2.3 Синтетический и аналитический учёт расчётов со стипендиатами

В Плане счетов бюджетной организации для учета расчетов с рабочими и служащими по заработной плате, пособиям по временной нетрудоспособности, по уходу за ребенком в возрасте до 3 лет, расчетов с обучающимися по стипендиям, а также других расчетов с персоналом и стипендиатами предназначен активно-пассивный счет 18 "Расчеты с персоналом по оплате труда и стипендиатами", который подразделяется на субсчета:

180 «Расчеты с персоналом»;

181 «Расчеты со стипендиатами»;

182 «Расчеты за товары, проданные в кредит»;

183 «Расчеты по вкладам в банках»;

184 «Расчеты по договорам добровольного страхования»;

185 «Расчеты по профсоюзным взносам»;

186 «Расчеты с персоналом по ссудам банков»;

187 «Расчеты по исполнительным листам»;

188 «Расчеты по прочим удержаниям».

На субсчете 181 «Расчеты со стипендиатами» отражаются расчеты по стипендиям и прочим выплатам со студентами, аспирантами, учащимися и др.

По кредиту субсчета 181 «Расчеты со стипендиатами» учитываются суммы начисленных стипендий, надбавок к стипендиям, материальной помощи, пособий за счет средств социального страхования, а также возврат излишне выплаченных сумм в кассу организации в корреспонденции с дебетом соответствующих субсчетов:

200 «Расходы по бюджету» - при начислении за счет средств республиканского бюджета или местных бюджетов стипендий, надбавок к стипендиям, материальной помощи, индексации в соответствии с Законом Республики Беларусь от 21.12.1990 N 476-XII "Об индексации доходов населения с учетом инфляции";

240 «Фонд материального поощрения» - на суммы начисленных стипендиатам (учащимся, студентам) премий, материальной помощи за счет внебюджетных средств;

171 «Расчеты по социальному страхованию» - на суммы начисленных пособий за счет средств социального страхования (например, пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, в связи с рождением ребенка, по уходу за ребенком в возрасте до 3 лет, других пособий, предусмотренных законодательством за счет средств ФСЗН);

120 «Касса» - при возврате излишне выплаченных сумм в кассу организации.

По дебету субсчета 181 «Расчеты со стипендиатами» отражаются суммы произведенных удержаний из стипендий, а также депонированные и выплаченные суммы в корреспонденции с кредитом соответствующих субсчетов:

172 «Расчеты по специальным видам платежей» - на суммы удержаний за проживание в общежитии;

185 «Расчеты по профсоюзным взносам» - на суммы удержанных профсоюзных взносов;

187 «Расчеты по исполнительным листам», 188 "Расчеты по прочим удержаниям" - на суммы, удержанные по исполнительным листам и по другим документам;

177 «Расчеты с депонентами» - на суммы стипендий, не полученных в установленный срок;

120 «Касса» - на выплаченные суммы стипендий, надбавок, материальной помощи из кассы;

178 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами» - на выплаченные суммы стипендий, надбавок, материальной помощи по банковской платежной карточке.

183 «Расчеты по вкладам в банках» - на суммы, удержанные из стипендии для зачисления на счета по вкладам в банках [19, с. 501].

Отражение операций бухгалтерского учёта по расчётам со стипендиатами осуществляется на субсчете 181.

На субсчете 185 «Расчеты с членами профсоюзов по безналичным перечислениям сумм членских профсоюзных взносов» учитываются удержанные из стипендии членские профсоюзные взносы при безналичной системе расчетов с профсоюзными организациями.

Суммы, удержанные из стипендии в уплату членских профсоюзных взносов, записываются в кредит субсчета 185 «Расчеты по профсоюзным взносам» и дебет субсчета 181 «Расчеты со стипендиатами».

Аналитический учет по субсчету 185 «Расчеты по профсоюзным взносам» ведется по каждой профсоюзной организации на карточках ф. 292-а (в книге ф. 292).

Выплата стипендии на основании отчета кассира оформляется в мемориальном ордере № 1 проводками:

Д-т субсчета 181 «Расчеты со стипендиатами».

К-т субсчета 120 «Касса».

Депонированной стипендии:

Д-т субсчета 177 «Расчеты с депонентами».

К-т субсчета 120 «Касса».

При удержании уменьшаются фактические расходы по бюджету:

Д-т субсчета 181 «Расчеты со стипендиатами».

