1.Властивості та ознаки документа

Документ-вид ділового мовлення,що фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об’єктивність.

Кушнаренко визначила такі ознаки документа:

-наявність семантики змісту

-стабільна матеріальна форма(форма документа забезпечує йому довготривале зберігання та багаторазове використання та переміщення інформації в просторі і часі)

-призначеність для використання в соціальній комунікації (документ є носієм інформації і створений для забезпечення певних комунікаційних цілей)

-завершеність повідомлення (незавершене повідомлення не може бути повноцінним документом).

Властивості документа

Документ має певну кількість властивостей, які відрізняють його від інших об'єктів. Сукупність властивостей — цілісна система, яка виконує покладені на неї суспільством функції.Найбільш значимі властивості такі:

1) атрибутивність, тобто наявність невід'ємних складових, без яких він не може існувати;

2) функціональність- призначення для передачі інформації в просторі й часі;

3) структурованість-тісний зв'язок елементів і підсистем, що забезпечує єдність і цілісність документа.

2 Матеріальний складник та основа документа.

Інформація не є достатньою ознакою документа. Матеріальна складова документа — одна з двох необхідних і обов'язкових складових документа, без якої він не може існувати.

Матеріальна складова документа — це його фізична сутність, форма документа, що забезпечує його здатність зберігати і передавати інформацію в просторі і часі. Матеріальну складову документа визначає носій інформації це матеріальний об'єкт, створений людиною, посередництвом якого можна зберігати і передавати інформацію.

спеціальна конструкція забезпечує виконання документами їх головної функції, даючи можливість бути зручними для переміщення в просторі, стійкими для зберігання інформації протягом тривалого часу.

Інформація, що міститься в документі, обов'язково закріплена на спеціальному матеріалі що має форму носія, крім того інформація завжди фіксується методом запису, що передбачає наявність засобів і інструментів.Таким чином під матеріальною складовою документа розуміють:

-Матеріальну основу документа;

-Форму носія інформації;

-Спосіб документування чи запису інформації.

3 Інформаційний складник та основа документа

1.Документна інформація — вся інформація документа.

2.Документована інформація — зафіксована на матеріальному носії інформація з певними ознаками, що дозволяють її ідентифікувати.

3.Інформація про документ — дані про носія та способи закріплення повідомлення.

4.Інформація на документі — автографи, різні помітки авторів або видатних особистостей на документі, резолюції підписи, відбитки печаток, штемпелів, бібліотек, архівів, музеїв тощо. 5.Документальна інформація — інформація, що базується на документі, підтверджена документом.

4. Класифікація документів за структурою.

Документи розрізняють за структурними ознаками, вони можуть бути стандартні і нестандартні, що залежить від багатьох суб'єктивних і об'єктивних факторів. Стандартні документи- це документи, що мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами. Нестандартні документи- створюються в кожному конкретному випадку для розв'язання окремих ситуацій, їх друкують або пишуть від руки.