132

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное

учреждение высшего профессионального образования

«РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

(РГГУ)

Филиал в г. Кирове

Дипломная работа

Тема: «Автоматизация системы делопроизводства»

Выполнила студентка

Специальности 032001

«Документоведении и ДОУ»

заочной формы обучения

группа ДОУ – 5 (5,5)

ФИО: Беляева Т.Н.

Проверила:

Киров

2014

Оглавление

ВВЕДЕНИЕ 3

Глава 1. Документирование управленческой деятельности арбитражного суда 12

1.1. Нормативно-правовая база, регламентирующая работу с документами и их хранение 12

1.2. Делопроизводство в арбитражных судах 21

2.3. История создания и структура Арбитражного суда Республики Коми 39

Глава 2. Использование автоматизированных технологий в арбитражном суде республики коми 45

2.1. Понятие, значение, принципы и особенности автоматизации делопроизводства 45

2.2. Внедрение электронного документооборота в Российскую судебную систему 62

2.3. Сайт Арбитражного суда Республики Коми. Автоматизированная система «Судопроизводство» 80

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 113

СПИСОК СОКРАЩЕНИЙ 118

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 120

ПРИЛОЖЕНИЯ 126

ПРИЛОЖЕНИЕ 1 127

ПРИЛОЖЕНИЕ 2 130

Введение

Создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но информированием, в том числе в области работы с документами. Для упрочнения российской государственности рациональное управление документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве.

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Огромное увеличение объемов информации и большие изменения спроса на информацию стали предъявлять новые требования к организации информационно-документационного обслуживания в организации.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования организации работы с документами в процессе осуществления управления и систематизацию их архивного хранения.

За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.

Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств механизации, в третьих эти процессы полностью автоматизированы.

Под системой автоматизации делопроизводства понимают любую автоматизированную систему, предназначенную для решения задач делопроизводства, независимо от объекта автоматизации, будь то орган государственной власти, коммерческая компания или иная организация.

На сегодняшний день автоматизация делопроизводства необходима по следующим причинам: во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, во-вторых, утеря информации или попадание ее в «чужие» руки может обойтись весьма дорого.

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях в современных условиях. Использование современных информационных технологий позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Объект исследования работы – документационного обеспечения Арбитражного суда Республики Коми.

Предмет исследования – автоматизированная система делопроизводства АИС «Судопроизводство».

Цель работы – проанализировать организацию документационного обеспечения управления в условиях применения автоматизированных технологий на примере Арбитражного суда Республики Коми.

Для достижения цели были поставлены следующие задачи:

• раскрыть понятие, принципы, цель автоматизации делопроизводства;

• изучить нормативно-правовую базу, регламентирующую работу с документами и порядок их хранения;

• изучить теоретические и практические аспекты организации документационного обеспечения Арбитражного суда в условиях автоматизации;

• рассмотреть состояние ДОУ Арбитражного суда Республики Коми, выявить достоинства и недостатки;

• определить основные направления совершенствования ДОУ Арбитражного суда Республики Коми, исследовать возможности их реализации.

Управление информационными ресурсами имеет для деятельности любого учреждения особое значение. В современном мире учреждения сталкиваются с необходимостью обработки колоссального объема информации. Не зависимо от правового статуса или организованных форм деятельности, учреждения призваны активно взаимодействовать с органами исполнительной и законодательной власти, структурами, участвующими в регулировании экономики. Все это, в свою очередь, порождает специфический документооборот.

Документооборот – движение документов в рамках ДОУ.

Системы автоматизации управления документами обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространением больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоком документов в организации.

В настоящее время тема «автоматизация делопроизводства», как уже говорилось выше, достаточно актуальна и несет научный и практический интерес.

Научная значимость выпускной квалификационной работы состоит в оптимизации и упорядочивании существующей научно-методологической базы по исследуемой проблематики еще одним независимым авторским исследованием.

Практическая значимость выпускной работы заключается в анализе использования автоматизированных систем, их преимуществ по сравнению с бумажным документооборотом, определении существующих проблем при внедрении и использовании СЭД в арбитражных судах.

В настоящей работе использован широкий комплекс источников: учебные пособия, монографии, статьи, периодические издания, законодательные акты, нормативные и методические документы.

Базу источников исследования условно можно разделить на три группы.

Первая группа включает в себя Федеральные законы, Указы Президента, Постановления Правительства РФ, которые регламентируют общие положения информационного обеспечения. В работе рассмотрен Федеральный закон № 149-ФЗ от 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».¹ Данный закон регламентирует основополагающие нормы в области работы с документированной информацией, информационными ресурсами, право собственности на отдельные документы и массивы документов, использование информационных технологий и средств их обеспечения, правовой порядок в области защиты информации.

Значение Федерального закона РФ «О техническом регулировании»² № 65-ФЗ от 01.05.2007, трудно переоценить. Закон введён вместо ранее существовавшего закона «О стандартизации» № 5154-1 от 10.06.1993, который был отменён с 01.06.2003. Хотелось бы подчеркнуть, что в законе «О техническом регулировании» изменилась трактовка понятия «стандарт». Раньше под стандартом понимался нормативный документ, то теперь в законе закреплён принцип добровольного применения стандартов. Стандарт определяется как документ, в котором в целях добровольного многократного использования устанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства.

Ко второй группе относятся государственные стандарты, определяющие теоретическое и практическое описание элементов структуры информационного обеспечения.