К-т субсчета 200 «Расходы по бюджету».

Корреспонденция субсчетов основных бухгалтерских операций по расчетам со стипендиатами приведена в таблице 3, составленной по данным приложения И.

Таблица 3 – Основные бухгалтерские операции по расчётам со стипендиатами за декабрь 2013 г.

	Содержание операций	Корреспонденция субсчетов		Сумма
		Д-т	К-т
	1	2	3	4
1.	Начисление стипендий, надбавок к стипендиям, материальной помощи, индексации	200 202	181 181	2 979 556 684 9 025 970
2.	Начисление премии, материальной помощи за счет фонда материального поощрения	240	181	17 768 250
3.	Безвозмездная спонсорская помощь	176	181	2 600 000
4.	Удержания из стипендии:
4.1.	за проживание в общежитии	181	172	146 905 986
4.2.	суммы для зачисления на счета по вкладам в банках	181	183	2 788 777 429
4.3.	профсоюзные взносы	181	185	50 835 709
4.4.	по исполнительным листам	181	187	77 480
4.5.	прочие удержания	181	188	-
5.	Удержание подоходного налога из премии, начисленной стипендиатам за счет фонда материального поощрения	181	173	2 444 190

Примечание – Источник: данные м/о № 5.

Следует отметить, что порядок отражения в бухгалтерском учете расчетов со стипендиатами законодательством не определен. На практике некоторые учреждения образования для отражения стипендий, подлежащих перечислению в банк для зачисления на карт-счета стипендиатов, используют субсчет 183 "Расчеты по вкладам в банках".

Другие учреждения отражают данное перечисление с использованием субсчета 178 "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами" аналогично порядку перечисления заработной платы работникам на их карт-счета, приведенному в Письме Министерства финансов Республики Беларусь от 13.04.2007 N 15-11/295 "О порядке отражения организациями, финансируемыми из бюджета, операций с пластиковыми банковскими карточками" [20].

Полагаем, что если порядок указанных расчетов не прописан в нормативных правовых актах, то организация вправе самостоятельно его определить и закрепить в локальном документе организации.

В таблице 4 рассмотрен вариант корреспонденции счетов на перечисление денежных средств банку для зачисления их на карт-счета стипендиатов, используемый в БГЭУ.

Таблица 4 - Бухгалтерские операции по расчетам с банком по выплате

стипендий путем зачисления на карт-счета стипендиатов, применяемые в УО «БГЭУ»

	Содержание операций	Корреспонденция субсчетов
		дебет	кредит
Вариант отражения в учете выплаты стипендии с применением субсчета 183 «Расчеты по вкладам в банках»
1.	Удержаны суммы денежных средств, подлежащие перечислению на карт-счета стипендиатов	181	183
2.	Перечислены банку денежные средства для зачисления на карт-счета стипендиатов:
	бюджетные средства со счета органа казначейства (одновременно составляется две записи)	100	140
		183	100
	внебюджетные средства за счет фонда материального поощрения	183	111

Примечание – Источник: собственная разработка.

Аналитический учет расчетов со стипендиатами ведется по каждому стипендиату в карточке аналитического учёта, где регистрируются все приказы и можно наблюдать движение выплат студенту.

Аналитический учёт расчётов со стипендиатами ведётся в следующих документах:

-расчётный листок (приложение Д);

-списки перечисления через банк (приложение Е);

-ведомость на кассу (приложение Ж);

-накопительная лицевая карточка (приложение З).

Расчётный листок включает в себя все начисления и удержания, которые были произведены студенту.

Ежемесячно расчётные листки подшиваются в папку, где хранятся до перенесения в архив, после того как студент окончит учебное заведение.

Списки перечисления через банк представляют собой список студентов и суммы, которые поступят к ним на карт-счета, за подписью руководителя, главного бухгалтера и бухгалтера, составившего списки.

Ведомость на кассу включает в себя сроки, в которые студент должен получить наличными депонированную стипендию и сумму стипендии с приложенной карточкой депонента.

Накопительная лицевая карточки содержит всю информацию о начислениях и удержаниях студенту за весь период его обучения в университете. Это отличает их от расчётного листочка, в котором информация представляется за текущий месяц

Бухгалтерские записи на суммы начисленных стипендий и удержаний из стипендий отражаются в мемориальном ордере №5 (приложение И).