Первые шаги в системе Access

Прежде чем приступить к созданию таблиц базы данных, необходимо создать файл базы данных. Access формирует файл с расширением .mdb (Microsoft DataBase), в котором хранятся не только все таблицы с данными, но и программные компоненты, предназначенные для обработки данных и организации пользовательского интерфейса. По сути дела, вся разрабатываемая информационная система будет представлять собой один файл.

После запуска Microsoft Access выводит первое диалоговое окно, позволяющее начать создание базы данных. Если это окно не выводится, начать создание базы данных можно с помощью команды Файл/Создать или кнопки Создать базу данных на панели инструментов.

• Задание:

1. Создать файл базы данных и сохранить его в своей личной папке под именем, например, dekanat.mdb или любым другим подходящим именем.

В результате открывается окно базы данных.

Объекты субд ms Access.

Окно базы данных имеет строку заголовка, содержащую название БД, три кнопки управления размером окна, кнопки представления информации в окне. Слева располагается список объектов базы данных: Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Страницы, Макросы и Модули (см. рис 1.2). Рассмотрим функции характерные для каждого объекта:

• таблица. Это объект, который определяется и используется для хранения данных. Каждая таблица включает информацию о том, что является предметом учета для конкретной задачи, например, анкетные данные студентов.

• запрос. Это объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц.

• форма. Это объект, предназначенный для ввода данных в удобном для пользователя виде, отображения этих данных на экране. С помощью формы можно в ответ на некоторое событие запустить макрос или процедуру. Таким образом, посредством форм можно управлять работой приложения.

• отчет. Это объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в состав другого приложения.

• макрос. Это объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые, по мнению администратора базы данных, должен выполнять Access в ответ на то или иное событие.

• модуль. Это объект, содержащий программы на Microsoft Access Basic, которые позволяют разбить процесс на более мелкие действия.

После открытия конкретной базы данных, Access выводит на рабочее поле окно, содержащее полный перечень всех объектов, сгруппированных по типам. Для просмотра объектов определенного вида, например всех запросов, необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши по соответствующему корешку (или вкладке).

Окно базы данных

Рис 1.2

В составе окна также имеются три кнопки:

• Открыть (если выбрана таблица, форма, запрос или страница), Просмотреть (отчет), Запустить (макрос или модуль);

• Конструктор (позволяет перейти в режим доработки любого ранее созданного объекта, например, можно добавить еще один столбец к таблице или поменять внешний вид формы);

• Создать (позволяет приступить к созданию нового объекта любого выбранного типа). Обычно при создании любого объекта возможны два основных способа: Мастер или Конструктор.

Мастер (wizard — дословный перевод «волшебник») создает нужный объект автоматически, задавая при этом некоторые уточняющие вопросы.

Конструктор позволяет создавать объект «вручную», при этом разработчик может создать объект с любыми нужными характеристиками. Но, конечно, работа с конструктором сложнее и требует больше времени, чем быстрое создание объекта мастером.

При выполнении лабораторных работ рекомендуется использовать в основном конструктор. Отдельно оговаривается, в каких случаях будем использовать мастер.