Зведений графік документообігу (назва підприємства і ділянки обліку)

Назва документа	Створення документа					Перевірка документа					Обробка документа		Передача в архів
	Кількість примірників	Відповідальний за оформлення	Відповідальний за випуск	Відповідальний за виконання	Термін виконання	Відповідальний за перевірку	Відповідальний за подання	Порядок подання (кому подається)	Термін подання (куди подається)	Виконавець		Термін виконання	Хто виконує	Термін виконання
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11		12	13	14

Графіки документообігу можуть бути індивідуальними і зведеними. Індивідуальні графіки документообігу розробляються для одного документу, а зведені – для групи документів.

Важливим завданням організації фінансового обліку є організація роботи облікового персоналу, що включає в себе: кадрове забезпечення, раціональний розподіл та регламентацію обов’язків між працівниками, упорядкування послідовності облікових робіт, оптимізація чисельності облікових працівників, кооперування праці, організація робочого місця.

Посадові особи, обов’язком яких є ведення фінансового обліку та формування звітності повинні мати певні знання, навички та вміння. Знання залежать від загальної та спеціальної освіти, а навички та вміння залежать від досвіду роботи за спеціальністю. Вимоги до рівня кваліфікації працівників бухгалтерського обліку встановлюються у Довіднику кваліфікаційних характеристик професій працівників бухгалтерського обліку.

Однак, вимоги до кваліфікації осіб, які ведуть фінансовий облік на підприємстві та займають керівні посади законодавчо не регламентовані. А тому, підприємство самостійно формує вимоги до таких працівників, віддаючи перевагу претендентам з найвищим кваліфікаційним рівнем, що підтверджується дипломом або сертифікатом.

На практиці кваліфікація працівників не завжди відповідає складності та кваліфікації роботи. Якщо кваліфікація працівника вища за кваліфікаційний рівень роботи, з’являється реальна можливість покращення організації роботи, її вдосконалення, автоматизація тощо.

Підвищення кваліфікації облікового персоналу є одним з основних напрямів його організації. Одним з важливих факторів підвищення кваліфікації працівників бухгалтерського обліку є їхня сертифікація.

Сертифікація професійних бухгалтерів здійснюється на добровільних засадах.

Добровільна сертифікація полягає у сертифікації за програмою САР/СІРА (Certified Accounting Practitioner / Certified Internatinal Accountant), що включає два рівні:

перший рівень – САР (Certified Accounting Practitioner – сертифікований бухгалтер – практик) – для професійних бухгалтерів-практиків;

другий рівень – СІРА (Certified Internatinal Accountant сертифікований міжнародний професійний бухгалтер - для бухгалтерів, що випрацьовують професійне судження.

Для отримання сертифікату першого рівня (САР) професійний бухгалтер повинен бути дійсним членом Федерації професійних бухгалтерів та аудиторів України та успішно скласти іспити за програмою САР (дисципліни: «Фінансовий облік 1», «Управлінський облік 1», «Податки та право в Україні»).

Отримати сертифікат другого кваліфікаційного рівня (СІРА) можна будучи власником сертифікату першого рівня (САР) та склавши іспити за програмою СІРА (дисципліни: «Фінансовий облік 2», «Управлінський облік –2», «Аудит», «Фінанси», «Інформаційні технології»).

Обов’язкова сертифікація вимагається у випадку зайняття посади головного бухгалтера фінансової установи. Проводиться така сертифікація за спеціальною програмою, розробленою Державною комісією з регулювання ринків фінансових послуг України.

Професійні вимоги до головного бухгалтера фінансової установи встановлюються Державною комісією з регулювання ринків фінансових послуг України і передбачають:

• наявність документа про вищу освіту (спеціаліст, магістр);

• підвищення кваліфікації за програмою Державною комісією з регулювання ринків фінансових послуг України;

• стаж роботи на посадах головного бухгалтера або фінансового директора не менше 2-х років;

• протягом останніх п’яти років не перебувати на керівних посадах фінансової установи, визнаної банкрутом, примусово ліквідованої або управління якою було покладено на тимчасову адміністрацію;

• відсутність судимості за умисні злочини у сферах господарської та службової діяльності.

Важливими елементами організації роботи облікового персоналу є нормування їх праці та розробка посадових інструкції, якими встановлюється чіткий перелік прав та обов’язків працівників, що перебувають на певних посадах.

Підвищенню ефективності роботи облікового персоналу сприяє сертифікація та раціоналізація робочих місць, розробка технологічних карт операцій та операційних процедур.

Технологічна карта операцій – форма технологічної документації, в якій наведено опис усього процесу здійснення операцій працівниками бухгалтерії, та здійснено опис окремих операційних процедур, закріплених за окремими посадовими особами. У таких операційних процедурах надаються точні інструкції щодо виконання тієї чи іншої операції.

Операційна процедура – це окрема частина операції, що є послідовністю дій, які виконуються одним працівником на одному робочому місці. Критерієм виокремлення окремої процедури є необхідність виділення проміжного результату, що здійснюється на одному робочому місці і є обовязковим для обліку або управління.

Важливе місце в організації обліку на підприємстві займає організація управлінського (внутрішньогосподарського) обліку.

Концепція управлінського обліку, що відповідає сучасним проблемам управління, полягає у поєднанні та вдосконаленні планування, фінансового обліку, контролю та аналізу, результатом якого має стати формування інформації для прийняття управлінських рішень. Методологія управлінського обліку може бути значно розширена у порівнянні з методологією фінансового обліку, охоплювати різні сфери діяльності та використовувати інформацію як внутрішню так і зовнішню (рис. 1.8).

