Глава 2. Использование автоматизированных технологий в арбитражном суде республики коми

2.1. Понятие, значение, принципы и особенности автоматизации делопроизводства

Последние несколько лет отмечены постоянным ростом внедряемого в практику делопроизводства качественно нового направления работы с документами в организациях – система электронного документооборота (далее СЭД).

Изучение возможностей и особенностей СЭД является важной задачей не только с точки зрения внедрения в какой-либо производственный процесс, но и с позиции изучения источниковедческих особенностей документов, создаваемых и функционирующих внутри подобных систем.

Отдельной практически значимой исследовательской проблемой является также изучение проблем организации приема комплексов документов из этих систем, либо систем в целом, на архивное хранение.

Система электронного документооборота – это специальное программное обеспечение, предназначенное для коллективной работы с документами в сетевой среде, которое помогает справится с возрастающим потоком информации.¹

Как правило, СЭД состоит из двух основных блоков: статистического (электронный архив) и динамического (документооборот). Однако помимо базовых функций в СЭД в той или иной степени предусматривается множество других полезных возможностей: потоковый ввод бумажных документов, ведение карточек документов (которые настраиваются в соответствии с требованиями организации), поддержка истории работы с документами (для учета обращений и подготовки отчетов), поиск по атрибутам документа и по его содержанию, разграничение прав доступа, маршрутизация документов по рабочим местам пользователей, интеграция с почтовыми системами, формирование отчетов, а также управление знаниями и деловыми воздействиями людей и защита документов с помощью шифрования и электронной подписи.

Внедрение СЭД затрагивает все уровни управления предприятием и призвано изменить сами способы управления. Руководители часто недооценивают сложность данной задачи. Более того, многие из них вообще не видят смысла вкладывать средства в автоматизацию документооборота.

Автоматизация документооборота более выгодна крупным предприятиям и государственным организациям, но интерес проявляют и малые и средние фирмы.

В последнее время тема «автоматизация документооборота» как никогда актуальна. Организации пытаются использовать средства автоматизации документооборота для дальнейшего улучшения своей деятельности.¹

Одно из фундаментальных положений современного документоведения состоит в том, что документооборот является отражением системы управления.

Документооборот отражает характер организации, ее структуру, порядок решения вопросов, степень регламентации документальных коммуникаций. В современных условиях в организациях, ориентированных на инновации и рынок, внедряются структуры, насыщенные разнонаправленными коммуникациями.²

Цели автоматизации системы делопроизводства организаций, вне зависимости от их организационно-правовых форм схожи и заключаются в следующем:

• повышение качества и оперативности управления организацией путем совершенствования делопроизводства;

• объединение в единый делопроизводственный цикл всех структурных подразделений организаций;

• снижение трудовых и временных затрат и накладных расходов и, как следствие, получение экономического эффекта;

• закладывание основы постепенного перехода к полному электронному документообороту и хранению документов в организации, работа на перспективу.

Достижение поставленных целей возможно посредствам решения задач автоматизации ДОУ организации, которые можно систематизировать по следующим областям.

Во-первых, это подготовка и оформление документов. Автоматизация этой области позволяет повысить качество и оперативность подготовки документов, создаваемых в организации, унифицировать форму документов.

Во-вторых, организация документооборота и исполнения документов. Автоматизация этой области позволяет исключить дублирование работы по вводу информации о документе на различных этапах работы с ним, путем создания документальной базы организации уменьшить вероятность потери документа; упорядочить документооборот организации, повысить оперативность и качество работы исполнителей с документами, сократить сроки исполнения и прохождения документов, своевременно информировать сотрудников о поступивших и создаваемых документах.

В-третьих, организация контроля исполнения документов. Автоматизация контроля исполнения документов позволяет оперативно получать информацию о состоянии и местонахождения любого документа, отслеживать этапы прохождения документов в подразделениях организации с момента их получения до завершения работы с ними.

И, в-четвертых, организация хранения документов, поисковая система документа. Автоматизация позволяет обеспечить централизованное хранение текстов документов, подготовленных в электронном виде, их графических образов и материалов к ним, организовать оперативный поиск, логически связывать документы, относящиеся к одному вопросу, делать подборки материалов по тематическому или иному признаку.

Говоря о необходимости определения уровня автоматизации ДОУ применительно к каждой конкретной организации, следует определиться с тем, что должен охватить процесс автоматизации ДОУ:

• всю организацию, включая ее территориально удаленные подразделения;

• головной офис организации целиком;

• структуры, отвечающие за организацию ДОУ;

• специальные структуры.

Определив необходимый уровень автоматизации, организация подбирает систему, которая удовлетворяла бы потребностям организации в автоматизации.¹

Под системой автоматизации понимают любую автоматизированную систему, предназначенную для решения задач делопроизводства, независимо от объекта автоматизации, будь то орган государственной власти, коммерческий банк, торговая компания или любая другая организация. Важно, чтобы в данной организации велось делопроизводство, и чтобы велось оно в соответствии с требованиями, выдвигаемыми российским законодательством, которое позволяет достаточно определенно очертить круг решаемых задач.²

Выбирая систему автоматизации работы с документами, как правило, рассматривают один из двух вариантов:

• автоматизация делопроизводства;

• автоматизация документооборота.

