2. Информационное обеспечение коммерческой работы.

 

Функции коммерции обусловлены взаимодействием с рынками, потребителями, конкурентами и другими элементами внешней среды. Полученные исходные данные из внутренних и внешних источников трансформируются в информацию, на основе которой осуществляется коммерческая деятельность в торговом предприятии.

При осуществлении своей деятельности коммерческий отдел использует различную коммерческую информацию, позволяющую изучить и объективно оценить ситуацию на рынке сбыта, принять правильные управленческие решения. Коммерческая информация – сведения о сложившейся ситуации на рынке товаров и услуг.

 

Информация может быть:

        первичная – данные, полученные специально для решения конкретной исследуемой проблемы или вопросов к ней относящихся (письменная информация, телефонные запросы, личные переговоры с поставщиками и покупателями, посещение ярмарок-выставок и товарных бирж, и т.д.);

        вторичная – данные, собранные для других целей и существующие независимо от исследуемой проблемы (статистика РТО и ОТО, отраслевые справочники, каталоги, проспекты, прайс-листы, торгово-экономические газеты, рыночные и биржевые бюллетени).

Кроме того различают:

- внутреннюю информацию (материалы и документы торгового предприятия, т.е. сведения о его товарообороте, товарных запасах, издержках обращения, прибыли и т.д.);

- внешнюю информацию (законы, постановления, статистические данные, публикуемые в СМИ).

Требования, предъявляемые к коммерческой информации: точность, доступность, оперативность, экономичность, однозначность. Также информация должна быть своевременной, т.к. запоздалая информация не представляет практического интереса.

Для обеспечения эффективной коммерческой деятельности необходимо собрать сведения и глубоко изучить информацию о: покупателях товаров, требованиях рынка к товару, конъюнктуре рынка, конкурентной среде, потенциальных возможностях торгового предприятия. 

Наличие на предприятии информационной  поддержки на базе компьютерного обеспечения создает для пользователей принципиально новые возможности интегрального характера, благодаря прикладным системам ПК и другому оборудованию сети. Организуется автоматизированный  документооборот, создаются различные  массивы управленческой, коммерческой и другой информации общего назначения и    персонально используются вычислительные ресурсы всей сети, а не только     отдельного ПК. Появляются возможности использования различных   средств или инструментов решения определенных профессиональных задач (например, средств машинной графики, подготовки  отчетов, ведомостей, докладов, публикаций и других документов).

Кроме организации внутренних служб, компьютерное обеспечение позволяют организовать внешние по отношению к обслуживаемому   учреждению службы, такие, как телетайпная связь, почтовая     корреспонденция, электронные доски объявлений, газеты и пр., а также    выход в глобальные (региональные) сети ЭВМ и использование их услуг.

Исходя из современных  требований, предъявляемых к качеству работы

управленческого звена  коммерческой  компании, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня  оснащения  офиса  компании электронным оборудованием, таким, как компьютеры, средства связи, копировальные устройства.

В этом ряду особое место занимают компьютеры и другое электронное

оборудование, связанное с их использованием в качестве инструмента для делопроизводства и рационализации управленческого труда. Их использование в качестве информационных машин, позволяет сократить  время, требуемое на подготовку конкретных маркетинговых и производственных проектов, уменьшить непроизводительные затраты при  их реализации, исключить возможность появления ошибок в подготовке бухгалтерской, технологической и других видов документации, что дает коммерческой компании прямой экономический эффект.

 

Коммерческий отдел ООО «ВестБай» выполняет определенный ряд функций и задач. Одной из этих задач является сбор и обработка информации.

Вся информация касается улучшения эффективности работы предприятия, а также стабильности его деятельности. В основном это информация о товарах, их производителях, конкурентах, покупателях и т.п. Важность сбора этой информации заключается в том, чтобы все товары были качественными, имели спрос, были безвредны и т.д.

При сборе информации коммерческий отдел должен правильно и точно собрать нужную информацию с минимальными затратами. Разную информацию анализируют по-разному, но в нужной последовательности (при сборе каждого вида информации ее изучают по цепочке).

На предприятии имеются такие сведения, которые подлежат обязательной защите от утечки или хищения.

 

Коммерческая тайна – преднамеренно скрываемые по коммерческим соображениям экономические интересы и сведения о различных сторонах производственной, хозяйственной, управленческой, научно-технической, финансовой деятельности предприятия, охрана которой обусловлена интересами конкуренции, возможными угрозами их экономической безопасности. Форма проявления ее – коммерческие секреты.

 

Защите от утечки и хищения подлежат:

1.        методы и способы управления маркетингом предприятия;

2.        методы управления финансами предприятия;

3.        новые технологии, составляющие «ноу-хау»;

4.        прогноз доходов и расходов, прибыли;

5.        сведения о дебиторах, кредиторах;

6.        информация о сбыте, конкуренции на рынке;

7.        поставщики товаров, закупочные цены, места закупок;

8.        способы заключения договоров с поставщиками и покупателями.

 

Способы защиты коммерческой тайны:

1.        строгий контроль за допуском персонала к секретной информации;

2.        для контроля за секретным делопроизводством необходимо назначить ответственных лиц;

3.        руководителем предприятия должна быть утверждена инструкция по работе с секретными документами, с которой следует ознакомить сотрудников;

4.        необходим контроль за соблюдением служащими письменных обязательств о сохранении коммерческой тайны предприятия;

5.        желательно введение материального и морального стимулирования сотрудников, имеющих доступ к секретной информации.

Документы должны храниться у ответственных лиц, а выдавать их следует под расписку с письменного разрешения руководителя.