Належна організація управлінського обліку допоможе здійснити інформаційне забезпечення планування, контролю і регулювання для успішного здійснення діяльності підприємства та досягнення його стратегічних цілей.

Математика

Маркетинг

Система управління

Фінанси

Статистика

Управлінський облік

Право

Технологія

Психологія

Економіка

Рис. 1.8. Сфери діяльності з яких управлінський облік формує управлінську інформацію

Форма обліку та вибір технології обліку. Форми бухгалтерського обліку – це певна система взаємопов’язаних облікових регістрів встановленої форми і змісту для відображення наявності та руху активів, капіталу, зобов’язань і процесів господарської діяльності, а також способів і технічних засобів запису операцій в облікових регістрах.

Сучасними формами бухгалтерського обліку, що використовуються на підприємствах, установах і організаціях України, є: журнальна, проста, спрощена, автоматизована.

На підприємствах і в організаціях, що мають невелику кількість синтетичних рахунків, може застосовуватись один із спрощених варіантів форми обліку, який прийнято називати формою «Журнал-Головна».

Журнальна форма бухгалтерського обліку базується на застосуванні журналів і відомостей аналітичного обліку, які є основними обліковими регістрами та основою обліку, охоплюють увесь процес господарської діяльності. Кожний регістр виконує певну функцію, а всі регістри тісно пов’язані між собою. За назвою основного облікового регістру названо і саму форму обліку.

Основними обліковими регістрами в журнальній формі є сім журналів, сімнадцять відомостей аналітичного обліку та Головна книга. Усі журнали мають шахову форму і побудовані за кредитовим принципом, тобто рахунок, до якого ведеться даний журнал, кредитується із зазначенням в окремих графах рахунків, що дебетуються в кореспонденції з ним.

У разі застосування журнальної форми бухгалтерського обліку кореспондуючі рахунки зазначають безпосередньо на самих документах. Господарські операції записують безпосередньо до відповідного журналу у хронологічному порядку надходження документів. Якщо за операціями є значна кількість документів, їхні дані попередньо групують у допоміжних відомостях, місячні підсумки яких переносять потім до відповідних журналів. Підсумки журналів переносяться до Головної книги, побудованої на відміну від журналів за дебетовою ознакою, в якій знаходяться кінцеві залишки за всіма рахунками, необхідні для складання балансу за звітний період.

Головна книга використовується для узагальнення даних журналів, взаємної перевірки правильності записів за окремими рахунками і складання фінансової звітності. До Головної книги заносяться із журналів підсумки оборотів із кредиту рахунків.

За простою формою обліку реєстрація первинних документів, відображення операцій на рахунках, визначення собівартості продукції та фінансового результату здійснюється в єдиному бухгалтерському регістрі «Книга обліку господарських операцій», в якому поєднується журнал реєстрації операцій і Головна книга. Кожна господарська операція одночасно реєструється і відображається на відповідних синтетичних рахунках, для кожного з яких відводять два стовпчики – для запису дебетових і кредитових оборотів. Поряд із книгою обліку господарських операцій для обліку розрахунків з оплати праці з працівниками підприємство веде відомість обліку заробітної плати.

Малі підприємства, на балансі яких є власні необоротні активи, виробничі запаси, товари і готова продукція, ведуть бухгалтерський облік за спрощеною формою, що включає журнал реєстрації господарських операцій та шість відомостей, включаючи оборотно-сальдову.

Сучасна комп’ютерна (автоматизована) форма бухгалтерського обліку базується на комплексному використанні персональних комп’ютерів та обчислювальних мереж. Практичне її застосування залежить від набору технічних засобів і вибору організаційних форм їх використання.

У разі запровадження автоматизованої форми бухгалтерського обліку здійснюється інтеграція обліку на підставі одноразового введення і багаторазового використання первинної інформації, а також програмне групування дебетових і кредитових оборотів на рахунках на підставі принципу подвійного запису; проводиться автоматизація логічних операцій бухгалтерського обліку; розв’язуються задачі бухгалтерського обліку в діалоговому режимі; вихідну інформацію одержують у вигляді друкованих облікових регістрів, а також є можливість розшифровки результативних показників за запитами користувачів.

Впровадження в обліковий процес комп’ютерної техніки зумовило заміну паперових носіїв інформації технічними з наданням їм відповідно до Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність» юридичної сили.

Поняття технології в широкому сенсі включає в себе обсяг знань та умінь, які можна використати для отримання спроектованого кінцевого результату. Технологія включає в себе методи, прийоми, послідовність операцій та процедур, які можуть змінюватися у зв’язку зі зміною задіяних ресурсів, обладнання, інструментарію.

У фінансовому обліку кінцевим результатом є інформація про фінансовий стан, результати господарської діяльності, рух грошових коштів підприємства. Технологічний аспект облікового процесу може бути різної складності і залежить від багатьох факторів.

Обліковий процес, як складний технологічний процес можна структурувати у вигляді чотирьох взаємопов’язаних етапів (рис. 1.9).

Рис. 1.9. Структура технології облікового процесу

Роботи, передбачені кожним технологічним етапом, можна виконувати вручну, з використанням комп’ютерної техніки та повністю автоматизовано.

На першому етапі формується первинна облікова інформація, задокументована на певних носіях, з врахуванням вимог до оформлення первинних документів.

На другому етапі відбувається опрацювання первинних документів, що включає в себе відображення здійснених операцій на рахунках бухгалтерського обліку та формування відповідних реєстрів аналітичного обліку.

На третьому етапі здійснюється узагальнення інформації у реєстрах бухгалтерського обліку і Головній книзі.

На четвертому етапі відбувається формування звітності як законодавчо встановленої (податкова, статистична та фінансова) так і встановленої на підприємстві (оперативна, управлінська та ін.)