13.Азаматтық қарым-қатынастарды реттейтін құжаттар.

ҚОЛХАТ, СЕНІМХАТ, КЕПІЛХАТ – белгілі бір құндылықтардың (құжат, мүлік, зат, ақша) алыс-берісін куәландыратын, азаматтық қарым-қатынастарды реттейтін ресми құжат түрі. Құжаттың бұл түрлері міндетті түрде мөрмен бекітіліп, құқықтық сипатқа ие болады.

ҚОЛХАТ - белгілі бір құндылықтардың (құжат, мүлік, зат, ақша) алынғанын куәландыратын және оны белгілі бір мерзімде қайтарып беретіндігін міндеттеп, азаматтық қарым-қатынастарды реттейтін ресми құжат түрі. Бұл бағасы төмен құндылықтарды уақытша пайдалану жағдайында рәсімделеді. Сондықтан қолхат негізінен мекемеішілік қатынастарда жиі қолданылады.

Қолхаттың мазмұндық-құрылымдық жүйесі:

- құжаттың аты;

- қолхат беруші туралы толық мәлімет (аты-жөні, мекен-жайы, жеке куәлік нөмірі);

- қолхат алушы туралы толық мәлімет (аты-жөні, мекен-жайы, жеке куәлік нөмірі);

- алынғат заттың атауы (егер ақша болса, көлемі санмен де, жазбаша да көрсетіледі);

- қайтарылатын нақты уақыты;

- қайтара алмаған жағдайдағы шарты;

- қолхат жазылған күн;

- тараптардың қолы;

- мекеме мөрі.

Үлгі:

Қолхат

Мен ИИТ-02-17 тобының студенті Мәлік Нұршаұлы, университеттің қазақ тілінде оқу залынан уақытша пайдалану ушін «Қазақстан» энциклопедиясын (бағасы 1000 теңге) алдым. Кітапты бір аптада қайтарып беремін деп міндеттенемін. Жеке куәлік нөмірі ...

15 ақпан ,2003ж. (қолы)

СЕНІМХАТ – сенім білдірілген тұлғаға сенім білдіруші атынан (кәсіпорын, азамат) қандай да бір іс-әрекетті асыруға құқық беретін, олардың өзара келісімін куәландыратын құжат. Сенімхат мекеме атынан да, жеке адам атынан да беріледі. Ол мекеме атынан мәміле жасауға, материалдық құндылықтар мен ақша алуға немесе басқа да түрлі әрекеттер жасауға сенім білдіріп, құқық береді. Ресми сенімхаттар мекеме бланкіне рәсімделеді.

Сенімхат мекеме атынан берілсе, арнаулы бланкке жазылады да, мекеме басшысының қолы мен мөрі басылады.

Егер сенімхат жеке адам тарапьшан берілсе, сенімхат иесінің аты-жөні, құжатының аты мен нөмірі жазылып, колы қойылады. Төменгі жағына мекеме басшысы не нотариус сенімхат иесінін қолын растап, мөр басады.

Сенімхаттың мазмұндық-құрылымдық жүйесі :

-құжат атауы;

- күні, айы, жылы, мекен-жайы ;

- сенімхат беруші туралы толық мәлімет (аты-жөні, мекен-жайы, жеке куәлік нөмірі);

-сенім білдірілетін тұлға туралы толық мәлімет (аты-жөні, мекен-жайы, жеке куәлік нөмірі);

- алынғат заттың атауы (егер ақша болса, көлемі санмен де, жазбаша да көрсетіледі);

- қайтарылатын нақты уақыты;

- қайтара алмаған жағдайдағы шарты;

- нотариалдық мекеме мөрі.

Сенімхат берілетін жағдайлар:

Сенімхат кез-келген төлем түрлерін, атап айтқанда жалакы, жәрдемақы, стипендия, зейнетақы алу үшін, сондай-ақ заттай корреспонденцияларды алу үшін, мүлікті ортақ пайдалану, транспорт құралдарын иемдену, мүрагерлік күкык туралы куәлік алу үшін т. б. толып жатқан жағдайларда беріледі.

Сенімхат 1 дана болып дайындалады

Төлемақы алу үшін берілген сенімхаттардың жарамдылығы - 3 ай. Мүлікті пайдалану үшін берілетін сенімхаттардың жарамдылығы - 3 жыл.

