Дублирование должностных обязанностей работников коммерческого отдела.

1. Организация управления коммерческой деятельностью.

 

Коммерческая работа в торговле - это деятельность предприятия, направленная на решение особого комплекса задач. Изучение процессов их реализации - важный элемент оперативного исследования на уровне торгового предприятия.

Управление коммерческой деятельностью нельзя отделить от системы управления торговым предприятием, которое выполняет еще и функции, связанные с технологической, экономической и финансовой деятельностью. Следовательно, при построении структуры управления коммерческой деятельностью необходимо учитывать взаимодействие и соподчиненность всех составляющих элементов, образующих целостную систему управления торговым предприятием.

Организация коммерческой деятельности в современных условиях строится на основе следующих принципов:

        полное равноправие торговых партнеров по поставкам товаров;

        хозяйственная самостоятельность поставщиков и покупателей;

        строгая материальная и финансовая ответственность сторон за выполнение принятых обязательств.

Основная функция торгового предприятия заключается в продаже (реализации) товаров потребителям, которая сопровождается превращением товарной формы стоимости в денежную. Для реализации этой функции предприятие выполняет множество сопутствующих функций: изучает спрос потребителей, организует доставку товаров из мест производства в места потребления, обеспечивает хранение товаров и др.

Правильная организация коммерческой деятельности на торговом предприятии предполагает выявление задач по управлению торгово-оперативными процессами, трудовыми ресурсами, определение на основе этих задач функций и составляющих их операций, структуры управления.

Организация управления коммерческой деятельностью включает следующие основные элементы:

- задачи;

- функции (работы) в отдельных звеньях соответственно задачам;

- построение организационной структуры, обеспечивающей способность адаптироваться к изменениям условий производства и коммерции;

- распределение ответственности за коммерческую деятельность;

- создание системы передачи информации, обеспечивающей эффективность принятия решений, контроля и координации.

В основу построения организационных структур коммерческой службы должны быть положены следующие принципы:

1. Наличие четко сформулированной цели. Цели при формировании структуры могут быть сформулированы на основе внутреннего предвидения, определяемого средствами предприятия и внешними факторами. Цели должны быть достаточно детализированы. Эффективность их может быть достигнута, если они совместимы друг с другом, и не противоречат основной цели предприятия. Целями коммерческой службы могут быть: увеличение сбыта продукции; рост числа покупателей за счет перехода на новые сегменты рынка; увеличение объема продаж, приходящегося на один заказ; сокращение расходов на закупку материальных ресурсов.

2. Малозвенность в управлении коммерческой деятельностью. Важно избегать увеличения числа уровней управления, отдаляющих начальника от исполнителя. Коммерческие взаимосвязи упрощаются, если система управления содержит не более 4-5 звеньев.

3. Гибкость, т. е. приспособляемость ее к изменяющимся рыночным условиям.

4. Эффективная система связи, обеспечивающая передачу информации и имеющая обратную связь. Эта система обеспечивается современными системами информатики и использованием вычислительной техники.

5. Принцип единого подчинения. Заключается в том, что не следует допускать наличия двух руководителей, имеющих одинаковые полномочия. Невыполнение этого принципа ведет к двойственности подчинения и нарушению порядка в работе.

6. Четкое разграничение функций между отдельными звеньями в управлении;

7. Координация деятельности. Координация деятельности может осуществляться на взаимном согласовании между сотрудниками или непосредственным контролем руководителем подразделения.

В крупных торговых предприятиях в процессе управления коммерческой деятельностью реализуются такие функции управления, как экономический анализ показателей коммерческой деятельности, прогнозирование спроса и продаж. По мере становления рынка предполагается проведение корректировок в системе управления коммерческой деятельностью на основе всестороннего анализа деятельности торгового предприятия и факторов внешней среды.

 

 

Функции коммерческого отдела:

1. Обеспечивает рациональное товароснабжение, сочетающее максимальное удовлетворение покупательских потребностей и экономические интересы магазина.

2.Организация мероприятий по изучению покупательского спроса, ускорению продвижения товаров (выставки-продажи)

3.Участвует в ежегодных оптовых ярмарках по закупке товаров, проводит работу по заключению договоров с поставщиками.

4.Предоставляет юридической службе документы, необходимые для предъявления претензий и штрафных санкций поставщикам.

5.Проводит анализ поступления и реализации товаров в ассортиментом разрезе, на основании чего составляются расчет необходимой потребности в товарах на будущий период.

6.Разрабатывает предложение по расширению ассортимента выпускаемой предприятиями продукции.

7.Разрабатывает и осуществляет мероприятия по предоставлению и снижению потерь в процессе товароснабжения.

8.Проводит работу по изучению структуры товарных запасов и их нормализации.

9.Осуществляет проверки качества товаров, их маркировки и упаковки в соответствии с нормативно-технической документацией. Обеспечивает обязательное наличие сертификатов качества и удостоверений о государственно-гигиенической регистрации.

10.Осуществляет постоянный контроль за правильностью применения поставщиками цен на товары.

11.Организует мелкорозничную предпраздничную торговлю совместно с товарными отделами.

12.Проводит подготовку общественных брокеров.

13.Рассматривает письма, заявления и жалобы покупателей по вопросам, относящимся к компетенции отдела, вносит предложения по разрешению этих жалоб.

17.Проводит работы по осуществлению рациональной политики магазина с учетом направлений его развития и по совершенствованию товаров однородных групп.

18.Осуществляет контроль за созданием и поддержанием климатических и санитарно-гигиенических режимов хранения и размещения товаров.

 

К задачам коммерческого отдела относятся:

1.Установление тесных договорных отношений с товаропроизводителями по вопросам совершенствования ассортимента и качества продукции.

2.Осуществление контроля за качеством поступивших товаров.

3.Обеспечение получения доходов и недопущение убытков по всем направлениям деятельности, контроль за эффективным использованием финансовых кредитных ресурсов.

Отдельное внимание нужно уделить разъяснению того, какое место здесь занимает маркетинг. Дело в том, что в одном значении маркетинг - это принципиальная ориентация всей системы организации, в том числе и коммерческих процессов и управления ими. Это понятие маркетинга как концепции, ориентации в деятельности, и в этом смысле маркетинг, конечно же, вспомогательной коммерческой функцией быть не может.

Однако маркетинг понимается ещё и как функциональная деятельность в системе организации. Характер этой деятельности коммуникативно-аналитический. Другими словами, предмет деятельности состоит в сборе данных, анализе данных и получении на их основе новой (синтетической) информации. При этом мы склонны разделять стратегический и оперативный маркетинг.

Стратегический маркетинг заключается в разработке параметров "комплекса маркетинга" (4Р). И эта деятельность, являющаяся по сути управленческой и состоящая в разработке и обосновании управленческих решений, надстраивается не только над коммерческими процессами, но и над другими функциональными зонами.

Когда мы рассматриваем маркетинг как вспомогательную функцию в структуре функциональной коммерческой деятельности, мы имеем в виду именно оперативный маркетинг. Оперативный маркетинг состоит в реализации коммуникаций, формирующих конкретный рыночный спрос, стимулирующих продажу уже произведённой продукции, поиск потенциальных покупателей и сбор конкретной информации о них. Фактически, оперативный маркетинг исполняет роль информационной поддержки процессов продаж и закупки, а также роль инструмента по сбору информации оперативного характера, которая будет использоваться в рамках стратегического маркетингового анализа.

Маркетинговая служба также является структурным подразделением предприятия. Основным направлением деятельности маркетинговой службы является исследование рынка и потребностей клиента.

 

Основными задачами маркетинговой службы на современном этапе являются:

1. исследование, анализ и оценка нужд реальных и потенциальных потребителей.

2. анализ, оценка и прогнозирование состояния и развития рынка.

3. формирование ассортиментной политики предприятия.

4. разработка ценовой политики предприятия.

5. формирование стратегии и тактики рыночного поведения предприятия.

6. развитие сервисного обслуживания.

Маркетинговой службой проводится большая работа по изучению макросреды предприятия, по изучению демографических, экономических, природных, научно-технических факторов.

Служба маркетинга работает в тесном контакте с руководством предприятия и его различными отделами.  Поэтому можно сделать вывод о том, что все службы предприятия вносят свой вклад в успешное выполнение плана маркетинга.

 

Бухгалтерия ведет все подсчеты и контролирует отчеты предприятия, а также участвует в инвентаризации ТМЦ, отражает в первичных документах бухгалтерского учета движение денежных средств, производит платежи в бюджеты.

Грамотное, профессиональное управление описанными выше коммерческими процессами имеет ключевое значение для успешного функционирования и развития организации в целом. Именно успешная работа непосредственно с рынком придаёт смысл всем остальным процессам производственно-хозяйственной деятельности.

 

Руководитель является связующим звеном между всеми подразделениями и службами предприятия. Поэтому для слаженной и эффективной работы необходимо построение качественной взаимосвязи руководителя с основными подразделениями и службами предприятия.

На торговом предприятии, где проходит моя практика, роль руководителя выполняет директор, одной из функций которого является организация взаимодействия всех структурных подразделений, служб и производств.

Для выполнения возложенных на него функций директор предприятия осуществляет определенные обязанности, одной из которых является организация работы и эффективного взаимодействия всех структурных подразделений, служб и производственных единиц, направление их деятельности на развитие и совершенствование производства с учетом социальных и рыночных приоритетов, повышение эффективности работы предприятия, рост объемов сбыта продукции и увеличение прибыли, повышение качества и конкурентоспособности производимой продукции, ее соответствие мировым стандартам в целях завоевания отечественного и зарубежного рынков и удовлетворения потребностей населения в соответствующих видах отечественной продукции.

Таким образом, качественная и удобная взаимосвязь руководителя с подразделениями и службами торгового предприятия залог успешного и прибыльного развития данного предприятия.

Таким образом, в целом, все службы предприятия взаимосвязаны и при выполнении своих обязанностей пересекаются. Поэтому нельзя планировать работу предприятия в отрыве от отдельных структурных единиц. На каждую службу возложен круг вопросов, находящихся в их компетенции. Все эти службы являются самостоятельными структурными подразделениями и находятся в прямом подчинении руководителя предприятия.