Заключение

В условиях формирования и развития информационного общества уровень развития информационного пространства судебной системы России предопределяет не только эффективность деятельности органов судебной власти, но и социальную стабильность в нашей стране. Единые принципы и общие правила, обеспечивающие информационное взаимодействие органов судебной власти и системы Судебного департамента при Верховном Суде РФ с организациями и гражданами, характеризуют степень удовлетворения их информационных потребностей.

Отдел делопроизводства Арбитражного суда в Республике Коми решает следующие основные задачи:

• организация документационного обеспечения деятельности Арбитражного суда в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Арбитражных судах Российской Федерации;

• организация работы и осуществление методического руководства по ведению делопроизводства в коллегиях и структурных подразделениях суда;

• осуществление контроля за соблюдением установленного порядка работы с документами в суде;

• организация комплектования, хранения, обеспечения сохранности, учета и использования архивного фонда документов Арбитражного суда;

• обеспечение работы архива Арбитражного суда;

• осуществление контроля за своевременным прохождением и надлежащим оформлением документов;

• обеспечение автоматизированного учета, своевременной регистрации и передачи входящих и исходящих процессуальных и служебных документов руководству суда и исполнителям;

• экспедиционная обработка исходящей и входящей корреспонденции;

• справочно-информационное обслуживание граждан и представителей организаций;

• участие в разработке мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.

Оптимизация документооборота заключается в достижении следующих условий: исключение возвратного движения документов; однократность пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя; участие той или иной инстанции должно быть строго регламентировано.

Эффективность применения комплекса технических средств управления зависит от нескольких условий. Во-первых, от возможностей и качества самой компьютерной техники. Во-вторых, от совершенства программного обеспечения и, наконец, от профессиональной подготовленности пользователей этих программных и технических средств.

В системе арбитражных судов работает Единая автоматизированная информационно-телекоммуникационная система (ЕАИС), которая включает в себя ряд составляющих: систему автоматизированного делопроизводства, видео-конференцсвязь, систему единого штатного расписания, систему электронного документооборота, единую систему дистанционного обучения, Интернет-сайты, автоматизированную информационную систему для информационно-справочных киосков, банк решений арбитражных судов, картотеку арбитражных дел и другие ресурсы.

Отсутствие координации в вопросах информатизации различных судебных органов влечет отрицательные последствия. Доступность информационных ресурсов других судов еще далека от совершенства, что сказывается на общей картине открытости российской судебной системы: по данным Института развития свободы информации, средняя степень открытости судов составляет лишь 41,33%.

Внедрение и использование информационной системы не только повышает эффективность работы с документами в арбитражном суде, но и позволяет выявить определенные недостатки. Проведенные исследования в выпускной квалификационной работы по внедрению автоматизированной системы делопроизводства в Арбитражном суде РК позволяют сделать ряд выводов:

• во-первых, ходе изучения теоретических аспектов по организации делопроизводства, было установлено, что документооборот – это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело. Обработка поступающих документов может считаться оптимальной, если документ поступает к конечному пользователю в течение следующего дня после его получения организацией.

• во-вторых, документооборот Арбитражного суда включает значительную часть избыточных документов и инстанций их рассмотрения, а принимаемые решения нередко дублируют друг друга, а иногда носят противоречивый характер. Это приводит к фактической неуправляемости, которая выражается и в том, что руководители не могут проследить о прошлой и текущей деятельности подразделений и исполнителей с документами;

• в-третьих, часть документов по-прежнему формируется вручную.

Во второй главе данного проекта было проведен анализ программного обеспечения электронного документооборота в отделе делопроизводства Арбитражного суда Республики Коми.

В ходе проведенного анализа было установлено, что в организации делопроизводства, необходимо совершенствовать области приема и отправки документации с помощью автоматизированных систем, а также методологию обеспечения делопроизводства отдела делопроизводства Арбитражного суда РК, а также в области контроля и проверки исполнения, при этом осуществлять анализ состояния исполнительской дисциплины с выявлением причин неисполнения поручений в установленный срок.

Что касается вопроса безбумажного документооборота в отделе делопроизводства Арбитражного суда, то в настоящее время в учреждении используются различные информационные системы, среди которых нет автоматизированной системы, способной полностью исключить безбумажный документооборот.

Актуальность проблемы выбора и внедрения автоматизированного документооборота определяется необходимостью создания в Арбитражном суде с учетом рационального использования человеческих ресурсов при выполнении определенных делопроизводственных работ.

Исследование проблем в области бумажного делопроизводства позволяет выявить наиболее существенные проблемы в этой сфере с целью разработки дальнейшего их решения:

• неизбежная потеря документов, следовательно и информации;

• попадание документов и информации, содержащейся в них, третьему лицу;

• накопление множества документов, назначение и источник появления которых неясны;

• большие затраты времени на подготовку и согласование документов, как следствие - малая скорость обработки и информации, а значит - медленная реакция на новые воздействия;

• избыточность документооборота, большая потеря времени на обработку входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов и на ознакомление с документами;

• бесконтрольность исполнителей, невозможность доведения в короткие сроки поручений, вытекающих из резолюций до конкретных исполнителей;

• невозможность установления истории работы с документами;

• избыточные затраты на бумагу и копирование для создания нескольких копий одного документа.

Совершенствование автоматизированной системы делопроизводства позволит добиться наведения порядка в работе с документами, существенно оптимизировать бизнес-процессы, сократить сроки принятия управленческих решений и повысить эффективность работы Арбитражного суда Республики Коми в целом.

Развитие системы электронного обеспечения правосудия предусматривается в качестве одного из инструментов достижения целей, направленных на формирование самостоятельной и независимой судебной власти как одной из ветвей государственной власти в Российской Федерации, повышение эффективности и качества правосудия, достижение открытости и прозрачности судебной системы, усиление гарантий самостоятельности судов и независимости судей как непременных условий обеспечения функционирования демократического правового государства, приведение российского законодательства в соответствие с нормами международного права и международными стандартами в области прав человека.