Жарамдылық мерзімі жазбаша жазылуы керек.

Сенімхат

2003 жыл 1 желтоқсан, Алматы қаласы

Мен, Серік Жәнібекұлы Мәметов куәлік: №80265498 ҚР ІІМ берген, мекен-жайым: Алматы каласы, Сейфуллин көшесі, 456 үй, 3 пәтерде тұратын азамат Есенгелдин Жомарттың, туған атам - Мейлібаев Маметтің қайтыс болғанан кейін қалған мүлікке менің мұрагерлік қүқығымды рәсімдеуіне сенім білдіремін. Бұл үшін мен азамат Есенгелдин Жомартты:

- менің атымнан өтініш жазуға;

- анықтамалар мен құжаттар алуға;

- менің орныма қол қоюға;

- мүрагерлікке құқық беру туралы куәлікті алуға өкілетті етуге сенім білдіремін.

Сенімхат 2004 жылдың 1 желтоқсанына дейін берілген және 1 жыл күшінде.

01.12.2003

С.Маметовтың қолын растаймын

Кепілхат

Алматы қаласы, 25 қараша 2003 жыл.

Мен, азамат Ержан Бауыржанұлы Хайрош мекен-жайым Алматы қаласы, Абай даңгылы, 10 үй, 5пәтер, жеке басымның куәлік №010777888 ҚР ІІМ берген Алматы қаласы, Сәтбаев көшесі, 25 үй, 106 пәтерде тұратын жеке басының куәлІк №10356706 ҚР ІІМ берген Әсел Тұрарбайқызы Жұмаділовадан 150 000 (жүз елу мың) теңге алдым.

Өз міндеттерімді орындауға:

— келісімшартқа сәйкес пайызын төлеп түруға;

— алынган ақшаны келісілген мерзімде қайтаруға;

— келісім-шарт талабы орындалмаған жағдайда айып төлеуге;

— мекен-жайым өзгерген жағдайда бүл туралы 3 күн ішінде хабарлауга кепілдік беремін.

Осы кепілхат 3 дана етіп жасалған:

Бір данасы Алматы қаласы 47 нотариалдық кеңседе тіркелген, екінші данасы - азамат Жұмаділова Әселге берілген, үшінші данасы - азамат Ержан Хайрошта сақталған.

25.12.2003 Қолы_

Ержан Хайроштың қолын растаймын.

14.Хаттама - жиналыстарда, кеңестерде, конференцияларда жоне алкалық органдардың мәжілістерінде мәселені талқылау мен шешім кабылдаудың барысы туралы мәлімет беретін құжат. Толтырудың тәсілі мен көлемі жағынан хаттамалар стенография, фонография, конспект түрінде және сойлеген сөздердің мазмұны жазылмаған ықіпамды түрде болып келуі мүмкін. Қысқа хаттамаларда күн тәртібі, сөйлеушілердің аты-жөні, сөилеген сөздердің тақырыбы және кабылданған шешімдер көрсетіледі. Сөйлеген сөздердің толық мәтіні келтірілмейді. Толык хаттамаларда сөилеген сөздердің барлыгы көрсетіледі. Хаттаманың толықтық дәрежесін жиналыстың өзі айкындайды. Бүл жағдайда құжаттың заңдылық жарамдылыгын қамтамасыз сту қажст. Құжаттын заңдылық жарамдылығы барлык қажетті дсректермен, олардың дүрыс толтырылуымен және хаттамадагы мәліметтердің шындыққа сәйкестігімеп аныкталады. Мысалы, жиналысқа катысушылардьщ саныныц көрсстілуі маңызды, ол кабылданған шешімнің жеткілікті дауыспен қамтамасыз етілгенін көрсетеді.

Хаттаманын деректемелері: мекеменің атауы; күжаттын атауы; мәжілістің өткен күні; индексі (нөмірі); мәжіліс өткен орын; бекіту грифі (егер қажет болса); тақырыбы (жиналыстың, алқалық органның атауы); мәтін.

Мәтіннің кіріспе бөлігінде катысушылардың қүрамы, күн тәртібі; негізгі бөлігінде тыңдалган мәселе, сойлеген сөздер және қабылдантан қаулы көрсетіледі. Құжаттың соңында төраға мен хатшының қолы койылады.

