15. Основные виды коммерческой корреспонденции.

   Коммерческие письма составляются от имени юридического лица при заключении и выполнении коммерческой сделки. В число коммерческих писем, прежде всего, входят: запрос и ответ на него; оферта и ответ на нее; письмо-рекламация и ответ на него.

Письмо-запрос - это документ, который представляет собой официальное обращение физического лица или представителя юридического лица к другому юридическому лицу. Письма-запросы в большинстве случаев предваряют всю последующую работу по заключению различных соглашений между партнерами по служебно-деловой переписке и предназначены для запрашивания необходимой (недостающей) информации. Письма-запросы предполагают обязательную реакцию адресатов в виде письменного ответа по существу и в срок, прямо установленный или автором запроса, или нормативно-правовыми документами.

Как правило текст письма-запроса состоит из двух частей:1. Введение, где в повествовательной форме излагается существо дела, объясняются побудительные мотивы, причины обращения. 2. Заключение, в котором ставятся конкретные вопросы, на которые ожидается ответ адресата.

Одна из разновидностей писем-запросов - коммерческий запрос - документ, представляющий собой обращение лица, желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах и т. п.) и (или) направить предложение на поставку товара (просьба продавца к покупателю).

Письмо-оферта – это предложение товаров и услуг определенному лицу или кругу лиц с целью заключения сделки. Оферта – это формально оформленное письмо юридическому или физическому лицу о каком-либо заключении договора, где указываются необходимые для этого важные условия. Письмо-оферта направляется оферентом – это лицо, сделавшее предложение, определенному кругу лиц или одному определенному лицу и должно содержать все параметры договора, то есть финансовые условия, интервалы, номенклатуру товара, цену или количество. Само предложение, оглашенное в письме, должно быть достаточно определенным и полностью выражать намерения оферента. Цель письма – это предложение одной из сторон выгодных условий в сотрудничестве, в результате чего может быть осуществлена сделка, которая принесет обеим компаниям неплохие дивиденды. В письме обычно указываются основные условия сделки: если это предложение торгового контракта, то обсуждается наименование товара, его количество, качество, условия и сроки поставки, оплаты, способы доставки продукции и другие организационные моменты. Письмо-оферта вступает в действие и приобретает силу только тогда, когда оно получено его адресатом, однако до тех пор, пока договор не будет заключен, такое письмо может быть отозвано, если сообщение об отзыве было получено адресатом письма-оферты до отправления ним акцепта. 

Письмо-ответ – служебное письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ). При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые ис­пользовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба было составлено грамотно в языковом отношении.

Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения, поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: "В связи с…". В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, ктo, на каких условиях, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает. ³

Письмо-рекламация - это претензия, которая составляется при совершении сделки в случае неудовлетворенности одной стороной качеством, количеством, ассортиментом полученного товара, сроками поставки и т.п. Письмо-претензия (рекламация) содержит претензии к стороне, нарушившей свои обязательства по договору и требования о возмещении убытков: о замене некачественного товара, устранении дефектов, снижении цены и прочее. Составление рекламационного письма целесообразно в следующих случаях:

• при несоответствии качества товара условиям договора, государственным стандартам, техническим условиям;

• при несоответствии количества товара условиям договора;

• при несогласованном изменении цены.

При получении отказа в удовлетворении требований или истечении установленного срока на рассмотрение претензии (в основном один месяц) необходимо в установленном порядке (общий срок исковой давности - 3 года) заявить иск в арбитражный суд.

Рекламация обычно составляется на 1,5-2 листа формата А4.