1.4.Порядок підготовки та проведення закупівельної роботи на виставках та ярмарках

Виставки і ярмарки мають дуже велике значення як місце зустрічей представників ділових кіл різних країн для підтримки ними безпосередніх зв'язків і встановлення нових особистих контактів. Оскільки на виставках і ярмарках експонуються насамперед кращі зразки товарів, що відповідають вимогам сучасних світових стандартів, їхнє відвідування інженерно-технічними й науковцями, конструкторами, вивчення новинок сприяє подальшому розвитку технічного прогресу й появі нових товарів у світовій торгівлі. У цьому змісті виставки і ярмарки, будучи центром обміну економічної й науково - технічної інформації, мають величезне інформаційне значення [7, c.322].

У ярмарковому господарстві визначаються два напрямки залежно від характеру торговельних операцій:

1) ярмарку по реалізації продукції, що надійшла в первинний оборот;

2) ярмарку по реалізації невикористовуваної й зайвої продукції;

Перед ярмарками першого виду ставиться широке коло завдань:

а) посилення активних впливів ринкової торгівлі на формування планів виробництва продукції на основі маркетингових досліджень;

б) впровадження у виробництво нових виробів, що відповідають вимогам світових стандартів; одночасне визначення продукції з моральним зношуванням, економічно недоцільної в експлуатації, а отже, що рекомендується до зняття з виробництва;

в) робота пов'язана з демонополізацією в сфері виробництва й обігу продукції;

г) обов'язку по забезпеченню пріоритету споживачів, посиленню економічного впливу на постачальника у випадку порушення їм договірних зобов'язань; перешкода вольовим прийомам і рішенням центральних органів відносно виробництва й реалізації продукції, що суперечать господарським інтересам підприємств, регіонів, галузей [21].

Ярмарку другого виду вирішують завдання по раціональному використанню фінансових, матеріальних, трудових та виробничих ресурсів.

Одержують поширення ярмарку, що сполучають реалізацію як нової продукції, так і невикористовуваної, зайвої. Такі ярмарки привабливі для покупців, але вимагають більше високих витрат. У заальній практиці ярмарку організуються у двох напрямках:

- по закупівліта продажу товарів народного споживання;

- по закупівлі та продажу товарів виробничо-технічного призначення.

Рішення підприємства про просування своїх комерційних інтересів за допомогою участі в торговельних ярмарках або виставках, залежить, насамперед, від двох наступних факторів:

1.Від тенденції до участі в ярмарках, що спостерігається в галузі, до якої це підприємство належить.

2.Від масштабів, у яких основні конкуренти підприємства використовують ярмарки й виставки як засіб просування своєї продукції на ринку [16, c.210].

Існуюча тенденція така: великі підприємства воліють строго галузеві ярмарки, використовують більші стенди й беруть участь у цих заходах систематично, на противагу їм малі й середні підприємства беруть участь у ярмарках нерегулярно й обмежуються звичайно заходами місцевого масштабу. У той же час сучасний рівень розвитку ярмарків надає малим і середнім підприємствам широкі перспективи [20, c.530].

У такий спосіб участь у ярмарках для дрібних фірм це:

1) засіб завоювання загальної популярності й місце зустрічі з покупцями й фахівцями, які зацікавлені в одержанні інформації, шукають нові товари й послуги, а можливо й готові негайно розмістити замовлення,

2) можливість зустрітися з керівниками верхнього ешелону й поговорити в спокійній обстановці без відволікання на підлеглих і телефонні дзвінки,

3) унікальний шанс прямо поспілкуватися з більшою кількістю кінцевих споживачів [11, c.243].

Крім того відсутність на виставці теж зауважують і трактують як несприятливий знак. Уважається, що фірма випробовує технічні або фінансові труднощі, що, можливо, її товари менш конкурентоспроможні. Постачальники замислюються й турбуються, а конкуренти користуються цим, щоб зайняти її ніші.

Підприємство може брати участь у торговельних ярмарках, виставках і інших подібних заходах всередині країни й за рубежем як самостійний експонент або в рамках групової участі (наприклад, павільйон країни). Від способу участі в ярмарку або виставці залежать методи його організації, бюджет витрат, а часто й кінцевий результат. Підприємство самостійно бере участь у тім або іншому ярмарку або виставці всередині країни або за рубежем завжди за власною ініціативою й під свою відповідальність, і, таким чином, приймає на себе всі організаційні турботи й, як правило, самостійно має всі витрати [11, c.245].

Дата ухвалення рішення про участь у ярмарку або виставці збігається з датою початку процедури організації участі, пунктом відправлення якої є одержання регламенту, що містить умови участі, за чим треба складання графіка контактів з улаштовувачами. Відразу ж після складання графіка контактів з улаштовувачами ярмарку підприємство зобов'язане строго в рамках установлених строків заповнити й відіслати всі відповідні формуляри. Головним із числа різних документів є заявка про участь. Прийняття влаштовувачем ярмарку заяви про участь автоматично позначає й прийняття експонентом умов участі в ній, які він зобов'язаний строго виконувати. Паралельно контактам з улаштовувачем ярмарку експонент повинен зайнятися підготовкою експонатів, від виду й кількості яких залежать як вибір стенда, так і елементи їхньої підтримки [21].