15.Өтініш – азаматтардың заңмен бекітілген жеке құқықтары мен мүдделерінің жүзеге асырылуы мазмұндалатын, жазбаша түрде баяндалатын, өтіну, сұрау туралы ресми құжат.

Өтініш жазылатын негізгі жағдайлар төмендегідей:

- жұмысқа қабылдау

- жұмыстан босату

- басқа жұмысқа ауыстыру

- кезекті демалыс сұрау

- кезектен тыс демалыс сұрау

- материалдық көмек (пәтер бөлу), балабақшадан орын бөлу және т.б. туралы сұрау

- жалақыны көтеру туралы өтініш айту жоне т.б.

Хабарламаның үш түрі бар: арыз, өтініш және ұсыныс. Олар мазмүны жағынан әртүрлі болъш келеді: мысалы, өтініште азаматтардың заңмен бекітілген жеқе қүқықтары мен мүдделерінің жүзеге асырылуы мазмұндалатын хабарлама жасалады. Жеке адам өзіне берілген қүқықтарды пайдалану үшін өтініш жазады, сонымен қатар өзі жүмыс істейтін үжымдарда, мекемелерде, өзі түратын түрғын үйлерде, мемлекеттік органдар қызметінде байқалған кемшіліктерді атап жазады.

Арызда - азаматтардың заң арқылы қорғалатын жеке қүқықтары мен мүдделерінің бүзылу фактісі туралы хабарлама жасалып, оны қалпына келтіру туралы талап-тілек айтылады, хабарламаижасаушының ойынша іс-қимылы дүрыс жүргізілмейтіндіктен өзінің қүқықтары мен мүдделерін бүзып отырған мемлекеттік органдардың, мекемелердің, үйымдардың, лауазымды адамдардың атына сын айтылады.

Ұсыныс — белгілі бір мемлекеттік органның, үйымның, мекеменіц жүмысын жақсартуға жетілдіруге назар аударатын, осыған байланысты қойылған міндеттердің шешудің жолдары үсынылатын хабарлама түрі.

Хабарламаның барлық түрі мемлекеттік органдардың, үйымдардың кеңсесінде тіркеуден өтеді. Арнайы тіркеу карточкасы, аннотациялык парақ толтырылады.

1.1. Арыз (өтініш, кейде шағым).

Арыз - ұйым басшысының, лауазымы жағынан жоғары тұрған адамның атына белгілі бір ақпаратты, отінішті, мәліметті жеткізу мақсатында жазылатын іс қағазының бір түрі. Арыз көлемі жағынан шағын болады 1-3 бет немесе 500-5000 белгі аралығында.

Арыз көбінесе жеке адам атынан жазылады. Іс жүзінде қойылған мәселе бірден бірнеше адамның немесе, үлкен үжымның мүддесш көздейтін үжымдық (коллективтік) арыз түрлері де кездеседі. Арыз белгілі бір себеппен ғана жазылады. Әдетте онда бір ғана моселе көтеріледі. Арыз онда айтылған мәселені шешуғе қүқы бар адам атына жазылады.

Арыздың бірнеше түрі бар. Олар: өтініш түрінде жазылатын арыз, шағым турінде жазылатын арыз, түсініктеме түрінде жазылатын арыз, констатация түрінде жазылатын арыз. Бұлардың әрқайсысы ондаған мотивте жазылады. Арыз жазу ережесі барынша қарапайым десе де болады. Арыздың алты реквизиті бар: кімге жолданғаны, кім жазганы, қүжат аты, мазмүны, қолы, датасы.

Арыз сиялы я шарикті қаламмен, таза түзетулерсіз жазылуы керек. Жазу машинкасын немесе оргтехниканы қолдануға болады. А4 форматты кейде А5 форматты қағазға жазылады.

Арыз қүрылымы:

1) құжат адресациясы (кімнің атына жазылғаны);

2) қүұат аты;

3) негізгі мәтін;

4) қосымша болса оған сілтеме;

5) жазылу мерзімі;

6) қолы;

7) арыз мазмүнымен келісушілер қолы,

Адресацияга лауазым иесінің, мекеме, ұйым басшысының ресми қызметінің толық аты, қажет жағдайда фамилиясы, аты-жөні кіреді. Адресация парақтың оң жағын ала жазылады. Егер арыз бірнеше лауазым иесіне бірден жазылып отырған болса олардың барлығының ресми қызметі (қажет жағдайда фамилиясы, аты-жөні) адресацияда қөрсетілуі қерек.

