2.4 Совершенствование учёта расчётов со стипендиатами с использованием пэвм

При выборе программного продукта для автоматизации этого участка важно учесть два взаимоисключающих фактора – простота программы и наличие максимального количества функциональных возможностей, учитывающих различные особенности расчета стипендий.

Следует отметить, что расчет стипендий – один из главных участков бухгалтерии в высших учебных заведениях, поэтому задача его автоматизации сложная и ответственная. При этом программа должна быть достаточно простой, но иметь широкий спектр функциональных возможностей, учитывающих различные особенности расчета стипендий.

Для учета расчетов со стипендиатами можно посоветовать комплекс таких конфигураций, как «Комкон:Вуз. Студенты + Стипендия», «Аналит:Расчет стипендий», «АВРО-БУС:Расчет стипендий 1.0» и «Эксперт:Расчет стипендий».

Все эти конфигурации получили сертификат «Совместимо! Система программ «1С:Предприятие» и обладают следующими общими характеристиками:

- все программные продукты предназначены для расчета стипендий учащимся высших учебных заведений и ведения взаиморасчетов с учащимися. Кроме того, все конфигурации имеют не только общую платформу, но и компоненту «Расчет», на которой они написаны.

- любая из этих программ является готовым решением для автоматизации расчета стипендий в современном вузе (как бюджетного, так и коммерческого направления деятельности). Стоит также отметить, что все эти программы находятся примерно в равных условиях по ценовой политике.

1) Конфигурация «Комкон:Вуз. Студенты + стипендия» (разработчик - «Комкон-проект») является специализированной конфигурацией, предназначенной для использования в управлениях (отделах) кадрами и бухгалтериях государственных вузов. Состоит данная конфигурация из двух взаимосвязанных блоков «Студенты» и «Стипендия» и предназначена для:

- ведения личных дел и учета студентов;

- формирования печатных форм приказов, справок и установленной отчетности по студентам;

- расчета стипендий и других видов начислений или удержаний;

- ведения взаиморасчетов с учащимися.

а) Основные возможности по блоку «Студенты»:

кадровый учет студентов;

- формирование кадровых приказов различных видов как по отдельному студенту, так и списком - 17 видов приказов;

- формирование справок для обучающихся и обучившихся студентов;

- формирование отчетности (списки, статистика) с возможностью отбора по различным критериям.

б) Основные возможности по блоку «Стипендия»:

- ведение лицевого счета студента;

- начисления, включающие в себя несколько разделов;

- различные виды стипендий;

- единовременные поощрительные и другие выплаты;

- материальная помощь, не облагаемая налогом;

- компенсации (оплата питания, оплата проездных документов и т. п.);

- единовременные пособия учащимся, имеющим льготы;

- пособия и другие выплаты за счет средств государственных социальных внебюджетных фондов (пособия по беременности и родам, при рождении ребенка и т. п.).

- удержания:

- удержания по исполнительным листам;

- по инициативе администрации;

- по заявлению учащегося.

- выплата:

- полный расчет;

- депонирование сумм, не выданных по платежным ведомостям и выплата депонентам;

- выплата через банк, с выгрузкой данных для банка в электронном виде в установленном формате.

- отчетность.

2) Продукт «Эксперт:Расчет стипендий. Конфигурация для компоненты «Расчет»» (разработчик - «Эксперт»)

Специфика этой конфигурации в том, что в систему введено такое понятие, как «успеваемость», которое учитывается при расчете стипендии. «Успеваемость» является оценочной характеристикой, отражающей уровень подготовленности учащегося. Может существовать несколько уровней успеваемости, например, «отлично», «хорошо» и «удовлетворительно».

Для каждого уровня успеваемости учащихся назначается тариф для выплаты стипендии. Данные тарифы могут быть установлены готовой суммой или в процентном соотношении. Величина тарифа может отличаться для разных уровней успеваемости учащихся.

3) Одной из программ для автоматизации этого участка является «АВРО-БУС: Расчет стипендий». Это решение разработано на платформе "1С:Предприятие 7.7" на основании многолетнего опыта автоматизации ВУЗов и успешно используется в нескольких бюджетных организациях с численностью студентов от 1000 до 4000 человек, постоянно развивается и дополняется новыми функциональными возможностями.

Конфигурация «АВРО-БУС: Расчет стипендий» предназначена для расчета стипендий студентам в организациях, финансирование деятельности которых осуществляется как за счет средств из нескольких источников (в бюджетных организациях), так и из одного. Расчет стипендий на всех этапах производится в разрезе источников финансирования и статей экономического классификатора расходов.

В конфигурации предусмотрен прием, перевод, выпуск или отчисление как одного студента, так и для произвольной группы. При приеме одного студента можно указать долгосрочные надбавки, которые будут начисляться вместе со стипендией, для группы студентов надбавки устанавливаются отдельными документами.

В БГЭУ используется программный продукт «Doss», который представляет собой специализированное решение для учреждения образования, осуществляющих учет расчетов со стипендиатами. В нем представлен как бухгалтерский, так и кадровый учет студентов.

Программный продукт позволяет:

- вести кадровый учет студентов;

- устанавливать дополнительные уникальные признаки для каждого студента;

- формировать справки для обучающихся студентов и выпускников;

- оперативно получать необходимую информацию о студенте;

- организовать дополнительные справочники, для хранения информации о любых физических лицах (ректоре, деканах, преподавателях и т.п.);

- производить назначение, как основной стипендии, так и других начислений или удержаний (материальная помощь, компенсация, взносы членов профсоюзов и т.д.);

- автоматически производить расчет стипендий по назначенным начислениям и дополнительным признакам;

- формировать основные отчеты по произведенным начислениям сразу после проведения документа «Расчет» непосредственно из формы редактирования данного документа;

- получать информацию о суммах начислений или удержаний с разбивкой по видам начислений или удержаний и фильтром по дополнительным признакам;

- формировать сводный отчет с общей информацией о суммах начислений или удержаний по факультету, с разбивкой по курсам и группам.

В программе предусмотрена возможность подключения внешних обработок, печатных форм, обработок заполнения табличных частей.

Это значит, что по желанию пользователя может быть разработан дополнительный отчет или печатная форма или обработка заполнения табличной части, которые могут подключаться к документам.

Среди основных ежемесячно используемых форм, печатаемых программой, в БГЭУ можно выделить:

1. расчётные листки (приложение О)

2. свод накопительных ведомостей (приложение Т)

3. справка о доходах студента (приложение У)

Также программа направлена на облегчение работы по расчетам со студентами, обучающимися на платной основе («Управление бюджетным учреждением» модуль «Платное обучение»).

Этот модуль позволяет производить:

- ввод и редактирование информации о договорах на платное обучение как с физическими лицами, так и с организациями;

- ведение взаиморасчетов с иностранными студентами;

- возможность ведения взаиморасчетов не только по двусторонним договорам (вуз – студент), но и по договорам, имеющим несколько плательщиков;

- установку стоимости обучения на любой период в разрезе факультетов, специальностей, курсов, форм обучения;

- индивидуальную установку в рамках договора;

- ввод оплат по договорам на платное обучение с автоматическим начислением пени за просрочку платежей;

- получение отчетности как индивидуальной по договору на платное обучение, так и сводной.

Таким образом, данная система является наиболее оптимальной для УО БГЭУ.