Типові форми первинних облікових документів з обліку сировини та матеріалів

Типова форма	Назва документу		Загальна характеристика
Надходження запасів
М-1	Журнал обліку вантажів, що надійшли		Використовується для реєстрації транспортних документів, пов’язаних із отриманням вантажів та оприбуткуванням їх на склад підприємства
М-2	Довіреність		Призначена підтвердити право окремої посадової особи виступити довіреною особою підприємства при отриманні запасів
М-2а	Акт списання бланків довіреностей		Застосовується для документального оформлення операцій по списанню бланків використаних довіреностей
М-3	Журнал реєстрації довіреностей		Використовується для реєстрації довіреностей та розписки про їх одержання
М-4		Прибутковий ордер		Призначений для використання на складі та заповнюється в день надходження запасів (при відсутності розбіжностей з документами постачальника); а також при оприбуткуванні запасів з переробки
М-7		Акт про приймання матеріалів		Оформлюється у випадку, якщо запаси надійшли без документів, або якщо є розбіжності з документами постачальника. На його основі направляється лист-претензія постачальникові
М-12		Картка складського обліку матеріалів		Застосовується для обліку виробничих запасів на складі
М-14		Відомості обліку залишків матеріалів на складі		Застосовується для взаємозв’язку даних складського та бухгалтерського обліку
М-16		Матеріальний ярлик		Використовується для позначення одиниць запасів
Відпуск виробничих запасів
М-8, 9, 28, 28а		Лімітно-забірна картка		Застосовується для систематичного відпуску у виробництво лімітованих матеріалів, а також для поточного контролю за дотриманням встановлених лімітів їх відпуску
М-10		Акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів		Оформлюється при разовому відпуску запасів для виробничих та господарських потреб
М-18		Сигнальна довідка про відхилення фактичного залишку матеріалів від установлених норм запасу		Виписується завідувачем складу (комірником) у випадках виявлення відхилень фактичного залишку запасів від встановлених норм
М-19		Матеріальний звіт		Складається матеріально-відповідальною особою і передається до бухгалтерії. Відображає рух запасів на складі за певний період

У більшості випадків, приймання матеріалів, що надійшли на склад підприємства, здійснюється на підставі накладної постачальника та оформлюється прибутковим ордером (ф. № М-4). По закінченню місяця складається реєстр отриманих прибуткових накладних.

Якщо запаси закуповуються безпосередньо у виробника – основним документом на їх отримання є довіреність, яка виписується матеріально-відповідальній особі, експедитору підприємства. Довіреність на одержання цінностей видається тільки посадовим особам, що працюють на даному підприємстві.

Довіреність підписується керівником та головним бухгалтером підприємства або їх заступниками (особами, які на те уповноважені керівником підприємства) і завіряється печаткою. Довіреність на одержання цінностей від постачальника за нарядом, рахунком, договором, замовленням, угодою або іншим документом видається довіреній особі під розписку і реєструється у журналі реєстрації довіреностей. Строк дії довіреності встановлюється залежно від можливості одержання та визначення відповідних цінностей за нарядом, рахунком або іншим документом, що їх замінює, але не більше 10 днів. Довіреність на одержання цінностей, розрахунки за які здійснюються у порядку планових платежів або доставка яких здійснюється централізовано-кільцевим перевезенням, допускається видавати на календарний місяць.

Не пізніше наступного дня після кожного випадку доставки на підприємство отриманих за довіреністю цінностей (незалежно від того, одержані цінності повністю або частково) особа, що видано довіреність, зобов’язана подати працівнику підприємства, який здійснює виписування і реєстрацію довіреностей або матеріально-відповідальній особі, документ про одержання нею цінностей та оформити їх здачу на склад. Невикористані довіреності повинні бути повернені працівникові, який веде реєстрацію довіреностей, не пізніше наступного дня після закінчення строку дії довіреності. Повернені невикористані довіреності гасяться написом “невикористані” і зберігаються протягом строку, встановленого для зберігання первинних документів.

При прийманні запасів (сировини та матеріалів) від постачальників можуть бути виявлені розбіжності в кількості або їх якості, зазначених в супровідних документах і тих, що фактично надійшли. В цьому випадку особливу увагу необхідно приділяти правилам приймання цінностей і документального оформлення виявлених розбіжностей, які забезпечують можливість відшкодування матеріальної шкоди – нестачі запасів, що виникла з вини постачальника або транспортної організації. Виявлені в процесі приймання запасів розбіжності оформлюють відповідними документами й у встановленому порядку у відповідні терміни.

Основним з таких документів є Акт про приймання матеріалів, який складається комісією з обов’язковою участю матеріально відповідальної особи і представника постачальника. Якщо договором не передбачається обов’язкова участь представника постачальника, то в складі комісії повинен приймати участь представник незацікавленої сторони, який повинен мати посвідчення на право участі в прийманні цінностей. В акті, як правило, перераховуються тільки ті матеріальні цінності, по яких виявлені розбіжності. В кінці акту робиться запис про те, що по інших товарно-матеріальних цінностях розбіжності не встановлені. При прийманні імпортованих цінностей у випадку розбіжностей їх фактичної кількості з даними товаросупровідних документів комісією складається рекламаційний акт. До нього додаються оригінали пакувальних листів або обумовлюється їх відсутність.

Нестача (псування) матеріальних цінностей, виявлена при прийманні їх від залізниці (порту), оформлюється комерційним актом, а при прийманні їх на складі - приймальним актом. Ці акти є підставою для пред'явлення претензії винуватцю нестачі (або псування) матеріальних цінностей (транспортній організації) постачальнику - у разі недовантаження або неправильної упаковки, що послужило причиною псування цінностей при перевезенні.

Не складаються акти у випадках, якщо нестача запасів виявлена в межах встановлених норм природного убутку при їх перевезенні, оскільки вона відноситься до первісної вартості запасів.