2. Проведення слухань.

Необхідно заздалегідь визначити місця розташування основних дійових осіб в приміщенні засідання (головуючого, фахівців). Відповідальні особи мають сидіти всі разом, щоб їх було добре видно кожному з присутніх. Місця для громадськості повинні бути якомога ближче до місць посадових осіб.

Ведучий відкриває слухання. В цей час помічники ведучого можуть роздати учасникам план проведення (тимчасовий регламент) слухань та іншу інформацію, якщо це не зробили раніше, під час їх реєстрації. При цьому також пояснюються, які є зручності для людей у приміщенні, де розташовано мікрофони, де ще можна взяти роздаткові матеріали та отримати довідкову інформацію. Потім оголошуються правила проведення зборів, проводиться затвердження регламенту роботи. Після цього надається слово міському (сільському, селищному) голові для привітання учасників і оголошення мети зібрання. Далі йде інформація про експертів та всіх виступаючих з доповідями.

Бажано, щоб з вступним словом виступив міський голова. Це надасть зібранню відповідно високого рівня та політичної значимості.

Заключне слово. Промовець проголошує досягнуті результати в ході слухань, окреслює шляхи втілення в життя резуль­татів слухань та оголошує перелік заходів, які планується провести в зв'язку з цим.

Ведучий слухань повинен:

— вміти працювати з великою групою людей. Це повинна бути особа, що має природну здатність позитивно налаштовувати людей до себе, гарно себе контролювати;

— вміло вести і спрямовувати дискусію у конструктивному напрямку.

В разі не прогнозованих можливих ситуацій, важливо, щоб ведучий не мав стосунку ні до однієї з присутніх зацікавлених сторін. Як і експерти, що виступають, чи на думку яких посилаються організатори під час обговорення, ведучий повинен бути "людиною зі сторони".

Основні обов'язки ведучого:

• забезпечувати дотримання сценарію і регламенту слухань у дружній, сприятливій і конструктивній атмосфері;

• дотримуватись основної теми;

• забезпечувати консенсус учасників, уникати поляризації аудиторії;

• в разі необхідності, виконувати роль "нейтрального арбітра" та стимулювати обмін думками.

Ведучий виконає своє завдання в тому випадку, якщо зборами прийнято рішення, близьке до проекту, напрацьованого робочою групою, а при цьому кожен з учасників після закінчення заходу буде переконаний в тому, що:

а) його точку зору було почуто;

б) він порушив важливі питання до обговорення;

в) він отримав вичерпні відповіді на поставлені ним запитання;

г) він причетний до прийнятого рішення зборів;

д) наступного разу прийме участь в аналогічних заходах.

У разі виникнення конфліктної ситуації, ведучому забороняється шукати винних і брати на себе перед аудиторією відповідальність за прийняття рішень.

Результативність громадських слухань. На короткому часовому проміжку одразу після закінчення слухань рівень успішності заходів можна визначити, враховуючи наступні критерії:

• розгляд відповідною місцевою радою рішення, прийнятого зборами громадськості;

• реакція міського (сільського, селищного) голови на це рішення;

• наявність компромісу між групами учасників, що мали різні думки з питання, що обговорювалося на громадському слуханні;

• наявність зміни довіри громадян до влади.

Є кілька умов, які забезпечують успіх заходу.

Перша умова — проведення заходу до прийняття владного рішення з даної проблеми.

Друга умова — персоналу, що презентує робочу групу (ведучий, реєстратори, керівництво ініціатора, інші члени команди, що забезпечують проведення слухань) необхідно взяти участь у генеральній репетиції заходу, своєрідному тренінгу. Це допоможе виявити і відпрацювати слабкі місця, зняти стрес у виконавців, закріпити у них ефективну поведінку.

Третя умова полягає у створенні конструктивної і дружньої атмосфери навколо заходу. Це можливо, якщо організатори поводять себе як гостинні господарі, вітаючи всіх учасників щирою посмішкою та дружнім потиском руки. В нагоді тут стане відоме "правило 32" (посмішка на 32 зуби), що діє безвідмовно. Було б дуже добре якби ця умова була врахована при відпрацюванні попередньої.

Четверта умова — недопущення жодних затримок, чи якихось передбачених і непередбачених заходів (наприклад спілкування з пресою), які б могли спричинити відкладення початку слухань, чи створювали б якісь незручності для більшості учасників слухань. Успіх слухань буде залежати від того, як вони почнуться.