МІНІСТЕРСТВО КУЛЬТУРИ І МИСТЕЦТВ УКРАЇНИ

ХАРКІВСЬКА ДЕРЖАВНА АКАДЕМІЯ КУЛЬТУРИ

В.В. Сєдих, Г.П. Терентьєва, В.К. Удалова

БІБЛІОТЕЧНІ КАТАЛОГИ ЯК ІНФОРМАЦІЙНО-ПОШУКОВІ СИСТЕМИ

Навчальний посібник

Харків, ХДАК, 2003

Розділ 1

БІБЛІОТЕЧНІ КАТАЛОГИ: ПОНЯТТЯ, ВИМОГИ, ФУНКЦІЇ, ВИДИ

1. СУТНІСТЬ БІБЛІОТЕЧНИХ КАТАЛОГІВ

Щоденно люди користуються різними пошуковими системами, навіть не помічаючи того. Вони потрібні для орієнтування в різних значних масивах предметів та явищ. Наприклад, такими пошуковими системами є географічні карти, схеми метрополітену, міст тощо, тобто матеріали, які дозволяють визначитися щодо місцезнаходження певного населеного пункту, станції, вулиці. Такою системою є довідковий апарат книги (її зміст, різні покажчики), де фіксуються сторінки, на яких міститься матеріал, що цікавить читача. Пошуковими системами є енциклопедії, довідники, які дозволяють швидко знайти відомості про те чи інше питання. Отже, головна функція пошукової системи – вказати місце розміщення об’єкта серед інших, надати певну інформацію про нього.

Інформаційно-пошуковими системами (ІПС) називають логічні системи, що призначені для знаходження і видачі інформації. Велике значення мають ІПС у сфері документ них комунікацій. Щорічно в Україні видається більше 8 тис. назв книжок, тиражем понад 50 млн. прим., десятки тисяч статей друкуються в журналах, часописах. І тільки за допомогою ІПС у цьому величезному потоці документів можна знайти необхідні для роботи чи дозвілля документи. ІПС, які інформують про документи, називаються документ ними. Отже, документні ІПС – це сукупність методів і засобів, що призначені для зберігання та пошуку відомостей про документи, факти тощо.

Документні ІПС можна класифікувати за різними ознаками, що визначають їх зміст, структуру, функції. За інформацією, яка в них міститься, вони можуть бути такими, що надають відомості про наявність документів в тих чи інших масивах, та фактографічними, які відбивають конкретні дані, вилучені зі змісту документів: технічні характеристики об’єктів, їх властивості, адреси і т. ін. За призначенням документні ІПС можуть бути бібліотечними, бібліографічними, архівними тощо. Бібліотечні інформують про бібліотечний фонд; бібліографічні – про документопотоки, архівні – про фонд архівів.

Залежно від технічних засобів, за допомогою яких вони організовані, документні ІПС поділяються на ті, що орієнтовані на ручні способи обробки й пошуку інформації (традиційні) та автоматизовані. Ручні документні ІПС будуються на звичайних, довготривалих принципах упорядкування масиву документів: алфавітному, галузевому, предметному та ін.. Вони виникли разом із бібліотеками й набули поширення в усіх документно-інформаційних структурах, забезпечуючи зберігання інформації про документи та її пошук. Переважну частину складають бібліотечні ІПС (каталоги, бібліографічні картотеки). Автоматизовані ІПС виникли значно пізніше, в середині ХХ ст.. Вони організовуються за дещо іншими принципами, які одночасно об’єднують різні ознаки документів: галузеві, предметні, авторські тощо; до того ж вони глибше розкривають зміст документів, оскільки їх інформаційно-пошукова мова має більшу семантичну силу. Наприклад, книга у традиційному систематичному каталозі щонайбільше може бути відображена у двох-трьох галузевих діленнях, тоді як в автоматизованій ІПС вона відбивається у 8 – 10 діленнях. Так ІПС ширше використовують технічні можливості, через що й виникає феномен багатоаспектності. Автоматизовані ІПС започатковані у службах та органах НТІ. Формою їх реалізації є бази даних, які останнім часом поширюються й у бібліотечно-бібліографічних установах.

Серед документ них ІПС особливе місце посідають бібліотечні. До них належать бібліотечні каталоги, бібліографічні картотеки, бібліографічні покажчики з відмітками про наявність документів у бібліотеці.