Етап підготовки. Після встановлення цілей участі в ярмарку підприємство становить кошторис вартості участі, що являє собою спосіб визначення витрат, необхідних для його здійснення. Кошторис установлює межі, у яких повинні проводитися витрати, щоб забезпечити досягнення цілей, що продиктували необхідність участі в ярмарку. Як показали відповідні дослідження, приблизно половину сумарних виставочних витрат становить орендна плата ( 12-15%) і витрати на виготовлення стенда ( 35-40%). Що ж містить у собі ціна 1 м² виставочної площі? Це:

1) вартість загального електроосвітлення закритих виставочних площ і відкритої території,

2) вартість загальної охорони території,

3) вартість пропусків на право входу персоналу фірми-експонента в межах квоти, що встановлюється залежно від розміру орендованої площі,

4) вартість одного екземпляра каталогу виставки (за умови участі в цьому каталозі),

5) вартість вивозу сміття й будівельних відходів зі спеціально відведених місць у період монтажу, роботи й демонтажу виставки,

6) і ін. додаткові послуги [8, c.110].

Стадія роботи ярмарку. В цей період зв'язку із громадськістю є одним з найбільш діючих механізмів підтримки участі, що дає підприємству можливість, скориставшись із нагоди, паралельно вдосконалити свій імідж і розвити ділові відносини в широкому плані. У рамках здійснення цієї діяльності звичайно проводяться такі заходи, як:

1) виготовлення різних рекламних матеріалів, які надають стенду індивідуальність,

2) безкоштовна роздача дрібних сувенірів,

3) роздача зразків товарів, ,

4) організація різних спеціальних заходів (шоу, конкурси, дегустації),

5) передача музичних програм,

6) демонстрація відеофільмів, слайдів,

7) проведення прес-конференцій, коктейлів для журналістів, клієнтів.

Роль персоналу в цьому випадку неможливо переоцінити, до принципів його підбора варто поставитися з належною увагою. Існує три категорії працівників, які повинні бути присутнім на експозиції: технічні працівники роздають рекламні матеріали біля входу, розносять їх по стендах, обслуговують переговори й стежать за стендом; фахівці, які повинні легко входити в контакт, зупиняти, «затягати» відвідувачів на стенд. Фахівці, що глибоко знають технічні й маркетингові особливості пропонованої продукції. На стенді взагалі не можна працювати самому. Обов'язково необхідні два стендисти на 2метри, ще один на кожні наступні 3метри й один на кожні 12кв. метрів загальної площі [11, c.247].

Післяярмарочная стадія. На цій стадії, що починається з моменту закриття виставки й триваючої потім не один місяць, виконується наступна робота:

1) Аналіз контактів, здійснених за період роботи стенда.

2) Перевірка результатів участі.

3) Складання звіту про участь в ярмарці [21].

Оскільки під час роботи експозиції неможлива загальна глобальна оцінка здійснених контактів, ця робота починається відразу ж після закриття ярмарку й містить у собі:

- класифікацію й оцінку угод, які, можливо, були укладені, - безпосередню перевірку «особистості» відвідувачів,

- активізацію підприємства для виконання отриманих замовлень у встановлений термін,

- своєчасну підготовку й розсилання зразків, відповідно до прийнятих зобов'язань, - негайне надання запитаних додаткових даних,

- напрямок подячних лист всім відвідувачам, що містять додаткові відомості про підприємство, його продукції й планованих заходах і відповідні запрошення до участі в них [8, c. 114].

Участь у ярмарку й виставці є для підприємця свого роду інвестицією, тому й виникає необхідність порівняння його вартості (витрат) з отриманими результатами. Оцінка участі позначає методичне проведення порівняння між цілями й отриманими результатами й, зокрема, перевірки того, що зроблено, що необхідно було зробити й, безумовно, що ще потрібно зробити, і являє собою тривалу й багатобічну процедуру, що охоплює всі економічні й зовнішньоекономічні цілі.

Ринку необхідні самостійні, хазяйновито незалежні організації - гнучкими, оперативними, оснащеними новітніми засобами обчислювальної техніки, засобами зв'язку, передачі інформації й оргтехніки. Такими організаціями є ярмарки. Вони дають можливість широкому колу виготовлювачів, споживачів, посередників вступати в безпосередні комерційні контакти, що сприяють регулюванню попиту та пропозиції, активізації господарської ініціативи сторін. На ярмарках є реальні можливості пропаганди надійності виготовлювача, його іміджу, рівня технічного обслуговування. Результати діяльності ярмарків дозволяють виготовлювачам ухвалювати рішення щодо випуску продукції, відновленні асортиментів і номенклатури, підвищенні якості, поліпшенні дизайну.

Ярмарки являють собою періодичні заходи, проведені за участю працівників посередницьких організацій, торгівлі, промисловості, сільського господарства й інших галузей для здійснення покупок і продажу.

Ярмаркова торгівля як організаційна форма встановлення комерційних зв'язків одержала досить широке поширення. Традиційно ярмаркові торги одержали своє вираження також через організацію торгівлі у вигляді виставок-продажів або виставок-салонів [20, c.531].