Одним из важнейших документов в этой группе является Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Этот документ «представляет собой совокупность норм и правил, устанавливающих единые требования к документированию и организации работы с документами».¹ С помощью ГСДОУ определяются задачи и функции отдела ДОУ, порядок подготовки и оформления документов, все этапы работы с ними.

В исследовании использовались Государственные стандарты на документацию, а именно ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированная систем организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»² закрепляющий состав реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документов, правила их оформления, требования к бланкам документов. Данный ГОСТ позволил изучить документацию предприятия на соответствие оформления реквизитов документов государственному стандарту, определить правильность использования различных видов документов. Несмотря на то, что ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» носит рекомендательный характер, соответствие оформления реквизитов данному ГОСТу позволяет сформировать единую систему организационно-распорядительной документации.

Определяющим при исследовании организации документационного обеспечения деятельности явилось изучение и применение нового ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».¹ Данный стандарт регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, определяет характеристики документа, а также регламентирует вопросы проектирования и внедрения систем управления документами. Стандарт предназначен для использования сотрудниками, специалистами по управлению документацией, информацией и технологиями, а также всеми другими работниками организаций и частными лицами, обязанными создавать и сохранять документы в своей деятельности.

Входящая в название аббревиатура: ИСО указывает, что он подготовлен на основе международного стандарта ISO 15489-1:2001 «Information and documentation - Records management - General». «Данный стандарт необходим службам документационного обеспечения управления при создании системы документационного обслуживания, организации работы службы, и, прежде всего при разработке важнейших организационных документов: положения о службе ДОУ и инструкции по делопроизводству».²

Однако, ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования», при всей своей значимости всё же не заменяет ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Оба эти ГОСТа дополняют друг друга и в совокупности координируют деятельность, связанную с документационным обеспечением управления.

Обязательным при написании диплома является изучение литературы по вопросам документирования, поэтому в третью группу входят следующие книги.

Ларина М.В. «Управление документацией в организации».¹ В книге рассматриваются вопросы теории и практики управления документацией в организациях с использованием методологии информационного менеджмента. Исследуются вопросы истории и современного состояния делопроизводства, взаимосвязи управления документацией и информационного менеджмента, рассмотрены новые информационные технологии применительно к управлению документацией, вопросы его автоматизации и проектирования.

Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. «Документационное обеспечение управления».² В учебнике дана характеристика законодательных и нормативных актов РФ, составляющих правовую основу документирования управленческой деятельности и организации работы с документами, рассмотрены требования к оформлению организационно-распорядительной документации, описаны технологии ДОУ, правила хранения и передачи документов в архив.

Кузнецов С.Л. «Современные технологии документационного обеспечения управления».³ В книге рассматриваются современные принципы и правила организации делопроизводства с учетом использования современных компьютеризированных технологий: организация работы делопроизводственной службы, составление и оформление документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочная работа, хранение документов в электронной форме. Подробно рассмотрены законодательные, нормативные и правовые акты в области ДОУ.

Существенный вклад в исследование данной темы внесли такие ученые-правоведы как В.И. Кутузов, А.Т. Раимов, А.С. Малитиков, К.И. Рудельсон, а также работы Д.А. Романова, Т.И. Ильиной и многих других.

Значительный интерес в контексте нашей темы представляет монография В.А. Гадасина, В.А.Конявского. «От документа – к электронному документу. Системные основы»¹. Авторы – известные специалисты в области защиты информации – детально и содержательно анализируют проблемы, связанные с правовым регулированием электронных документов, наделением их юридической силой (аутентификацией), использованием в различных областях общественной жизни. Авторы отмечают концептуальную и терминологическую неопределенность, которая присутствует в нормативных актах и публикациях по вопросам электронного документооборота. Авторы противопоставляют электронный документ бумажному (аналоговому), подчеркивая, что первый является машиночитаемым. Основной, принципиальный тезис работы состоит в том, что электронный документ, в отличие от бумажного, недоступен непосредственному человеческому восприятию и обладает особыми свойствами. Это требует кардинального изменения терминологической и нормативно-правовой базы ДОУ. В работе отмечены недостатки последней: неопределенность понятий «копия», «подлинник», «экземпляр», «дубликат» электронного документа; неурегулированность вопросов хранения документов на электронных носителях.

При написании выпускной квалификационной работы были использованы различные методы исследования: описательный, сравнительный, юридический, статистический и метод анализа документов, что позволило автору сделать определенные выводы и выработать практические рекомендации.

Выпускная квалификационная работа состоит из введения, двух глав, включающих в себя по два параграфа, заключения, списка сокращений, списка использованных источников и приложений.

Введение включает обоснование выбранной темы, ее актуальность, характеристику использованных источников и литературы.

В первой главе анализируется нормативно-правовая база, регламентирующая документационное обеспечение организаций, рассматриваются особенности делопроизводства в арбитражном суде, освещается история создания и структура Арбитражного суда Республики Коми.

Во второй главе раскрывается понятие автоматизированной системы делопроизводства, ее цели и задачи, рассматривается внедрение информационной системы электронного документооборота в Российскую судебную систему, описывается работа автоматизированной системы «АИС Судопроизводство» на примере Арбитражного суда Республики Коми. Выявляются положительные и отрицательные стороны использования автоматизированных систем в делопроизводстве Арбитражного суда.

В заключении подводятся итоги дипломной работы, предлагаются мероприятия по совершенствованию работы с электронными документами.