Каталог (бібліотечний) – множина каталогових записів документів фонду, впорядкованих відповідно до певних правил з метою подальшого пошуку. Це визначення, наведене у ДСТУ 2394-94, не зовсім чітке, оскільки стосується не лише бібліотечного каталогу. Коректніше визначення таке: бібліотечний каталог – це перелік творів друку й інших документів, наявних у фонді бібліотеки або групи бібліотек, складений у певному порядку. Каталоги є найдавнішими серед докуметних ІПС. Усі інші були побудовані на їх підмурках. Саме каталоги сприяли становленню й подальшому розвиткові бібліографічних, фактографічних ІПС тощо.

Як і кожна пошукова система, бібліотечні каталоги структурно складаються з чотирьох частин.

1. Логіко-семантичний апарат (відповідна інформаційно-пошукова мова (ІПС) та правила її використання, методика організації ІПС).

2. Інформаційно-пошуковий масив об’єктів, у якому здійснюється документ ний пошук.

3. Технічні засоби реалізації, зберігання та пошуку об’єктів.

4. Люди, що взаємодіють із ними: ті. Хто їх обслуговує і ті, хто ними користується.

Логіко-семантичний апарат визначає структуру будь-якого каталогу, тобто порядок розміщення бібліографічних записів, і, отже, зумовлює певний аспект розкриття складу і змісту бібліотечного фонду. Для абеткових (алфавітних) ІПМ є абетка заголовків та назв деяких документів у бібліографічних записах, що дозволяє розкрити авторський склад фонду. Для систематичних каталогів ІПМ є система бібліотечно-бібліографічної класифікації, яка допомагає розкрити галузевий зміст фонду; для предметного ІПМ – мова предметних рубрик, яка структурує бібліографічні записи за абеткою предметів, про які йдеться в документах, і, отже, відображає фонд у предметному аспекті.

Інформаційно-пошуковий масив – це сукупність бібліографічних записів, серед яких здійснюється пошук документів, наявних у фонді чи в групі фондів.

Технічні засоби реалізації - це фізична форма існування каталогів: книжкова, карткова (забезпечує ручний пошук), електронна (автоматизований пошук) тощо.

Люди, що працюють із каталогами – це користувачі бібліотечних каталогів: читачі, бібліографи, каталогізатори тощо. Читачі не беруть безпосередньої участі в організації каталогів. Для них це одна з форм обслуговування, надійне джерело інформації про фонд. Каталогізатори відповідають за їх формування, надійність, обслуговуючи три інші частини, вдосконалюючи їх відповідно до вимог користувачів.

Такий структурний аналіз бібліотечних каталогів доводить, що бібліотечні ІПС (БІПС) не мають принципової різниці з іншими сучасними документними ІПС. Отже, не має підстав вважати, що вони неспроможні нині виконувати свої функції й повинні бути замінені іншими. Майбутнє каталогів залежатиме від того, наскільки вони пристосуються до сучасного інформаційного середовища, яке місце в ньому посідатимуть. Для цього вони поступово мають змінити технічні засоби фіксації, збереження та пошуку інформації.

2. Функції бібліотечних каталогів

Функції, притаманні бібліотечним каталогам, теж підкреслюють їх спорідненість з будь-якими ІПС: наприклад, інформаційно-пошукова функція. Серед фахівців існують розбіжності щодо переліку функцій каталогів, їх формування, змісту. Так, у підручнику «Библиотечные каталоги» (М., 1977) виділені такі: інформаційна, пошукова, ідейно-виховна та освітня. У навчальному посібнику Б.Ю. Ейдельмана «Библиотечная классификация и систематический каталог» (М., 1977) названі: інформаційна та педагогічна. У «Словнику бібліотечних термінів» (М., 1985 – довідково-інформаційна та рекомендаційна. В інструктивних «Положеннях про систему каталогів і картотек» (1985) зазначені інформаційна та ідейно-виховна.

У навчальному посібнику «Бібліотечні каталоги» (Х., 1992) наголошується на інформаційній та освітній функціях бібліотечних каталогів. Це пояснюється насамперед різним розумінням фахівцями терміна «функція». З огляду на те, що функція – це працездатність, активність об’єкта, його здатність виконувати або забезпечувати виконання якоїсь дії, можна визначити такі функції каталогів: фондовідображаюча, інформаційно-пошукова та пізнавальна. Специфікою бібліотечних каталогів є те, що вони виявляють свої функції тільки тоді, коли потрібні користувачеві.