Мысалы,

Петропавл қаласы сут заводының директоры Т.С.Пірімбетовке Көшірмесі: Петропавл қаласы СЭСмеңгерушісі Р.С.Садуовқа

Тақырыбы парақ ортасына адресациядан төмен жазылады. Мысалы, ШАҒЫМ АРЫЗ

16.Жеделхат – телеграф (телетайп) арқылы жолданатын, шұғыл мәселелер туралы хабарламалық сипаттағы құжат.

Жеделхаттың артықшылықтары:

- мекеменің кез келген қызметкерінің жіберуіне мүмкіндік болады;

- формальды түзетулердің (виза қою, келісу, корректуралау, редакциялау) қажеттігі жоқ;

- жеделхат қолмен жазылғанына қарамастан жіберуші мен алушы туралы мәлімет нақты қамтылады;

- қажет жағдайда жеделхат мәтіні расталады;

- жеделхаттар тез жеткізіледі;

- жеделхат басқа байланыс түрлерінен (интернет, факс) арзан, сенімді.

Жеделхат 2-ге бөлінеді: ішкі (мемлекет ішіндегі) және халықаралық (шетелдерге жіберілетін).

Ішкі жеделхат түрлері: өкіметтік, жедел, жай.

Жеделхаттың реквизиттері:

1. Сызықтың жоғары жағына жазылып, ақша төленетін формулярдағы бөлігінде:

- түрі, категориясы;

- номері, датасы, жіберілген уақыты;

- алушының аты, адресі, мәтіні, қолы.

2. Сызықтың сыртына жазылып, ақша төленбейтін бөлігінде:

- жеделхатқа қол қоюшы адамның қызметі;

- датасы;

- автордың мекен-жайы.

І. ТЕЛЕФОНХАТ (телефонограмма)

Телефонхат - телефон я радио арқылы жолданатын хабарламалық сипаттағы құжат.

Телефонхат үшінші бір мекеменің қатысынсыз тікелей мәлімденеді. Қабылдаушы жақ ақпаратты жазып алады.

Телефонхаттың формуляры: хабардың аты, нөмірі, күні, қабылданған уақыты, байланысты жүзеге асырушының аты-жөні, телефон не рация нөмірі.

Телефонхатты қабылдаған адам ақпаратты тиесілі адамға шұғыл жеткізуі міндетті.

Үлгі

Телефонограмма. ]'2.07.2000 № 24. Шыгармашылық уйымдардың жетекшілеріне.

14 маусым күні сагат 1100-де Республика сарайында Республикадагы шыгармашылық ұйымдар жетекшілерінің Хапықаралық конкурсқа кандидатуралар дайындау жөнінде бас қосуы болады.

Кол қойган: Республикалық шыгармашылық ұйымдар бірлестігі ақпарат бөлімінің бастыеы Н.А.Абрамов

Жіберген: хатшы Г.Бейсембаева

12.07.2000 куні сагат КР-де қабылдап алеан Г.Әшімова.

Телефонограмма құрылымына:

* адресаттың толық аты-жөні жазылады. Ақпарат телефон я радио арқылы бірден мекеменің өзіне келіп түсетіндіктен мекен-жайы корсетілмейді.

* негізгі мөтін (1000 белгінің шегінде болуы керек. 9-12 сөйлем).

* жіберушінің аты-жөні

* ақпаратты телефон арқылы жеткізуші адамның аты-жөні, Телефонограмма жіберілген телефонның нөмірі.

* Телефонограмма жіберіліп болған уақыт және айы, күні, жылы.

Телефонограмманы жіберуші қызметкер мәтінді "Телефонограмма журналында" жазылған мәтінмен салыстыра отырьш тексеруге, д.ұрыс жазылғандығына көз жеткізу үшін қайталап беруге міндетті.

Телефонограмманы кабылдап алған адам ақпарат кімге жіберілсе сол адамға телефонограмманың келгені туралы бірден мәлімдеуі керек. Телефонограмманы жіберуші адам қабылдап алған адамның аты-жөнін журналға жазып коюы керек.

