2.2. Внедрение электронного документооборота в Российскую судебную систему

В условиях проводимой судебно-правовой реформы особое значение приобретает совершенствование процедуры судопроизводства, расширение доступа граждан к правосудию и гласность разбирательства дел судами общей юрисдикции. Одним из путей совершенствования организации судопроизводства служат повышение степени информатизации судов, их компьютеризация, расширение применения компьютерных технологий, создание на этой базе современных и надёжных систем отбора, хранения информации, доступа к ней, а также её использование и распространение.

В обстановке постоянно растущей нагрузки на судей, требований о сокращении сроков и повышении качества рассмотрения дел современные информационные системы способны обеспечить быстрый доступ судей к банкам законодательных данных, к обобщённым материалам судебной практики, особенно в новых и развивающихся областях права, повышают возможности научных исследований. Они позволят автоматизировать, а значит, унифицировать судебное делопроизводство, обеспечить высокое качество исполнения судебных документов. Внедрение современных технологий и методов диктуется также необходимостью расширения информирования общества о деятельности судов, как одного из условий справедливого судебного разбирательства.

Внедрение электронного документооборота в судебную систему необходимо не столько для сокращения временных и материальных издержек в судопроизводстве, сколько в целях обеспечения открытости, прозрачности и доступности правосудия, повышения эффективности работы судебных органов и качества судебных актов.¹

Постановлением Правительства РФ от 21.09.2006 № 583 была утверждена федеральная целевая программа «Развитие судебной системы России» на 2007-2012 годы. С 1 июля 2010 г. вступил в силу Федеральный закон от 22.12.2008 № 262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в РФ». С 1 ноября 2010 г. вступили в силу изменения, внесенные в Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации (далее АПК РФ), которые впервые в истории судопроизводства России предусматривают подачу и движение процессуальных документов в электронном виде.

Вместе с тем отдельные российские суды активно перенимали зарубежный опыт внедрения в судебную систему электронного документооборота и еще до принятия вышеуказанных нормативных актов осуществляли меры по автоматизации судопроизводства.

Автоматизация делопроизводства обеспечивается совокупностью автоматизированных систем, эксплуатируемых арбитражными судами:

Системы автоматизация делопроизводства (САД) – информационные системы, обеспечивающие автоматизацию процессов общего делопроизводства. В арбитражных судах используются три системы: система "Дело", автоматизированная информационная система "Делопроизводство" (АИС "Делопроизводство"), система электронного документооборота ВАС РФ (СЭДО).

На каждый первично поступивший документ заполняется электронная регистрационная карточка в системе автоматизации судопроизводства (САС) для документов процессуального характера или в системе автоматизации делопроизводства (САД) для писем, обращений, жалоб, служебной переписки и осуществляется регистрация входящего документа.

При регистрации в САД специалистом подразделения делопроизводства или лицом, привлеченным судом для оказания услуг по сканированию, осуществляется обязательное сканирование всех поступающих документов не процессуального характера с прикреплением электронных образов документов к регистрационным карточкам САД.

Информационная система "Картотека арбитражных дел" (КАД) - информационная система, обеспечивающая автоматический централизованный сбор информации о движении судебных дел из арбитражных судов и их представление в сети Интернет. В КАД размещается в полном объеме вся информация о судебном деле, а также тексты всех судебных актов, за исключением текстов судебных актов, которые содержат сведения, составляющие государственную или иную охраняемую законом тайну. КАД является основным местом размещения текстов судебных актов арбитражных судов Российской Федерации в сети Интернет.

Информационная система "Банк решений арбитражных судов" (БРАС) - информационная система, обеспечивающая представление судебных актов, завершающих рассмотрение судебных дел.

Информационная система "Календарь судебных заседаний" - информационная система, обеспечивающая оперативное представление информации о судебных заседаниях, назначенных на заданную дату, и перерывах в судебных заседаниях. В информации указываются судья, принявший судебный акт о назначении судебного разбирательства, время и место проведения судебного заседании, наименования сторон, участвующих в деле.

