Технологія створення, редагування та керування таблицями бази даних

Структура таблиці— це структура запису, тобто сукупність назв полів, їхніх типів та властивостей, визначених користувачем під час аналізу конкретної задачі. Структура визначає послідовність розташування даних у записі на фізичному носії і вигляд даних на екрані.

Для конструювання таблиці, потрібно виконати наступні дії:

1. Створити таблицю.

2. Ввести імена полів, тип даних і їх опис.

3. Ввести властивості для кожного поля.

4. Встановити первинний ключ.

5. Для потрібних полів створити індекси.

6. Зберегти структуру.

Способи створення таблиці:

• РЕЖИМ ТАБЛИЦІ - відкриває заготовку, в якій всі поля мають формальні імена:

ПОЛЕІ, ПОЛЕ2,.... і один стандартний текстовий тип. Таку таблицю можна відразу заповнювати інформацією. Імена заголовків можна змінити. Двічі клацнувши на імені стовпчика, можна його відредагувати.

• КОНСТРУКТОР - в цьому режимі можна самостійно задавати імена полів, вибирати їх тип і властивості.

• МАСТЕР ТАБЛИЦ Майстер запропонує серію вікон з питаннями;—

• ИМПОРТ ТАБЛИЦ - дозволяє здійснити імпорт таблиць з зовнішнього файла в поточну БД.

• ЗВ'ЯЗОК 3 ТАБЛИЦЯМИ - дозволяє здійснити створення таблиць зв'язаних з таблицями з зовнішніх файлів.

Кожна таблиця складається з полів. Кожна поле містить дані одного типу.

Типи даних В MS Access використовуються дев'ять типів даних.

Типи даних В MS Access:

• текстовий

• числовий

• логічний

• лічильник

• поле типу МЕМО

• гіперпосилання

• майстер підствновки

• дата/час

• поле об'єкта OLE

Кожна таблиця повинна містити первинний ключ - одне або декілька полів, вміст яких унікальний для кожного запису. Значення такого поля автоматично збільшується на одиницю при додаванні кожного наступного запису. УНІКАЛЬНЕ — це поле, значення в якому не можуть повторюватись та дорівнювати 0.

Щоб встановити первинний ключ самостійно, потрібно:

• вибрати поле, яке будете використовувати в якості первинного ключа

• натиснути на кнопку КЛЮЧЕВОЕ ПОЛЕ". В області маркировки з`явиться піктограма з зображенням ключа.

• для визначення в якості первинного ключа двох полів, потрібно натиснути кнопку Ctrl

• клацнути мишкою на кожному полі

• вибрати пункт КЛЮЧЕВОЕ ПОЛЕ

Данні можна вводити використовуючи маску

МАСКА ВВЕДЕННЯ - це шаблон, який дозволяє вводити в поле значення, що мають однаковий формат. Маска введення автоматично зображує в полі постійні символи. При введенні даних в поле немає необхідності набирати ці постійні символи, навіть якщо вони повинні бути включені в значення поля; достатньо заповнити порожні позиції в масці введення.

Для значення (999)000-0000 маска - \(999\)000\-000

Значення властивості МАСКА ВВЕДЕННЯ може містити до трьох компонентів, розділених крапкою з комою; Перша частина містить саму маску введення. Друга частина вказує чи будуть зберігатись проміжні символи в таблиці. Третя частина вказує символ, який буде використано замість пробілу в даній масці.

СЛІД ПАМ'ЯТАТИ: При зміні структури таблиці СКБД видає запит на збереження змін. Але зміни в самій таблиці зберігаються автоматично.

МОДИФІКАЦІЯ СТРУКТУРИ ТАБЛИЦІ

Для цього у вікні бази даних встановити курсор на потрібну таблицю і натиснути кнопку КОНСТРУКТОР. На екрані відкриється вікно констуктора, яке містить структуру вибраної таблиці. Можна:

1. Змінити ім'я поля.

2. Тип даних

3. Вставити пропущене поле

4. Вилучити поле

5. Змінити порядок слідування полів в таблиці.

Для зміни імені поля встановити курсор на ім'я і ввести потрібне.

Для зміни типу клацнути мишкою на відповідному полі, в результаті з'явиться кнопка відкриття списку. Вибрати потрібний тип із списку.

ВІКНО КОНСТРУКТОРА ТАБЛИЦЬ

У вікні конструктора розташовані дві області

• Область введення полів

• Область властивостей полів

Переміщатись між областю введення полів і областю властивостей можна за допомогою клавіші Р6.

Область введення полів призначена для введення імен полів, типів даних.

Область властивостей полів призначена для введення властивостей таких як розмір поля,

формат даних, маска введення, значення за замовчуванням, умова на значення, повідомлення про помилку.

Кожна таблиця має поле первинного ключа, яке є індексом і повинне містити унікальне значення для кожного запису.

Створивши структуру таблиці поля можна упорядковувати, вставляти, знищувати, перейменовувати.

ЗМІНА ПОРЯДКУ СЛІДУВАННЯ ПОЛІВ.

За допомогою ПРАВКА\КОПИРОВАТЬ і ПРАВКА\ВСТАВИТЬ або використовуючи спосіб перетягування.

Зміна ширини поля.

• перетягти праву границю в заголовку стовпчика або двічі клацнути мишкою на границі або використати ФОРМАТ \ ШИРИНА СТОЛБЦА. (зміна ширини стовпчика не приводить до зміни розмір поля в таблиці)

• при перетягуванні границі ліворуч або вибравши 0 для ширини стовпчика можна його приховати.

• Для відображення прихованого стовпчика виконати команду ФОРМАТ\ПОКАЗАТЬ СТОЛБЦЫ

Можна приховати стовпчик також розмістивши в ньому маркер мишки і виконати команду ФОРМАТ \ СКРЫТЬ СТОЛБЦЫ.

ЗАКРІПЛЕННЯ СТОВПЧИКІВ

Щоб окремі поля не прокручувались в таблиці разом з останніми, а залишались на екрані постійно, виконати команду ФОРМАТ \ ЗАКРЕПИТЬ СТОЛБЦЫ. Закріпити можна лише суміжні стовпчики.

ВВЕДЕННЯ В ПОЛЕ ПОРОЖНЬОГО РЯДКА, ЯКИЙ ВКАЗУЄ НА ВІДСУТНІСТЬ ДАНИХ

Властивість ПУСТЬІЕ СТРОКИ визначає , чи дозволяється введення в дане поле порожніх рядків.(<<>>).

Щоб ввести в поле порожній рядок, потрібно ввести ("") прямі лапки без пробілу.

В режимі таблиці відображаються всі введені дані.

При додаванні або зміні, запис автоматично зберігається при переході до наступного запису або при закритті таблиці. Кнопка відмінити панелі інструментів дозволяє відмінити зміни, внесені лише в поточний запис.