2. Первичные документы и их классификация

Основным способом первичного отражения и контроля всех хозяйственных операций является документация. Составление первичных документов является начальной стадией бухгалтерского учета

Документ (лат. Documentum – свидетельство, доказательство) – это письменное свидетельство на правосовершение или подтверждение действительного осуществления хозяйственной операции, в котором заполнены все необходимые реквизиты (Рисунок .22).

Реквизит – это отдельные показатели (сведения), отражаемые в документе и имеющие самостоятельное значение. Реквизит (лат. requisitum – нужное, требуемое, необходимое).

Обязательные реквизиты:

- название документа;

-дата составления документа;

- название организации, где и от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- количественное выражение операции в натуральных и денежных показателях;

- подписи лиц, ответственных за совершение операции.

Первичные учетные документы могут быть классифицированы по следующим основным признакам:

-по назначению

- оправдательные

- распорядительные

- комбинированные

-последовательности (времени) составления

- первичные

-сводные

-способу использования или степени охвата хозяйственных операций

- разовые

-накопительные

-количеству позиций (строк)

-однострочные

-многострочные

-месту составления

- внутренние

-внешние

-форме

- унифицированные

- специализированные

-способу заполнения

- оформляемые вручную

- оформляемые на печатающих устройствах, ПК

-воспроизведению информации

- подлинники (оригиналы)

- копии

- выписки из документов

-срокам хранения

- текущего срока хранения

- постоянного хранения.

3.Порядок оформления первичных учетных документов

Бухгалтерские документы проходят путь от момента выписки до сдачи их на хранение в архив, который называется документооборотом

Разработка документооборота является одной из составных частей постановки всей системы бухгалтерского учета на предприятии. При организации документооборота определя­ют места выписки документов, формы бланков (типовые или индивидуальные), порядок заполнения отдельных реквизи­тов, ответственных лиц и т.п.

Проверка первичных документов в бухгалтерии осуществля­ется по форме и по существу операции. Прием документов по форме определяется соответствующим бланком документа, наличием всех реквизитов, отсутствием неоговоренных исправлений и т.д.

Проверка по существу - это проверка законченности и обоснованности самой операции, при этом выясняется пра­вильность заполнения относительно нормативных докумен­тов, соответствия действующему законодательству.

Документация в бухгалтерии подвергается также арифметической проверке, т.е. умножению количества на цену, сложению сумм и т.д.

Группировка документов - подбор их по экономически однородным признакам (кассовые документы, приход и рас­ход по материалам). На основе группировки первичные доку­менты заносят по определенным признакам в накопительные или группировочные ведомости, предназначенные для система­тизации сведений об операциях, отражаемых в бухгалтерском учете. Сводные документы получают также на электронных носителях.

Контировка документов - запись на документе коррес­пондирующих счетов (проводки) по данной операции. Для этой записи в первичных документах отводятся специальные графы. При автоматизированной обработке бухгалтерской документации котировка выполняется автоматически, на основании перечня проводок, разработанных и заложенных в память машины.

Данные бухгалтерских проводок по документам перено­сятся затем в регистры синтетического и аналитического учетов. В дальнейшем бухгалтеры работают со сводной ин­формацией, а первичные документы передают на хранение в архив.