Информационная система "Система подачи жалоб на действия судей и работников аппаратов арбитражных судов" (СПЖ) - система, предназначенная для подачи в арбитражные суды, включая ВАС РФ, жалоб на действия судей и работников аппаратов арбитражных судов. Подача иных заявлений, ходатайств, жалоб посредством данной системы невозможна.

Использование судами систем автоматизации является обязательным. Порядок работы с системами автоматизации определяется регламентами работы пользователей данных систем; регламенты утверждаются приказом арбитражного суда и обязательны для исполнения всеми судьями, федеральными гражданскими служащими и служащими арбитражного суда.

Данные САС и САД считаются первичными, а сведения, содержащиеся в журнально-карточных системах учета арбитражных судов, носят лишь вспомогательный характер.¹

Автоматизация делопроизводства, осуществляемая на основе использования вышеназванных систем, обеспечивает решение следующих задач:

• регистрация, учет и контроль движения документов;

• унификация состава и оформления документов;

• единообразное отражение данных на автоматизированных рабочих местах исполнителей;

• расчет статистических и иных данных, в том числе ведение статистических карт судебных дел;

• ведение и обновление баз данных;

• программное формирование документов, в том числе алфавитных, регистрационно-контрольных и статистических картотек;

• оперативный поиск информации в базах данных систем;

• информационное взаимодействие всех структурных подразделений суда;

• автоматическое размещение информации о судебных делах и судебных актов, а также ведение электронных судебных дел осуществляется в КАД и БРАС, доступ к которым предоставляется с официальных сайтов арбитражных судов Российской Федерации. Размещение информации в КАД является обязательным, ответственность за размещение информации в КАД несет суд, являющийся источником этой информации, контроль за размещением осуществляет председатель этого суда;

• автоматизация процесса обмена информацией (в том числе электронными делами) между судами, как в информационных, так и в процессуальных целях;

• обеспечение возможности выведения на бумажный носитель информации, содержащейся в системе автоматизации, в виде журналов, реестров, карт и форм, предусмотренных настоящей Инструкцией и локальными актами ВАС РФ.

Вся информация по судебным делам, первичные документы по которым поступили в суд в бумажном виде, размещенная в электронном виде в системах автоматизации, должна точно соответствовать материалам судебного дела. Объем прав работников суда на изменение сведений в регистрационной карточке дела регламентируется должностными регламентами работников арбитражного суда, а также регламентом/регламентами систем автоматизации, и зависит от служебных полномочий того или иного работника.¹

По решению председателя арбитражного суда в суде могут действовать одновременно как системы автоматизации судопроизводства и делопроизводства, так и журнальные и карточные формы учета по делам и документам. При этом все предусмотренные Инструкцией журналы, реестры, карты и формы должны в обязательном порядке вестись судом в электронном виде, а в случае необходимости могут дублироваться на бумажных носителях, в том числе путем изготовления (распечатывания) их из систем автоматизации.

В настоящее время во всех арбитражных судах Российской Федерации уже внедрена система автоматизации судопроизводства (далее САС), которая позволяет решать одну из главных задач информационной поддержки деятельности суда – автоматизацию процессов прохождения судебного дела в арбитражном суде и создание полнотекстового электронного банка судебных решений, принимаемых данным судом.¹

Создание банка автоматизировано и происходит в процессе судебного делопроизводства, не требуя ни дополнительных ресурсов, ни финансовых затрат. На данный момент САС используется во всех арбитражных судах Российской Федерации.

Перспективным направлением является создание систем автоматизированного сбора судебных решений, которые обеспечивают доступ к судебной информации не только для судей, но и для иных пользователей-юристов, представителей науки, средств массовой информации и т.д.

В соответствии со ст. 10 Федерального закона от 22.12.2008 № 262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации» каждый суд, судебный департамент и их органы должны иметь свой официальный сайт. Обязательным требованием к таким сайтам является наличие «обратной связи», т.е. адресов электронной почты, по которым пользователь информации может направить в суд запрос.¹

Сайты позволяют найти различные сведения, связанные с работой судов, информацию о рассматриваемых делах, осуществить расширенный поиск по картотеке дел, дают возможность изучить и обобщить судебную практику, задать через Интернет самые актуальные вопросы, подать исковое заявление в суд и т.д.

Согласно ч. 2 ст. 10 указанного Федерального закона порядок создания официальных сайтов, размещения на них информации о деятельности судов, сроки обновления указанной информации устанавливают в пределах своих полномочий КС РФ, ВС РФ, ВАС РФ, Судебный департамент, а в отношении конституционных (уставных) судов субъектов Российской Федерации – субъекты Российской Федерации.

Сайты судов должны содержать информацию об официальном наименовании суда и его реквизитах (адресе, телефонах справочной службы, адресе электронной почты), о его организационной структуре, сведения по судебному делопроизводству, справочную информацию и другие сведения.

В настоящее время все созданные сайты судов интегрированы с автоматизированными системами, что позволяет пользователям получать посредством сайтов доступ к электронным документам из автоматизированной системы.

Тексты всех судебных актов подлежат размещению в сети Интернет сразу после принятия. Исключение составляют приговоры, которые публикуются после вступления их в силу.

На сайте ВАС РФ можно подать в электронном виде обращение, заявление и жалобу на действия судей и работников аппаратов арбитражных судов Российской Федерации.¹

С учетом изменений, внесенных в АПК РФ Федеральным законом от 27.07.2010 № 228-ФЗ «О внесении изменений в Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации», процессуальные документы могут быть поданы в арбитражный суд посредством заполнения электронных форм, размещенных на официальных сайтах соответствующих арбитражных судов в сети Интернет (см. п. 22, 25, 33, 52, 54, 56, 61, 63, 65, 69 ст. 1 данного Федерального закона).

В связи с развитием новых медиа, актуально стало говорить и о применении их в правовой сфере, а именно в отправлении правосудия. Через анализ достоинств и недостатков отечественного опыта применения новых медиа в судопроизводстве, определим степень эффективности электронного судопроизводства в России. Наиболее активно информатизация внедряется в систему арбитражных судов России.

Так, в арбитражных судах:

• функционируют системы автоматизации процессов судопроизводства и делопроизводства, позволяющие оптимизировать процессы судебного и общего делопроизводства, а также сбора и обработки судебной статистики;

• применяется электронное распределение дел;

• созданы WEB-сайты, содержащие регулярно обновляемую информацию о деятельности каждого суда;

• установлены информационно-справочные киоски c автоматизированной информационной системой, подключенные к сети Интернет, использование которых позволяет посетителям арбитражных судов оперативно получить информацию о суде, графиках судебных заседаний и принятых судебных актах;

• внедрена автоматизированная информационная система публикации судебных актов «Банк решений арбитражных судов» (БРАС), являющаяся единым централизованным ресурсом, содержащим в себе тексты принятых судебных актов;

• в свободном режиме доступны информационные сервисы, размещенные на WEB-сайте Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации: «Картотека арбитражных дел» (содержит сведения обо всех делах, рассматриваемых арбитражными судами), «Мобильная картотека» (обеспечивает доступ к картотеке дел для пользователей мобильных устройств);

• «Электронный страж» (позволяет оперативно отслеживать информацию о регистрации новых дел и прохождении рассматриваемых дел по конкретному участнику спора (указанная информация доставляется адресату посредством электронной почты;

• введена система подачи процессуальных документов в электронном виде «Мой арбитр»;

• на WEB-сайте Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации доступны сервисы «Календарь судебных заседаний»; «Президиум онлайн» а также возможно использование нового механизма распространения информации - твиттера, который позволяет пользователям существенно упростить процесс получения информации;

• функционирует веб-сервис «Система подачи жалоб на действия судей и работников аппарата арбитражных судов», предназначенный для подачи жалоб и отслеживания их прохождения в суде, при этом предусмотрена анонимность подобного обращения.