Автоматизации делопроизводства решают в основном задачи (регистрации) входящих, исходящих, внутренних и организационно-распределительных документов, учета выданных резолюций и полученных сведений об их исполнении. Системы автоматизации делопроизводства позволяют вести контроль исполнения документов и каждой резолюции или поручения, хранить данные о делах, к которым отнесены документы. Быстрый поиск необходимых документов по заданному критерию или их набору неотъемлемым атрибутом систем такого рода. ¹

Системы электронного документооборота, прежде всего, ориентированы на работу с электронными документами, их движением по организации или между организациями, что вытекает из самого словосочетания «электронный документооборот».

В таких системах большое внимание уделено всем жизненным фазам электронного документа, начиная от подготовки первой версии и первоначального помещения в хранилище документов и до его переноса в архив.

Быстрый темп развития экономики создает высокую востребованность в системах автоматизации делопроизводства и электронного документооборота¹.

Сегодня можно выделить три основных способа реализации системы автоматизации работы с документами.

Во-первых, это разработка оригинальной системы автоматизации. Этот способ подразумевает привлечение штата программистов и разработку автоматизированной системы «с нуля» для конкретной организации.

Во-вторых, инсталляция типовой системы автоматизации. Этот способ подразумевает работу с документами и является в этом смысле полной противоположностью разработки оригинальной системы. Компании-производители систем автоматизации делопроизводства разрабатывают типовые программные продукты, которые с минимальной адаптацией можно использовать в различных организациях.

В-третьих, настройка инструментальных средств автоматизации  это работа с документами является промежуточным вариантом между двумя вышеназванными способами решения поставленной задачи. С одной стороны, в рамках этого способа внедряется некоторая типовая система, реализующая определенный набор функций, а с другой стороны – такая система стремится на основе промышленных инструментальных средств, которые могут использоваться для адаптации ее к нуждам конкретной организации.¹

В идеале, система должна поддерживать как бумажный, так и электронный документооборот, а также бизнес-процессы организации. Важный фактор, который обязательно надо учитывать – это возможности масштабирования программы, то есть возможность со временем увеличения количества рабочих мест, на которых происходит работа с программой, увеличения количества функций в связи с изменяющимися условиями и требованиями функционирования системы и увеличения количества документов, хранящихся в системе.

Еще один момент, на который надо обратить внимание, – возможность работы с документами за несколько лет.

Немаловажный вопрос, который должен учитываться при подготовке технического задания на разработку или внедрение автоматизированной системы, – это разграничение прав и учета доступа к документам.

Уровень доступа может различаться:

• сотрудник видит карточку и сам документ и может его редактировать;

• сотрудник видит документ в режиме «только чтение»;

• сотрудник видит карточку документа, но текст документа недоступен;

• сотрудник не видит ни карточки, ни документа.

Естественно, что режим редактирования может быть доступен только для проектов документов. Как только документ подписан, завершен делопроизводством – он доступен только для просмотра.¹

Разграничение доступа пользователей к функциям системы и информации позволяет повысить уровень безопасности системы, избежать излишнего вмешательства в процесс обработки данных, предоставлять информацию только в соответствии с должностными инструкциями.

Как уже говорилось выше, к основным автоматизированным процессам делопроизводства относятся регистрация – это учет документов. Она является центральной, так как преследует сразу несколько целей: подтверждение факта создания документа путем учета; создания базы данных для дальнейшей информационно-справочной работы; контроль исполнения. Стандартно программа должна обеспечивать регистрацию всех документов: входящих, исходящих и всех видов внутренних документов, поступающих по любым каналам – обычной почтой, по факсу, электронной почтой. Сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных.

Еще один важный процесс – процесс контроля. Автоматизированная система легко позволяет контролировать все зарегистрированные документы, содержащие задание и требующие исполнения. Постановка документа на контроль происходит автоматически.

Следующий процесс – это процесс согласования и совместной подготовки документов.

Процесс поиска документов и справочной работы позволяет найти документы по одному или нескольким поисковому признаку.

В процессе создания документа возможно использование готовых шаблонов документов. Шаблон – это заготовка определенного вида документа, в которую можно включить все повторяющиеся элементы.

Процесс подписания документа. Один из важных этапов жизненного цикла документа – его подписание, когда статус документа меняется со статуса «Проект» на статус «Утвержденный». Использование системы электронного документооборота существенно ускоряет процесс подписания документа.

Процесс приема и передачи документа. Одно из преимуществ современной организации заключается в том, что передача проводится путем установки последовательного маршрута движения документа либо параллельной его рассылкой всем заинтересованным лицам в соответствии с установленным перечнем согласования.¹

Учитывая вышеизложенное, можно сделать вывод, что главный результат автоматизации документооборота – наведение порядка в работе с документами, существенная оптимизация бизнес процессов, сокращение сроков принятия управленческих решений и повышение эффективности работы организации в целом.

Если система выбрана правильно и процесс внедрения прошел успешно, то за счет сокращения времени на выполнение рутинных операций по работе с документами сотрудники организации могут эффективно использовать рабочее время и выполнять больший объем работы.

Автоматизированные системы позволят получать аналитическую информацию, которая используется для принятия важных управленческих решений.

В эпоху стремительного развития информационных технологий и практически повсеместного их внедрения меняются привычные способы хранения и обмена информацией. Новые цифровые технологии фактически стирают пространственные и временные границы взаимодействия между людьми, позволяя мгновенно обмениваться текстовой, графической, звуковой информацией на любом расстоянии.

В настоящее время подавляющее большинство документов создается в электронной форме.

Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» определяет электронный документ как документированную информацию, представленную в электронной форме, т.е. в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Поиск, сбор, хранение, обработка и распространение информации в электронном виде осуществляются быстрее и обходятся значительно дешевле.¹

В таких условиях полный переход от бумажного документооборота к электронному – дело времени.