Сутність фондовідображаючої функції полягає в тому, що бібліотечні каталоги, віддзеркалюючи фонд, тим самим розкривають його склад, зміст. Ця функція є природною, головною для бібліотечних каталогів, навіть зафіксованою у вищенаведеному визначенні цього об’єкта, але термінологічно сформувалася нещодавно в бібліотечному фондознавстві.

Інформаційно-пошукова функція породжується фондовідображаючої, оскільки, здійснюючи пошук, читач отримує достовірну інформацію про документи, наявні в бібліотеці. Якщо треба підкреслити саме специфіку бібліотечних каталогів, слід наголосити на фондовідображаючій функції, якщо є необхідність порівнювати бібліотечні каталоги з іншими ІПС, то доцільніше вести мову про «інформаційно-пошукову». Ці функції зумовлюють значущість бібліотечних каталогів у системі «бібліотека». Без них бібліотека не може існувати. Невипадково відомий український бібліотекознавець Б.О. Борович називав каталоги «святилищем» бібліотеки. Такої думки дотримувалися більшість вітчизняних та зарубіжних учених: А. Паніцці, Д. Шира, Ш. Ранганатан, Є.І. Шамурін, Р.С. Гіляревський, Д. Балика та ін..

Комплектування, зберігання, використання документів здійснюються за допомогою бібліотечних каталогів. Вони полегшують роботу з первинними документами. Переважна більшість бібліотечно-бібліографічних процесів виконується за їх допомогою, тому що вони звільняють фахівців та читачів від безпосереднього перегляду первинних документів.

За допомогою бібліотечних каталогів виявляють лакуни в комплектуванні, планують поточні нові находження; здійснюють наукову обробку документів, організовують бібліотечно-бібліографічне обслуговування читачів. Так, у бібліотеках, що використовують формальну розстановку фондів, де до фонду доступ закритий, без звертання до каталогів взагалі неможливо встановити місце розміщення документів. Фахівці знають, що чим більша кількість різноманітних каталогів, тим більше «входів» до бібліотечного фонду. Визначна роль бібліотечних каталогів простежується в довідково-бібліографічному та інформаційному обслуговуванні читачів. Виконання майже всіх видів бібліографічних довідок, складання різних бібліографічних посібників здійснюються за їх допомогою.

Похідною від фондовідображаючої функції є пізнавальна, яка ґрунтується на пізнавальних можливостях інформаційно-пошукового масиву та ІПМ. Її сутність полягає в тому, що безпосередня робота з масивом бібліографічних записів (послідовний їх перегляд, ознайомлення з іменами класів) дають змогу одержати змістовні відомості щодо проблеми, яка вивчається, галузі знання чи соціальної практики, тієї чи іншої особи. Так, переглянувши декілька записів документів певного автора, можна мати уявлення про різнобічні напрями його творчості, виявити невідомі роботи. Корисні відомості містяться на роздільниках: сучасний термін для визначення поняття, зв’язки зі спорідненими об’єктами та явищами чи фактографічні відомості про авторів. Читач, свідомо працюючий із бібліотечними каталогами, має можливість пригадати за асоціацією, аналогією твори інших авторів, зафіксувати новий для себе аспект проблеми, її місце серед інших. Кваліфікована робота з бібліотечними каталогами користувачів вважається творчим процесом.

Залежно від виду каталогу йому притаманна та чи інша функція більшою мірою, ніж іншими каталогами. Так, в абетковому каталозі інформаційно-пошукова функція реалізується дещо повніше, ніж в інших; у систематичному більшою мірою, ніж в інших каталогах, проявляється пізнавальна функція.

Питання про функції бібліотечних каталогів мають і теоретичний, і прикладний аспекти. Розбіжності в поглядах тільки стимулюють подальші дослідження природи каталогів, сприяють раціоналізації каталогізації. Так, на основі дослідження функції каталогів була розроблена система показників, що визначають їх якість та ефективність. У свою чергу, визначення якості та ефективності використання каталогів необхідне для управління ними(Питання якості та ефективності використання бібліотечних каталогів розглядатимуться в розділі «Якість каталогів і ефективність їх використання).

Бібліотечні каталоги – складний об’єкт, який має не тільки суто функціональне значення як ІПС, але й велику культурологічну цінність. Їх часто називають «пам’яттю людства», як і фонди бібліотек. Вони інформують про величезні масиви документів усіх часів і народів, у яких відображені надбання людської цивілізації. У свою чергу, особливу культурологічну значимість мають каталоги окремих колекцій, що зберігаються в бібліотеках. Без них неможливо уявити історичні дослідження, присвячені певним особам, подіям, фактам, із яких складається історичний поступ людства.