Система функционирования электронного судопроизводства в арбитражных судах готова к принятию и обработке документов в электронной форме. В настоящее время ВАС РФ использует программное обеспечение, которое позволяет через его сайт подавать процессуальные документы и осуществляет подготовку порядка представления процессуальных документов в электронной форме. Помимо изначально существующей возможности получить на интернет-сайте суда судебный акт по делу, недавно появилась возможность направлять в суд электронные документы.

В перспективе планируется занесение текстов всех документов, представленных сторонами, в электронное дело, с которым стороны могли бы знакомиться в любое удобное время, не выходя из дома или офиса. Передача электронного дела между судами позволяет сократить сроки на его пересылку до нескольких секунд, упрощает хранение архивных дел.¹

На нынешней стадии по-прежнему существует множество практических вопросов, требующих решения. Например, уже сегодня возникают проблемы идентификации отправителя процессуальных документов и подтверждения полномочий представителя. Неясно, как должен действовать суд в случае получения в электронном виде ходатайства о принятии обеспечительных мер. Вероятно, ответы на эти и многие другие вопросы в ближайшее время будут даны в разъяснениях ВС и ВАС.

Как отмечалось выше, в отдельных судах общей юрисдикции не решены более насущные вопросы: доступ к сети Интернет и техническое оснащение, обучение судебных работников работе с электронными документами.

Вместе с тем возникновение сложностей закономерно при внедрении любой новой системы, тем более такой масштабной, затрагивающей всю судебную систему страны.

Подводя итог, можно констатировать наличие достаточных правовых и технических возможностей для повсеместного внедрения электронного документооборота в судебную систему Российской Федерации.

В судах Российской Федерации, в частности в Арбитражном суде г. Сыктывкара и в Республике Коми, давно и успешно внедряются технологии внутреннего электронного документооборота.

Остается рассмотреть статус и определить возможности использования электронной почты, сети Интернет и иных средств связи для организации электронного документооборота в современном арбитражном процессе. Отношения в сфере использования информационных и коммуникационных технологий (ИКТ) и организованного на их основе электронного документооборота (ЭДО) в арбитражном процессе регулируются двумя основными отраслями законодательства – арбитражным процессуальным законодательством и информационным законодательством.¹

В силу процесса реформирования и развития последнего (в том числе в связи с принятием новой редакции Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и защите и, частности, арбитражным судам Российской Федерации приходится сталкиваться с отсутствием единого системного подхода к регулированию информационных отношений.

Для внедрения и использования информационной системы в арбитражных судах необходимо решить следующие задачи:

• предварительное обследование организации, намеренной внедрить систему управления документами;

• анализ ее деловой деятельности;

• определение требований к документам, подлежащим включению в эту систему;

• оценка систем управления документами;

• разработка и внедрение в практику работы организации принципов политики, стандартов, процедур и других документов, обеспечивающих соблюдение требований к документам и правилам документирования;

• проектирование системы управления;

• внедрение системы управления;

• обследование системы управления документами после внедрения.

Судам Российской Федерации следует пойти по пути, проложенному Высшим Арбитражным Судом по внедрению информационных технологий, при этом учитывать не только достоинства, но и недостатки этих процессов, в целях их исключения. В первую очередь, необходимо продумать работу технических изобретений до мелочей (с учетом отечественного опыта), после разработать новое процессуальное законодательство (опять же опираясь на данный опыт), и после этого – непосредственно применять. Только в таком виде технические новинки себя оправдают, создадут, действительно, эффективное судопроизводство. Стоит отметить, что начинать следует с первых уровней судебной системы – мировых судей, что даст первый опыт в небольших масштабах.