2.2.3. Управление корпоративными знаниями (коммуникациями)

Эта группа методов управления представляет организацию как систему небольших коллективов сотрудников, решающих общую задачу, а в роли организующих факторов выступают корпоративные знания и эффективные коммуникации.

Любые корпоративные коммуникации можно характеризовать с двух сторон:

• официальность - официальные и неофициальные, и

• направленность - горизонтальные и вертикальные.

Неофициальные коммуникации отражают индивидуальные отношения между сотрудниками, когда те представляют только самих себя. В официальных коммуникациях сотрудники выступают как представители подразделений или самой компании. В отличие от неофициальных, официальные коммуникации документируются и поддерживаются традиционной технологией документооборота.

Вертикальные коммуникации отражают отношения подчинения и управления, а горизонтальные - равноправного сотрудничества и координации.

С ростом компании увеличивается количество уровней управления, появляется специализация подразделений, формируются новые виды деятельности. При сохранении старой технологии корпоративных коммуникаций быстро нарастает интенсивность, сложность и значимость всех неофициальных коммуникаций. Основная нагрузка ложится на среднее звено управления и канцелярию, они становятся "узким местом" организации. Это часто приводит к эффекту "рассеяния контроля", когда нарастает хаотичность управления, и руководство теряет контроль за тем, где на самом деле принимаются решения.

В этой сложной ситуации Интранет предлагает эффективное и сбалансированое решение, обеспечивающее централизованное управление всеми корпоративными коммуникациями. Все официальные коммуникации поддерживаются корпоративной системой электронного документооборота на базе Web-сервера, а неофициальные - средствами электронной почты и телеконференций. Интранет-технология обеспечивает глубокую интеграцию всех видов коммуникаций. Она позволяет централизованно управлять корпоративными коммуникациями, не накладывая ограничений на организационные формы компании. При внедрении Интранет-технологии компания приобретает информационную и организационную мобильность, и корпоративные коммуникации больше не ограничивают руководство в выборе организационных форм своей компании. Решения на базе Интранет-технологии обеспечивают не только высокую степень интеграции и мобильности, но и масштабируемость. Территориальная распределенность и размер компании перестает являться ограничивающим фактором для выбора вида организационной структуры. Внедрение Интранет-технологии фактически перемещает проблему выбора между централизованным и децентрализованым управлением в сферу администрирования КИС.

Главным корпоративным ресурсом управления становится база корпоративных знаний, в которой сотрудники могут быстро найти информацию для принятия правильного решения и понимания друг друга. Эта база концентрирует в себе коллективный опыт компании и создает контекст корпоративных коммуникаций. Основная цель управления − обеспечение координации, коммуникации и быстрого поиска информации для самостоятельного принятия решения. Эта группа методов управления сейчас переживает период бурного развития, и получила общее название "управления знаниями" (Knowledge Management).

Методы управления поддерживаются ПО класса GroupWare, информационно-поисковыми системами, Интранет-технологиями: Web-технологией, электронной почтой, телеконференциями.

Системы GroupWare послужили отправной точкой технологии Интранет. Далеко не случайно лидеры рынка ПО класса GroupWare стали ведущими производителями Интранет-систем: Lotus, Microsoft, Novell. Наряду с перечисленными производителями прочное место на этом рынке заняли Netscape и Oracle.

Многие западные компании, внедрившие у себя Интранет-технологии, вскоре внедрили и системы управления качеством (TQM) и прошли сертификацию на стандарт ISO9000.

С появлением Интранет-технологии управление корпоративными коммуникациями приобрело принципиально новые качества: массовость и глобальность. Эффективность корпоративных коммуникаций стала менее зависима от специфики социальной организации общества, и "мягкие" элементы управления приобрели огромный потенциал адаптивности.

Управление корпоративными знаниями (коммуникациями) находит отражение в управлении "мягкими" элементами. У каждого метода управления, как и у каждого его элемента, есть своя область эффективности, поэтому они могут взаимно дополнять друг друга. Правильное сочетание информационных технологий, методов и элементов управления закладывает основу для построения сбалансированной стратегии компании.

Корпоративная информационная система управления производственным предприятием

Одной из известных точек зрения на систему менеджмента стала концепция "7С". Эта концепция достаточно широко освещалась в печати и известна российским менеджерам. Здесь же хотелось бы сделать лишь некоторые акценты, имеющие отношение к Интранет.

Концепция "7С" выделяет семь базовых элементов управления: стратегия, структура, система и процедура работы, стиль, состав персонала, сумма навыков и совместно разделяемые ценности. Названия каждого из них начинается с буквы "С" и все они взаимосвязаны. Схема взаимодействия этих элементов между собой получила известность как схема "7С" консультативной группы Маккинси.

На первый взгляд может показаться, что внедрение Интранет-технологии касается только деятельности самой компании. Но это не так. Во-первых, внешние Internet ресурсы становятся необходимой частью информационного пространства компании. Во-вторых, внешний Web-сервер компании, если он информационно насыщен, сам становится чьим-то Internet-ресурсом. Если границы аппаратного и программного уровня КИС еще как-то можно определить, то границы информационного уровня становятся весьма размытыми. Информационное пространство компании и всего рынка образуют единое целое. Этот факт требует по-новому взглянуть на вопросы эффективности управления, на проблему оптимального размера компании и идентификации ее границ, на проблемы безопасности и интеллектуальной собственности.

В-третьих, Интранет-технологии служат основой для построения разнообразных производственных приложений, которые позволяют отслеживать время встреч с клиентами, вести календарный план, управлять работой внутри группы и обеспечивать быстрый доступ к сообщениям электронной почты.

Известны следующие приложения:

1. Однопользовательские, которые строятся основе браузера и позволяют быстро и просто решать такие задачи, как изменение пользовательских профилей (наборов параметров для индивидуальной настройки компьютера), управление списками первоочередных задач, либо планировать время выполнения отдельных этапов большого проекта.

2. Приложения для рабочих групп позволяют работать с календарным планом и электронной почтой коллективу сотрудников. Используются программные инструменты для совместного использования информации и идей, что реализуется через группы новостей, дискуссионные форумы или каналы интерактивного обсуждения (chat). Предварительные версии документов размещаются на специальных электронных досках объявления (electronic whiteboard), позволяя начать обсуждение выдвинутых в них идей.

Программы электронных досок объявлений – один из наиболее ярких примеров, иллюстрирующих преимущества использования Интранет в рабочих группах. Некоторые из этих программ, например NetMeeting, позволяют проводить аудио- и видеоконференции. Другие приложения для конференций обеспечивают голосование за одно из выдвинутых решений, причем голосование может быть анонимным или открытым.

Все приложения для рабочих групп можно подразделить на три основные категории: