данного поля, и в открывшемся окне Выберите MS‑Excel файл для связи указать требуемый путь.

С помощью кнопки Открыть MS Excel на экран выводится окно табличного редактора Excel. В поле Лист книги из раскрывающегося списка нужно выбрать лист книги Excel, с которым будет производиться обмен данными.

По окончании настройки связи с Excel нужно в данном окне нажать кнопку ОК. С помощью кнопки Cancel осуществляется из данного режима без сохранения выполненных изменений.