39.Планування та організація спеціальних pr-подій, фактори їх ефективності.

Спеціальні події (special events) - це заходи, що проводяться організацією з метою залучення уваги громадськості до самої організації, eе діяльності та продуктів. Спеціально організоване подія дозволяє підсилити дію всіх інструментів PR, досягти ефекту за рахунок їх комплексного застосування. Дія спеціальних подій посилюється за рахунок відтінку сенсаційності, оригінальності, властивого їх змістовної та організаційної складових.

Почати слід з чіткого визначення мети спец події, узгодження її з усіма зацікавленими сторонами. Мету потрібно донести до відома всіх учасників заходу. Це допомагає уникнути різноскерованості дій і досягти принципової скоординованості зусиль. Мета може бути конкретизована переліком завдань. Цілі і завдання спец події визначають коло учасників та їх ролі, склад запрошених. Далі розробляється детальна програма та сценарій, розписаний по хвилинах. Всі можливі варіанти відхилень від сценарію необхідно передбачити заздалегідь. Експромтів і сюрпризів для організаторів спецзаходів не повинно існувати - їх слід залишити тільки для публіки.

Важливо підготувати необхідні умови для роботи журналістів: стільці, розетки для апаратури, засоби зв'язку - іноді прес-офіси з телефоном, факсом, комп'ютером, напої та закуски. Відсутність умов для своєї роботи на об'єкті журналісти сприймають як зневагу до конкретних ЗМІ

Співробітникам прес-служби слід заздалегідь підготувати і вручити журналістам медіа-кіт, що містить:

1) бекграундер, або загальну інформацію про організацію (точна назва, профіль діяльності, Інтернет-адреса, коротка історія, структура, список посадових осіб, фото фасаду та інше)

2) програму спеціального події

3) список учасників з їх короткою характеристикою

4) тези найбільш важливих і цікавих доповідей

5) текст прес-релізу.

40. Особливості планування та організації різних типів подій для освітнього закладу.

При подготовке любого корпоративного мероприятия, организатор проходит через следующие этапы:

1. Определение целей и формата мероприятия

Определив цели и аудиторию, нужно следовать им при планировании и проведении мероприятия до конца, не отвлекаясь на свои личные пристрастия и привязанности (а также и вашего босса).

2. Поиск исполнителя

Когда цели ясны, надо найти исполнителя. Принципиально решите, кто Вам нужен – агентство, которое сделает все под ключ (придумает идею и сценарий, найдет исполнителей) или просто поставщик сырья (номеров, ведущих, оформителей – при вашем сценарии и полной ответственности).

3. Поиск площадки

После того, как Вы определились с формой мероприятия, необходимо выбрать место его проведения, «площадку». Площадка – не просто место, но и набор возможностей, который может не только подкорректировать, но даже и изменить формат мероприятия.

4. Детальное планирование мероприятия

Теперь, когда Вам известны все базовые элементы, которые будут входить в состав мероприятия, Вам необходимо составить детальный план мероприятия.

Чем масштабнее мероприятие – тем более тщательно готовятся планы и тем больше конкретных документов Вам придется сделать.

5. Команда для мероприятия и распределение ролей

Любой организатор знает, что в одиночку, без команды, сделать что-нибудь серьезное достаточно сложно. Именно поэтому, даже вчерне написав план мероприятия – Вы должны четко определиться, кто Вам будет помогать в реализации проекта. Люди должны быть авторитетные, морально устойчивые. Людей должно хватать для мероприятия – именно поэтому, составляя детальный план, смотрите, чтобы один и тот же человек не оказался у вас в двух местах одновременно.