62. Оформлення довідково-інформаційних документів: оголошення, запрошення, записки і виробничі звіти.

Оголошення – це документ, у якому подається потрібна інформація, адресована певному колу зацікавлених осіб. За змістом оголошення поділяються на два види:

• оголошення про майбутню подію;

• оголошення про потребу в послугах або можливість їх надання.

Оголошення про майбутню подію має такі реквізити:

• Назва виду документа.

• Текст, що містить: - дату; - місце; - організатора; - зміст (порядок денний) події; - коло осіб, які запрошуються на подію; - умови входу (платний чи вільний).

• Підпис (назва установи або колегіального органу, прізвище або посада особи, яка дає оголошення) — якщо потрібно.

Оголошення про потребу в послугах або можливість їх надання містить такі реквізити:

• Назва виду документа.

• Заголовок.

• Текст.

• Адреса автора оголошення.

Запрошення – це документ , який адресується конкретній особі і містить пропозицю взяти участь у події або заході .

Реквізити:

1)назва виду документа ; 2)звернення до адресата;

3)текст ,що містить: -дата і час події; -місце; -порядок денний , тематика події ;

-прізвища доповідачів з кожного питання ; -маршрут проїзду ; -прізвище або телефон відп. особи ;

4)підпис ; 5) печатка ;

Докладні, пояснювальні та службові записки - документи, які інформують про вже здійснивши сі явища і факти, виконані роботи, склавшуся ситуацію.

Реквізити доповідної записки:

1. Посада, П. І. Б. керівника, на чиє ім'я адресується доповідна записка.

2. Найменування структурного підрозділу. 3. Посада, П. І. Б. автора доповідної записки.

4. Найменування документа. 5. По якому питанню укладена записка (заголовок до тексту).

6. Текст. 7. Перелік додатків, 8. Дата та місце укладання доповідної записки.

9. Підпис посадової особи, яка уклала записку. 10. Вихідний номер.

Виробничий звіт - письмове повідомлення про виконання певної роботи.

Звіти бувають статистичні (цифрові) й текстові. Статистичні звіти пишуться на спеціальних, виготовлених друкарським способом бланках, текстові — на звичайному папері.Реквізити 

1)Штамп установи. 2) Назва виду документа. 3) Заголовок (вказуються установа, напрям діяльності, звітний період).

4)Текст:(вступ , основна частина , висновки).

5) Підпис керівника установи або особи відповідальної за складання звіту.

6)Дата складання .7)Печатка.

63.Довідково-інформаційні документи: довідка, розписка, доручення,заповіт.

Довідка - це документ інформаційного характеру, що підтверджує факти з життя й діяльності окремих громадян, різні обставини діяльності установ, організацій, підприємств.

Довідки можуть бути особисті й службові.

Особисті довідки підтверджують певний юридичний факт конкретної особи. Оскільки текст довідки особистого характеру типовий, то слід використовувати бланки установи чи підприємства, на яких власноручно заповнюють тільки індивідуальні реквізити (кому, про що, для подання куди).

Довідки службового характеру складають на запит або за вказівкою вищої організації чи службової особи. Вони повинні об'єктивно відображати стан справ конкретного структурного підрозділу, всієї установи.

Зовнішні довідки підписує керівник і засвідчують печаткою. Внутрішні печаткою не засвідчують.

Довідка містить такі обов'язкові реквізити:

1. Назва організації, що видає довідку.

2. Дата і номер.

3. Назва виду документа.

4. Текст, у якому вказують прізвище, ім'я та по батькові особи, якій видається довідка у давальному відмінку; текст, у якому підтверджують певний факт; призначення довідки (куди подається).

5. Підписи службових осіб, печатка, без якої довідка не має юридичної сили.

Доручення - це документ, за яким організація чи окрема особа надає право іншій особі від її імені здійснювати якісь дії.

Реквізити (особистого доручення): — назва виду документа (доручення); — прізвище, ім’я, по батькові особи, що видала доручення; — прізвище, ім’я, по батькові особи, що їй видане доручення (довіреної особи); — термін дії документа; — дата складання, підпис особи і довірителя; — засвідчення підпису організацією, де працює, навчається тощо довіритель

Розписка - це документ, який підтверджує передачу й одержання документів, грошей, товарів та ін., завірений підписом одержувача Має довільну форму. Реквізити: — назва виду документа (розписка); — посада, прізвище, ім’я та по батькові того, хто дає розписку; — кому дається розписка;  — у чому конкретно дано розписку (обов’язково слід вказати точне найменування матеріальних цінностей, предметів, інструментів); — на підставі якого розпорядження чи документа одержано цінності; — дата й підпис одержувача цінностей.

Заповіт - документ, у якому викладено волевиявлення заповідача щодо розпорядження належним йому майном або частиною майна одній чи кільком особам як таким, що входять або не входять до кола законних спадкоємців, державі або конкретним організаціям на випадок його смерті.

Реквізити:

- назва виду документа;

- місце укладання;

- дата;

- текст (прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання укладача, його розпорядження);

- підпис укладача;

- відмітка про виконання документа і скерування його до справи (посвідчення на заповіті нотаріусом підпису укладача, реєстраційного номеру заповіту, стягнення державного боргу; кількість примірників заповіту; підпис нотаріуса);

- печатка.