Қызметтік телефонды пайдаланудың кейбір қарапайым ережелері:

* өте қажет жағдайда болмаса қызметтік телефонды бөгде оңгіме үшін қолданудың қажеті жоқ.

* қызмет бабында телефонмен сөйлескен кезде төңіректегі басқа адамдар тыныштық сақтау керек.

* маңызды қызметтік мәліметтерді телефон арқылы жеткізу барысында бөгде адамның болуы, жіберуші адамға да, бүл хабардын еріксіз куәгері болып түрған бөгде тындаушыға да ыңғайсыздық туғызады.

* әдеттегі қызметтік сұхбатты жүргізу 2-3 минуттан артык уақытқа созылмауы керек. Жер алыстығы мен уақыт тығыздығы болмаса көлемді, күрделі мөселелерді жеке кездесу кезінде шешкен абзал.

* Телефон аркылы сөйлесіп отырған адамыңызды жақсы ести алмаған жағдайда, оған қайта телефон соғатыныңызды ескертіңіз де, қайтадан байланысыңыз. Телефон байланысы үзіліп кеткен жағдайда ең бірінші хабарласқан адам қайталап телефон соғуы қерек. Телефон арқылы жүргізілген сұхбатты да бірінші аяқтаушы телефон соққан адам болуы керек.

* Телефон арқылы құпия ақпарат алудан бас тартыңыз.

Факс арқылы жіберілетін құжаттар.

Факсимильдік (фототелеграфтық) байланыс, көбінесе қысқаша "факс" деп аталады, қазір кең қолданылады. Факстің ен қүнды жері ол аппарат арқылы тек қана мәтінді құжаттарды ғана емсе, кестелі, кесінді қүжаттарды да тез арада екінші адамға немесе екінші мекемеге жеткізуге болады. Факс арқылы мәтіннің, кестенің, кескіннің, қол қойылған кез-келген құжаттың дәл сол күйінде қайталанған нүсқасы екінші мекемеге жеткізіледі. Сондықтан да дәл қазір факсті алмастыруға келетін байланыс түрі жоқ.

Қазіргі таңда еліміздің көптеген мемлекеттік, жеке кәсігюрындары мен мекемелерінің офистері жаңа заманның қабылдау-хабарлау аппараты факспен жабдықталған. Факстің жеткізу жылдамдығы өте жоғары, себебі факс арқылы жіберілген кез-келген құжат санаулы сағаттардан кейін-ақ адресат қолына тиеді.

Фотография, сызба, кесте т.б. сияқты үлкен көлемді құжаттар алдын ала факс аппаратының мүмкіншілігіне сәйкес келетіндей етіліп кішірейтілуі керек.

Факс арқылы жіберілетін іс қағаздардың құрылымы:

* Жіберушінің толық мекен-жайы ұсақ шрифтермен бланкінің сол жақтағы бұрышына жоғарылау жазылады.

* Бланкіңің ортасына "факс арқылы" деп үлкен шрифтілермен жазылады.

* Алушының аты-жөні сол жаққа, барыс септігінде жазылады. Мысалы, кімге: Муратбеков Асқар К,урамысулына, 0

Жіберушінің аты-жөні оң жаққа шығыс септік тұлғасында жазылады. Мысалы, кімнен: Досжанов Едіге Әлиасқарүлынан.

* Одан төмен, сол жаққа факс нөмірі жазылады. Мысалы, факс: 13-01.

* Оң жақ шетке, қүжат көлемінің неше беттен түратыны жазылады. Мысалы, Көлемі: 7 (жеті) бет.

* Факс нөмірінің төменгі жағына мәлімет немесе ақпарат жіберілген аппарат нөмірі жазылады. Мысалы, 8-3292-43-50-66

* Оң жаққа, қүжат көлемі жөніндегі моліметтің төменгі жағына дата, қажет жағдайда жіберілген сағаты көрсетіледі.

* Сол жақ шетке, аппарат нөмірінен төмен, факс арқылы жіберілетін хабардың тақырыбы жазылады, Мысалы, 1 жарты жылдық есеп,

* Он жаққа, қажет болған жагдайда датадан төмен қүжаттың көшірмесін алушы адамның аты-жөні жазылады. Мысалы, Көшірмесі: Аяпова Назира Жакенқызына.